Ce que dit l'EEOC sur les programmes d'incitation au bien-être : ce que les employeurs doivent savoir

Depuis plusieurs années, la Commission américaine pour l'égalité des chances en matière d'emploi (EEOC) débat du rôle que jouent les incitations dans le cadre du bien-être des employés programme de bien-être, et de la manière dont certains aspects de ces programmes constituent des violations des lois destinées à protéger les Américains vulnérables.

Le calendrier des propositions, réglementations et directives remonte à de nombreuses années et peut prêter à confusion pour les employeurs à la recherche de conseils !

Voici les dernières actualités en date de février 2021. (Ajoutez cet article à vos favoris, car nous ne manquerons pas de le mettre à jour au fil des évolutions réglementaires !)

Quel est le problème ?

Programmes de bien-être en entreprise sont conçus pour encourager les employés à adopter divers comportements sains et à accroître leur bien-être bien-être personnel.

Le le style et la structure de ces programmes varient selon les secteurs et peuvent inclure des avantages tels que des opportunités de formation, des remboursements de services liés à la santé et au fitness, des programmes axés sur l'activité physique (tels que notre primes d'activité ou d'hiver en entreprise), ainsi que d'autres avantages et réductions pour favoriser un mode de vie sain.

De nombreux employeurs proposent incitations au bien-être pour encourager ou accroître la participation à ces programmes.

Cependant, ces programmes doivent être facultatifs pour se conformer aux lois fédérales sur les handicaps et les informations génétiques.

La plupart des programmes de bien-être sont déjà facultatifs par conception. Sur la base d'une décision de 2016, l'EEOC considère qu'un programme de bien-être est facultatif s'il :

• n'oblige pas les employés à y participer
• ne refuse pas la couverture au titre d'un régime de santé collectif (y compris les forfaits de prestations) en cas de non-participation, et ne limite pas l'étendue des prestations pour les employés qui n'y participent pas
• ne prend aucune mesure négative à l'encontre des employés qui ne participent pas
• fournit aux employés un avis expliquant de manière générale quelles informations seront recueillies, comment elles seront utilisées, qui les recevra et ce qui sera fait pour en préserver la confidentialité

Plutôt simple ! Alors, pourquoi est-ce que ça se complique ? Les incitations.

Si un employeur offre une incitation financière importante pour la participation, demande des informations sur les antécédents médicaux familiaux ou lie les incitations à des résultats de santé, s'agit-il vraiment d'un programme facultatif ? C'est la grande question qui agite les régulateurs depuis des années.

Comment l'EEOC définit-elle les programmes de bien-être ?

L'EEOC divise les programmes en deux catégories : ceux intégrés au régime de santé collectif d'un employeur et les programmes de bien-être autonomes. La commission affine encore cette classification en fonction des mécanismes du programme :

1. Programmes liés à l'état de santé :

Tout programme de bien-être qui exige que vous atteigniez des objectifs liés à votre santé pour obtenir votre récompense. Ces programmes doivent se conformer à la loi sur la portabilité et la responsabilité de l'assurance santé (HIPAA). Les programmes liés à la santé peuvent être basés soit sur l'activité, soit sur les résultats :

• Un programme de bien-être basé sur l'activité vous oblige à accomplir une activité liée à la santé pour recevoir une récompense. Par exemple : marcher, faire de l'exercice, ou participer à un défi bien-être ou à un programme éducatif. La plupart des programmes IncentFit entrent dans cette catégorie.
• Un programme de bien-être lié à la santé et basé sur les résultats est un programme qui exige que vous atteigniez ou mainteniez un résultat de santé spécifique. Par exemple : ne pas consommer de tabac ou atteindre des seuils précis lors d'un dépistage biométrique. La plupart des programmes IncentFit n'entrent pas dans cette catégorie.

2. Programmes basés uniquement sur la participation.

Cette catégorie comprend les programmes de bien-être qui soit ne devraient fournissent aucune récompense, SOIT n'exigent pas de conditions liées à la santé pour obtenir des récompenses. Par exemple, ce type de programme peut récompenser les employés qui passent un examen médical annuel ou qui remplissent un questionnaire d'évaluation des risques pour la santé, quel que soit l'état de santé de l'employé. Certains programmes IncentFit entrent également dans cette catégorie.

Quel est l'impact de cette proposition sur les incitations ?

