ما هو الحضور الوظيفي في مكان العمل وكيفية الوقاية منه

هل عملت من قبل في مكان بدا فيه كل شيء بطيئاً وراكدأ؟ هل تعلم ذلك الشعور عندما تبدو الطاقة مسحوبة تماماً من الغرفة، ويكون من الصعب الشعور بالإنتاجية أو التركيز؟ ولكنك مع ذلك تظل جالساً هناك على مكتبك أو في مساحة عملك لساعات طويلة متواصلة.

حسنًا، هذه باختصار مشكلة الحضور الشكلي (وهي مسألة يتم معالجتها من خلال العافية في مكان العمل)!

يُعرف الحضور الشكلي بأنه "فقدان إنتاجية وأداء موظف أو مجموعة من الموظفين عندما يحضرون إلى العمل مرضى، أو مرهقين، أو مشتتين للغاية بسبب مشاكلهم الشخصية لدرجة تعيقهم عن التركيز على مهام عملهم". قد تكون موجوداً جسدياً، ولكنك غائب تماماً عما يدور في اللحظة الحالية!

ليس من الإنصاف إلقاء لوم على أي شخص أو موظف معين عندما تلاحظ ظاهرة الحضور الشكلي. ويرجع ذلك إلى أننا نعيش في عالم شديد التعقيد، لدرجة أن مشكلة الحضور الشكلي لابد وأن تطل برأسها القبيح من حين لآخر.

مع وجود ذلك، هناك بالتأكيد طرق لقياس الحضور الشكلي في مكان العمل، وأساليب للوقاية منه أيضاً.

تابعอ่าน للتعرف على المزيد حول هذا الموضوع! انقر على الأقسام أدناه للانتقال مباشرة إلى سؤالك المحدد.

• ما هو الحضور الشكلي؟ وما هي أسبابه؟
• كيف يؤثر الحضور الشكلي على بيئة العمل؟
• كيف يمكنك اكتشاف الحضور الشكلي؟
• كيف تمنع الحضور الشكلي؟

ما هو الحضور الشكلي وما أسبابه؟

يرتبط الحضور الشكلي ارتباطاً وثيقاً بالتغيب عن العمل. والفرق هو أن التغيب عن العمل يُعرّف بأنه فشل الموظف في الحضور إلى العمل أو البقاء فيه وفقاً للمواعيد المجدولة بانتظام. الأشخاص الذين يظهرون التغيب عن العمل يكونون جدولين للعمل، لكنهم لا يحضرون من الأساس أو لا يبقون طوال مدة يوم عملهم.

لا يشمل التغيب عن العمل الإجازات المدفوعة المجدولة (أو الإجازات غير المدفوعة المجدولة)، ولكنه يتضمن الإجازات غير المخططة مثل أيام المرض المفرطة.

ولكن الحضور الشكلي أكثر صعوبة في الفهم والتغيير. عادة ما نرى الحضور الشكلي يتجلى في ثلاث طرق:

• يحضر الموظف إلى العمل حتى عندما يكون مريضاً
• يقضي الموظف ساعات طويلة في العمل، ولكنه ليس منتجاً بالفعل طوال الوقت (يُشار إليها أحياناً باسم "إثبات الوجود")
• يعمل الموظف بمستوى أقل بسبب تشتت انتباهه بأمور أخرى (مثل: المشاكل الأسرية، أو الاكتئاب أو المرض النفسي، أو المشكلات الصحية، أو ببساطة عدم الاهتمام بالعمل نفسه)

الفكرة الأساسية هنا هي أن الفرد لا يمكنه إيلاء اهتمام كافٍ لوظيفته أو مهامه بسبب قوى داخلية أو خارجية. سنغطي المزيد عن العوامل التي تؤدي إلى الحضور الشكلي أدناه، مما سيجعل التعريف أكثر وضوحاً.

