Comment rémunérer vos employés pour qu'ils se fassent vacciner contre la Covid
Alors que les vaccins contre la COVID-19 sortent des usines de production et que leur distribution s'accélère à travers le monde, les employeurs de tous secteurs commencent à encourager leurs équipes à se faire vacciner. Plus vite tout le monde sera vacciné, plus la réouverture des bureaux sera facile.
Certains employeurs résolvent ce problème par le biais d'une prime : nous rémunérons les salariés qui se font vacciner.
Les programmes de primes ne sont pas nouveaux. Mais nous savons que la logistique peut en décourager plus d'un ! Comment suivre et vérifier la participation ? Sous quelle forme verser les primes et comment les distribuer ? Qui va répondre aux questions des employés ? Comment promouvoir le programme ?
Heureusement, chez IncentFit, nous récompensons et incitons les salariés depuis des années. Voici tout ce que vous devez savoir pour rémunérer vos employés suite à leur vaccin contre la COVID-19.
Pourquoi devrions-nous récompenser les salariés qui se font vacciner contre la COVID ?
Les raisons sont multiples, mais voici les plus courantes :
- Augmenter la participation des salariés à la vaccination
- Suivre le pourcentage d'employés vaccinés
- Réduire les congés maladie dus au coronavirus
- Promouvoir une culture de la santé et du bien-être (le bien-être au travail)
- Permettre un retour plus rapide au bureau
Quel montant allouer aux salariés pour leur vaccination contre la COVID ?
Cela dépend d'une multitude de facteurs, principalement le salaire moyen de vos employés et leur lieu de résidence. Des salaires plus élevés et des zones où le coût de la vie est plus fort nécessitent des primes plus importantes. Cela dit, la plupart des employeurs proposent des incitations financières comprises entre 10 $ et 50 $ pour inciter un employé à se faire vacciner. D'autres offrent des récompenses sous forme de jours de congé payés supplémentaires ou de points à valoir sur un programme de reconnaissance interne. Nombreux sont ceux qui intègrent ces primes de vaccination dans leur programme général de programme de bien-être, ou sous forme d'avantages incitations au bien-être.
Chez IncentFit, nous vous offrons une flexibilité totale quant à la mise en place de ce programme.
Si vous vous demandez comment le montant de la prime influence la participation à votre programme, consultez notre livre blanc sur l'incitation au bien-être.
Comment les salariés participent-ils ?
Le plus simple est que les employés fournissent une preuve de leur vaccination. Cette preuve peut être une carte de vaccination ou un certificat signé par un médecin.
Il suffit aux employés de prendre en photo leur justificatif avec notre application, de le télécharger sur notre site web ou de nous l'envoyer par e-mail, et nous nous occupons du reste. Notre équipe examinera et vérifiera les documents, communiquera avec l'employé et lui remettra ses récompenses. Rien de plus simple !
Comment les salariés reçoivent-ils leur récompense ?
Chez IncentFit, nous proposons 7 méthodes différentes pour distribuer les primes aux salariés. Le plus souvent, les employeurs versent les récompenses par le biais de la paie, de cartes-cadeaux et de virements bancaires. Soyez assuré que, peu importe votre choix, nous simplifions la procédure et veillons à ce que la gestion fiscale et comptable soit prise en charge pour vous.
Qu'en est-il du marketing, de la communication, du support client, du reporting, etc. ?
Nous nous occupons de tout cela pour vous ! Nous vous fournissons les outils nécessaires (flyers, e-mails pré-rédigés, etc.) pour promouvoir le programme en interne. Nous gérons également des campagnes d'e-mailing ainsi que des notifications in-app pour communiquer avec les participants. Ne vous inquiétez pas, vous pouvez personnaliser ou désactiver ces options.
Nous disposons également d'une équipe de support client dédiée que les administrateurs comme les employés peuvent joindre par téléphone ou par e-mail pour obtenir des réponses à leurs questions.
Le reporting n'est pas un problème non plus ! Les administrateurs ont accès à des rapports actualisés en temps réel sur notre site web. Tout ce dont vous avez besoin pour faire tourner ce programme est inclus.
Pouvons-nous également récompenser d'autres activités saines ?
Oui ! Nous pouvons encourager presque toutes les activités. Voici des exemples fréquents d'activités que nous récompensons :
- Vaccins contre la grippe
- Examens médicaux annuels
- Fréquentation d'une salle de sport
- Remboursements d'abonnements en salle de sport
- Remboursements de bureaux assis-debout
Vous pouvez personnaliser vos primes en fonction de votre entreprise et modifier les paramètres à tout moment. Découvrez les plans d'avantages sociaux les plus courants ici.
Cela dit, nous vous recommandons de lancer le programme sans tarder afin de motiver rapidement vos salariés à se faire vacciner. Vous pourrez toujours y revenir plus tard dans l'année pour ajouter d'autres incitations.