Les directives concernant les incitations ont fait l'objet de nombreux va-et-vient. La proposition actuelle est assez restrictive en matière d'incitations, en particulier pour les programmes de bien-être autonomes.
Le les directives actuelles suggèrent que les programmes de bien-être ne peuvent offrir que des avantages mineurs pour l'un ou l'autre de ces types de programmes — par exemple : gourdes, t-shirts et petites cartes cadeaux (d'une valeur d'environ 50 $ ou moins). Les récompenses plus importantes, telles que les primes en espèces, les abonnements gratuits à une salle de sport ou une réduction de 50 $ sur la contribution mensuelle obligatoire de l'employé à son assurance santé, ne sont pas considérées comme négligeables (de minimis).

Cependant, les avocats d'entreprise expliquent que bien que l'EEOC affirme que « la plupart des programmes seraient limités à ces incitations mineures », il existe une exception de taille pour les programmes de bien-être liés à la santé. Et lorsque l'incitation fait partie de l'assurance santé collective ou y donne droit, les employeurs peuvent dépasser la limite du « de minimis ».

Où en est cette proposition aujourd'hui ?

Au début du mois de février 2021, nous sommes dans une période d'attente.

Le 7 janvier 2021, l' EEOC a publié la dernière série de propositions de réglementation. Cependant, le 20 janvier, le président Biden a signé un décret présidentiel gelant de nombreuses réglementations nouvelles et en attente afin de les réexaminer. Cela place à nouveau les employeurs, les fournisseurs et les groupements d'employeurs dans l'expectative — et les règlements proposés pourraient changer considérablement une fois cet examen terminé. Certains groupes d'employeurs ont demandé des directives spécifiques sur la manière d' inciter à la vaccination contre la Covid-19.

Ainsi, bien que les réglementations soient actuellement gelées, le public devrait avoir l'occasion, d'ici quelques semaines, de soumettre des observations qui seront examinées par la Commission. Les prochaines étapes incluent l'examen de ces commentaires publics et d'éventuelles révisions des directives. Pour plus d'informations, consultez l'annonce de l'EEOC.

Quelles sont les implications pour les employeurs ?

Selon la proposition actuelle, les employeurs ne peuvent offrir que de petites incitations en échange de la réalisation par un employé d'une évaluation des risques pour la santé, d'un examen médical ou de la communication d'informations sur les antécédents médicaux familiaux.

Cependant, les employeurs peuvent offrir des incitations plus importantes aux employés qui atteignent des objectifs de marche, de régime ou d'exercice physique, ou qui obtiennent certains résultats de santé (tels que l'arrêt du tabac)... à condition que le programme fasse partie d'un régime de santé collectif conforme à la loi HIPAA.

Nous estimons que la proposition actuelle est beaucoup trop restrictive. Nos recherches ont montré que les incitations financières améliorent la participation aux programmes de bien-être— et notre incitation annuelle recommandée pour les programmes basés sur l'activité se situe entre 350 $ et 500 $ par employé.

Si les règles proposées sont finalisées dans leur forme actuelle, les employeurs devront peut-être envisager soit de réduire les incitations offertes, soit de ne pas exiger la divulgation d'informations sur la santé pour gagner des récompenses, soit de basculer entièrement vers un programme basé sur les résultats (ce que nous ne recommandons pas).

Comment cela affecte-t-il les clients d'IncentFit

Nous nous attendons à ce que les directives proposées subissent des modifications importantes avant d'être finalisées. Cependant, nos clients doivent retenir quelques points importants :

• Nous garantissons la conformité avec l'ensemble des réglementations étatiques et fédérales actuelles, y compris les lois ADA, GINA et HIPAA
• Nos produits de récompenses d'activité (Activity Rewards) et de défis bien-être (Wellness Challenges) sont parfaitement conformes aux directives actuelles
• Nous pouvons toujours proposer des solutions alternatives pour répondre aux exigences de la loi ADA
• Nous pouvons également fournir des conseils sur la manière d'offrir des incitations « de minimis », notamment des cartes cadeaux et des articles obtenus via notre boutique de récompenses

Nous suivons de près cette situation réglementaire en constante évolution et alerterons nos clients en cas de préoccupations spécifiques concernant la structure de votre plan ! Pour en savoir plus sur ce sujet, restez à l'écoute de la salle de presse virtuelle de l'EEOC.

Vous souhaitez discuter de votre programme avec nous ? Nous serons ravis de vous conseiller ! Prenez rendez-vous avec nos experts en avantages sociaux pour plus d'informations.