تكلفة الحضور الشكلي تزيد بمقدار 6 أضعاف على الأقل مقارنة بالتغيب عن العمل

وفقاً للأبحاث الصادرة عن مراكز السيطرة على الأمراض والوقاية منها (CDC)، يكلف التغيب عن العمل أصحاب العمل في الولايات المتحدة مبلغاً يُقدر بـ 225.8 مليار دولار سنوياً (أو ما يعادل1,685 دولاراً لكل موظف). وفي المقابل، درس باحثون في مؤسسة Global Corporate Challenge بيانات مكان العمل ووجدوا أن الموظفين يتغيبون عن العمل بمعدل 4 أيام في الأسبوع، لكن الموظفين اعترفوا بأنهم كانوا غير منتجين (بسبب الحضور الشكلي) في العمل لمدة 57.5 يوماً في السنة (ما يقرب من 3 أشهر عمل سنوياً). وقدّرت الدراسة ذاتها أن الحضور الشكلي ينتهي بكلفة أصحاب العمل في الولايات المتحدة 1,500 مليار دولار سنوياً. كما تضاعف الحضور الشكلي ثلاث مرات منذ عام 2010، لذا من المهم الانتباه لهذا الاتجاه المتصاعد.

ما الذي يؤدي إلى الحضور الشكلي، ومن هم الأكثر عرضة له؟

من الصعب إدارة الحضور الشكلي، لأنه غالباً ما يتسلل خلسةً وسط ضغوط العمل اليومية المعتادة. ومع ذلك، هناك بعض العوامل الشائعة التي تؤدي إلى احتمالية أعلى للإصابة بالحضور الشكلي:

• تجميع أيام الإجازات: يعتبر بعض الناس أن ادخار أيام الإجازات وسام شرف، ربما ليثبتوا لمديرهم تفانيهم في العمل. ولكن إرهاق العمل والحياة اليومية يتراكم بهذه الطريقة.
• الضغط الناتج عن ثقافة الشركة: يخشى بعض الأشخاص أن أخذ إجازة مرضية أو أيام إجازة سنوية سيجعلهم يبدون أقل التزاماً بعملهم (وسيلحظ المدير ذلك). لذلك لا يأخذ الناس إجازات كي لا يتعرضوا للفصل أو يفوتوا الترقيات وتدفقات زيادة الرواتب. ونتيجة لذلك يصبح الأشخاص مرهقين ومفرطي الإجهاد.
• أعباء العمل الثقيلة: يتجنب أصحاب أعباء العمل الثقيلة أخذ إجازات، لأنهم لا يريدون إثقال كاهل زملائهم بمهام وظيفتهم، أو العودة ليجدوا جبلاً متراكمًا من الأعمال المؤجلة بانتظارهم.
• أيام إجازة مرضية مدفوعة الأجر قليلة أو منعدمة: في المؤسسات التي تقل فيها أيام الإجازات المرضية المدفوعة أو تنعدم (عادة في المهن الحرفية أو اليدوية), يحضر العمال إلى العمل حتى عندما لا يشعرون بحالة جيدة، وذلك لتجنب خصم الأجر.
• الولاء للفريق: لا يأخذ بعض الناس إجازات لأنهم يريدون التأكد من أن الفريق يعمل بآلية سلسة ومثالية. وهم يخشون أن يتسبب أخذ إجازة في حدوث خلل غير رسمي، مما يؤثر سلباً على الجميع. يحدث هذا بنوايا حسنة، ولكنه يكلف الفريق غاليا في نهاية المطاف.
• الصحة: الأشخاص الذين يعانون من سوء الحالة الصحية أو المخاوف الطبية هم أكثر عرضة لإظهار الحضور الشكلي.
• أهمية الدور في الشركة: الأشخاص الذين يشغلون وظائف أكثر تطلباً هم الأكثر عرضة للانخراط في الحضور الشكلي، ويرجع ذلك غالباً إلى العبء البدني أو مستويات التوتر.
• العمل الدائم مقابل المؤقت: الأشخاص الذين يشغلون وظائف دائمة هم أكثر عرضة للحضور الشكلي مقارنة بالعاملين في وظائف موسمية أو مؤقتة (عادة الوظائف ذات الأجر بالساعة). ويرجع ذلك غالباً إلى تمتعهم بالأمان الوظيفي وعدم حاجتهم الكبيرة لإثبات قيمتهم للشركة.
• قطاع العمل: الأشخاص الذين يعملون في قطاعات الرعاية الصحية/الطبية، أو الرعاية الاجتماعية، أو قطاع التعليم هم الأكثر عرضة للانخراط في الحضور الشكلي.
• الوظائف المليئة بالتوتر: غالباً ما يسجل أصحاب الوظائف المجهدة مستويات أعلى من الحضور الشكلي مقارنة بغيرهم.