Combien cela coûte-t-il ?
La tarification dépend de la taille de votre organisation et des produits que vous souhaitez utiliser. Si vous souhaitez uniquement suivre et récompenser les salariés pour leur vaccin contre la COVID-19, vous utiliserez uniquement notre Récompenses pour l’activité physique produit. Les prix varient de 1,75 $ par employé et par mois à 0,92 $ par employé et par mois si vous comptez plus de 5 000 salariés. Pour connaître les tarifs adaptés à votre entreprise, consultez notre simulateur de prix transparent en ligne. Si vous avez plus de 10 000 employés, contactez-nous pour obtenir un devis.
Est-ce légal ? Est-ce conforme à la loi HIPAA ?
Oui, il est tout à fait légal aux États-Unis de rémunérer ses employés pour qu'ils se fassent vacciner contre la Covid ! Depuis juin 2021, l'EEOC (Commission pour l'égalité des chances en matière d'emploi) indique que les entreprisespeuventlégalement exiger que leurs employés se fassent vacciner contre la COVID-19 avant de reprendre le travail en présentiel, et peuvent également proposer des primes pour les encourager à se faire vacciner ou à fournir un justificatif de vaccination, « tant que ces incitations ne sont pas coercitives. » Lisez tous les détails dans notre article de blog : « Les employeurs peuvent-ils exiger un vaccin contre la COVID-19 ? L'EEOC dit oui, et ils peuvent aussi proposer des primes »
Tant qu'il s'agit d'un programme volontaire, vous avez le droit d'encourager vos salariés à se faire vacciner. Les seuls problèmes juridiques potentiels surviennent si :
- vous proposez une récompense excessive
- vous ne prévoyez aucune alternative raisonnable pour les salariés qui ne peuvent pas se faire vacciner pour des raisons médicales ou religieuses
Par conséquent, la plupart des employeurs se contentent d'encourager la vaccination par le biais de récompenses. De cette façon, ils peuvent suivre le pourcentage de leur personnel vacciné, récompenser leurs efforts et éviter toutes les répercussions juridiques, sociales ou politiques liées à une obligation. Notre programme IncentFit est structuré de manière à garantir une conformité légale totale pour vous épargner tout souci.
Chez IncentFit, nous garantissons également une conformité totale avec la loi HIPAA et diverses lois internationales sur la santé et la protection de la vie privée, notamment la directive de l'Union européenne sur la protection des données, la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) du Canada, le Règlement général sur la protection des données (RGPD) et le California Consumer Privacy Act (CCPA).
Est-ce que cela fonctionne à l'international ?
Nous accompagnons des clients partout dans le monde et nos programmes de primes ne connaissent aucune limite géographique. Notre application mobile et notre site web sont uniquement disponibles en anglais.
Depuis combien de temps existe IncentFit ? Qui êtes-vous ?
Bonjour, nous sommes IncentFit! Nous payons les gens pour faire de l'exercice et mener une vie saine. Basés à Philadelphie, nous exerçons cette activité depuis 2013. Bien que le vaccin contre la COVID-19 soit récent, nous suivons et récompensons les salariés pour leurs activités de santé, y compris la vaccination contre la grippe, depuis de nombreuses années. Nous travaillons actuellement avec des centaines d'entreprises représentant plus de 300 000 salariés dans le monde.
Quels autres programmes ou services sont courants pendant la pandémie de COVID-19 ?
Plusieurs autres programmes se sont avérés très populaires et utiles pour les employeurs pendant la pandémie :
- Défis – organisez des défis de pas ou unissez vos forces pour atteindre des objectifs de santé… sans avoir besoin d'être au même endroit
- Sondages éclair – évaluez le moral des équipes, découvrez si vos employés se sentent prêts à retourner au bureau, ou obtenez toute autre information souhaitée auprès de vos collaborateurs
- Récompenses pour le streaming d'exercices et les entraînements à domicile – offrez des incitations aux salariés pour s'entraîner chez eux, même si les salles de sport sont fermées
Est-ce difficile à mettre en place ? À quelle rapidité pouvons-nous commencer ?
La mise en œuvre est très simple. Une fois que vous avez décidé de vous lancer, voici les étapes à suivre :
- Déterminez la méthode et le montant de la prime pour la vaccination.
- Transmettez-nous la liste de vos employés. Il vous suffit de télécharger un fichier Excel contenant les noms, adresses e-mail et/ou identifiants de vos salariés via notre site web.
- Choisissez votre mode de facturation.
C'est tout ! Certains employeurs déploient le programme en 24 heures, tandis que d'autres prennent quelques semaines pour obtenir les approbations internes. Nous allons aussi vite que vous le souhaitez. Pour commencer, planifiez un appel de présentation ou une démo avec nos experts en avantages sociaux.