كيف يؤثر الحضور الشكلي على بيئة العمل؟

تتراكم آثار الحضور الشكلي وتتفاقم بمرور الوقت.

فقدان الإنتاجية هو التأثير الأكبر للحضور الشكلي. من السهل رؤية تأثير التغيب عن العمل، ولكن تداعيات الحضور الشكلي تكمن في الخفاء. هناك سبب وجيه يجعل الحضور الشكلي يكلف المؤسسات 6 أضعاف تكلفة التغيب عن العمل! وفقاً لهيئة الإحصاء الكندية، كان فقدان الإنتاجية الناتج عن الحضور الشكلي أكبر بـ 7.5 مرات من خسارة الإنتاجية الناتجة عن التغيب عن العمل.

من الآثار الرئيسية الأخرى للحضور الشكلي الإرهاق واحتمال تدهور الصحة في المستقبل. عندما لا يأخذ الأشخاص إجازات (إجازات مدفوعة الأجر أو إجازات غير مدفوعة الأجر), فإنهم يصابون بإرهاق متزايد. وبالتالي فإن القوى العاملة المرهقة تجعل نفسها أكثر عرضة للأمراض (سواء كانت كبرى أو صغرى). وفي الأدوار التي تنطوي على عمل بدني، يؤدي العمال المرهقون إلى احتمالية أكبر للإصابة بإصابات العمل.

يمكن لهذه العادة السيئة أيضاً نشر العدوى في العمل! عندما لا يأخذ المرضى إجازات، يصبح هناك خطر هائل يتمثل في نقل الفرد المصاب مرضه لزملائه.

الخبر السار: وجدت دراسة حديثة أن الحضور الشكلي يكلف الشركات 10 أضعاف تكلفة التغيب عن العمل…ولكن علاجه أصبح أسهل. ولهذا السبب من المهم إحداث تغيير ثقافي يمنع الحضور الشكلي قدر الإمكان، ولكننا سنتحدث عن ذلك لاحقاً! أدوات العمل وتخطيط الموارد مثل Toggl Plan تسهل إدارة بيئة عمل مرنة.

كيفية اكتشاف الحضور الشكلي في مكان العمل؟

الآن بعد أن تحدثنا عن ماهية الحضور الشكلي وآثاره المؤسفة، سنناقش بعض الطرق التي يمكنك استخدامها لمنع الحضور الشكلي في مؤسستك! من خلال الحفاظ على قياس استباقي للحضور الشكلي، يصبح من الأسهل على المؤسسات إدارة هذا المستنزف الخفي للإنتاجية.

1. استطلاع رأي مجهول الهوية استطلاعات النبض: هذه طريقة رائعة لجمع بيانات مجهولة المصدر وفي الوقت الفعلي من فريقك. هل تتذكر جميع العوامل التي تؤدي إلى الحضور الشكلي؟ يمكن لفريقنا مساعدتك في إعداد استطلاع رأي مخصص مصمم خصيصاً للكشف عن تلك العوامل المسببة لثقافة الحضور الشكلي.

2. مراقبة جودة العمل: تتطلب هذه الطريقة وقتاً أطول بكثير، لكنها تظل وسيلة رائعة للكشف عن الحضور الشكلي. يوصي علماء النفس بتحديد معيار قياسي لسلوك وأداء الموظفين. سيسمح هذا المؤشر النوعي للمديرين برؤية كيف يتصرف الموظفون في ظل الظروف "الطبيعية" ، مما يسهل رصد أي انحرافات عن القاعدة. لذا، إذا كان الموظف (أو الفريق ) منتجاً عادة إلى حد كبير، لكنه لم يعد يقدم نفس مستوى الإنتاج خلال الفترة الأخيرة، فقد يكون ذلك علامة على الحضور الشكلي.

3. التحدث مع فريقك: نحن بشر في نهاية المطاف. لذا من الجيد الجلوس مع فريقك من حين لآخر (أو بشكل فردي مع كل شخص، إذا كان ذلك أكثر راحة)، والحصول على آرائهم، ومساعدتهم في إدارة أي مشكلة خارجية. تكمن ميزة هذه الطريقة في أنك تعزز علاقتك بالفريق بشكل أكبر، وأن حالة الانفتاح والشفافية التي ستتولد ستعزز التناغم الشخصي والجماعي.

كيف تقلل أو تمنع الحضور الشكلي؟

الحضور الشكلي يمكن تلافيه بالتأكيد، أو يمكن تقليله بشكل جذري على الأقل من خلال تطبيق بعض أفضل الممارسات. ولن يقتصر العائد على الاستثمار من هذه الطرق على منع الحضور الشكلي فحسب، بل سيؤدي أيضاً إلى تحسين ثقافة مكان العمل. ملاحظة جانبية، تظهر الأبحاث مما مجموعة أن الثقافة القوية والإيجابية التي عافية تتمحور حول الموظفين، مع التركيز على الصحة والسعادة، يمكنها: يمكنها:

• تعزيز مشاركة الموظفين بنسبة 30%،
• إضافة 10 أيام إنتاجية أخرى سنوياً لكل موظف،
• تحقيق زيادة في الدخل التشغيلي تصل إلى 19%،
• توفير زيادة بنسبة 28% في نمو الأرباح!

1. التواصل بشأن ضرورة الحضور والسماح بالمرونة: من الأسهل وضع التوقعات مسبقاً مع فريقك بأنه عندما يكونون في العمل (أو يعملون من المنزل)، يجب أن يكون الجميع حاضراً بذهنه في تلك اللحظة. عندما لا يتم إعطاء أي إرشادات واضحة للفريق، فهذه دعوة مفتوحة لتسلل الحضور الشكلي.

قد لا يكون وضع توقعات واضحة كافياً، خاصة في يومنا هذا حيث تبلغ المنافسة على المواهب ذروتها. ولهذا السبب من المهم أن تواكب المؤسسات العصر وتكون مرنة مع موظفيها. إليك بعض أفضل الممارسات لإنشاء بيئة عمل مرنة:

• إجازات سخية: من خلال منح الفريق وقتاً/إجازات سخية للعطلات، فهذا يرسل إشارة واضحة بأن الإدارة مدفوعة نحو خلق ثقافة قائمة على الثقة والاحترام المتبادل. ومن المؤكد أن هذا سيقابل برد فعل إيجابي، وسيحفز الفريق بشكل أكبر على الأرجح!
• بيئة عمل قائمة على النتائج فقط (ROWE): قياس النجاح من خلال الأداء أو النتائج أو المخرجات، وليس من خلال عدد ساعات العمل (حين يكون ذلك ممكناً). وهذا أمر قوي بشكل خاص للأجيال الشابة التي لا تستوعب تماماً مفهوم "إثبات الوجود بالمكتب".
• العمل عن بُعد: إتاحة الفرصة للفريق للعمل من المنزل (حين يكون ذلك ممكناً) وفق جدول زمني منتظم لرفع المعنويات. وسيكون هذا مفيداً بشكل خاص بينما نحتضن هذا "الوضع الطبيعي الجديد" حيث يعيد الجميع اندماجهم في الحياة اليومية.
• العمل بمعزل عن التوقيت الثابت: التحلي بالمرونة مع الفريق والسماح لهم بتحديد ساعات عملهم الخاصة (مثل البدء مبكراً أو البدء متأخراً) بما يتوافق مع بيئة العمل القائمة على النتائج (ROWE) (حين يكون ذلك ممكناً). مرة أخرى، يبني هذا على خلق ثقافة الثقة والاحترام المتبادل. وهذا يتناقض مع مكان العمل التقليدي حيث تكون ساعات العمل موحدة.

2. خلق ثقافة وعافية في مكان العمل: من أجل تعزيز العافية في مكان العملوجميع فوائدها، نحتاج من الإدارة أن تهتم بالموظفين وتدعمهم لتحقيق ما يهمهم حقاً. إليك بعض الطرق لخلق ثقافة عافية في مؤسستك:

• تبني ثقافة العافية من القاعدة الشعبية وصولاً إلى الإدارة: الدعم الشعبي (من قاعدة الموظفين) عافية موجود دائماً، لكن الفريق لن يثمنه بالقدر الكافي أو لن يتمكن من الارتباط به ما لم يحصل على دعم القادة. يحدث التغيير عندما يكون الجميع على متن طائرة واحدة!
• خلق الظروف التي تتيح للفريق التألق: بناء بيئة صحية يشعر فيها الموظفون بأنه يتم تقديرهم على مساعيهم نحو العافية. التعزيز الإيجابي هو رد فعل رائع من القادة نحو تعزيز ثقافة العافية!
• الوصول إلى الناس وفق مستوياتهم: لن يركض الجميع في ماراثون أو يصبحوا لاعبي كمال أجسام. نحن بحاجة إلى جعل العافية في متناول الجميع، والسماح لهم باختيار الجوانب التي يريدون التركيز عليها من العافية. إحدى أسهل الطرق لفهم موظفيك هي من خلال استبيان عافية الموظفين، لكي تتمكن من معرفة أين يقع كل فرد في رحلة العافية الخاصة به. يمكنك البدء بهذه العناصر الـ 28 أنشطة العافية التي سيحبها الجميع. وهناك مكون آخر يتمثل في إنشاء موارد يمكن للفريق الاعتماد عليها تثقيف أنفسهم حول العافية، ويمكنك توزيعها عبر نشرة إخبارية للعافية. اطلع على منشور مدونتنا حول ما يعنيه ممارسة العافية حقاً!

3. قيادة الإدارة بالقدوة: لجمع الأطراف في صورة متكاملة، إذا قادت الإدارة بالقدوة، فقد يكون ذلك هو الطريقة الأسهل والأكثر فعالية وعملية لمنع الحضور الشكلي. وهذا يعني أنه يجب على الإدارة:

• أخذ إجازة عندما يكونون مرضى أو يشعرون بالمرض
• استخدام إجراآتهم/إجازاتهم بانتظام (عدم تركها تتراكم)
• التركيز على العافية
• التواجد الذهني في اللحظة الراهنة
• خلق ثقافة مواتية للمرونة

في الختام، يمكن أن يكون للحضور الشكلي تأثير كبير على أي عمل تجاري. وبناءً على ذلك، من المهم التعامل بشكل استباقي مع العوامل المؤدية إلى الحضور الشكلي، بدلاً من اتخاذ موقف رد الفعل. عندما يلتزم القادة بخلق ثقافة عافية، يتم التخفيف من خطر الحضور الشكلي بشكل كبير!

مزيد من القراءة

هل أنت مهتم بما تبدو عليه فوائد العافية؟ تحقق من "كيفية زيادة التفاعل والاندماج مع تحديات العافية" للحصول على نصائح عملية لتعزيز مشاركة الموظفين ورفع الروح المعنوية من خلال تحديات عافية الموظفين.

هل تريد معرفة المزيد عن عافية الشركات؟احضر سلسلتنا المكونة من ثلاثة أجزاء حولأسس برنامج العافيةوالمخصصة لمديري الموارد البشرية.إنها بداية انطلاق لأي شخص يريد (أو يحتاج) إلى الغوص برأسه في الصناعة.

هل أنت مهتم التحدث مع خبير مزايا للحصول على مزيد من الدعم الفردي؟حدد موعداً لمكالمة تمهيدية مع IncentFit.سنتعرف أكثر قليلاً على الاحتياجات الفريدة لشركتك ونوجهك في الاتجاه الصحيح.