Lo que dice la EEOC sobre los programas de incentivos de bienestar: lo que los empleadores deben saber

Durante varios años, la Comisión para la Igualdad de Oportunidades en el Empleo de EE. UU. (EEOC) ha debatido sobre el papel que desempeñan los incentivos en un programa para empleados programa de bienestar, y qué aspectos de dichos programas constituyen violaciones de las leyes destinadas a proteger a los estadounidenses vulnerables.

¡El cronograma de propuestas, normativas y directrices se remonta a muchos años atrás y puede resultar confuso para los empleadores que buscan orientación!

Aquí están las últimas novedades a febrero de 2021. (¡Guarda esta publicación en tus marcadores, ya que nos aseguraremos de actualizarla a medida que cambien las normativas!)

¿Cuál es el problema?

Los programas de bienestar corporativo están diseñados para alentar a los empleados a participar en una variedad de comportamientos saludables y aumentar su bienestar personal.

Los el estilo y la estructura de estos programas varía en toda la industria y puede incluir beneficios como oportunidades educativas, reembolsos por servicios relacionados con la salud y el ejercicio, programas basados en la actividad (como nuestro recompensas por actividad o retos de bienestar), y otros beneficios y descuentos para fomentar un estilo de vida saludable.

Muchos empleadores ofrecen incentivos de bienestar para fomentar o aumentar la participación en dichos programas.

Sin embargo, esos programas deben ser voluntarios para cumplir con las leyes federales de discapacidad e información genética.

La mayoría de los programas de bienestar ya son voluntarios por diseño. Según un fallo de 2016, la EEOC considera que un programa de bienestar es voluntario si:

• no exige que los empleados participen
• no niega la cobertura bajo ninguno de sus planes de salud grupales (incluidos los paquetes de beneficios) por no participar, ni limita el alcance de los beneficios para los empleados que no participan
• no toma ninguna medida negativa contra los empleados que no participan
• proporciona a los empleados un aviso que explica en general qué información se recopilará, cómo se utilizará, quién la recibirá y qué se hará para mantener su confidencialidad

¡Bastante sencillo! Entonces, ¿dónde se complica? Los incentivos.

Si un empleador ofrece un incentivo financiero significativo por participar, solicita información sobre el historial médico familiar o vincula los incentivos a los resultados de salud, ¿es realmente voluntario después de todo? Esa es la gran pregunta que los reguladores han estado debatiendo durante años.

¿Cómo define la EEOC los programas de bienestar?

La EEOC divide los programas en dos categorías: los integrados en el plan de salud grupal de un empleador y los programas de bienestar independientes. La comisión desglosa aún más esos programas según su funcionamiento:

1. Programas basados en el cumplimiento de requisitos de salud:

Cualquier programa de bienestar que requiera que cumplas con ciertos requisitos relacionados con tu salud para obtener tu recompensa. Estos programas deben cumplir con la Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico (HIPAA). Los programas basados en la salud pueden ser puramente de actividad o basados en resultados:

• Un programa de bienestar basado en la actividad requiere que completes una actividad relacionada con la salud para recibir una recompensa. Por ejemplo, caminar, hacer ejercicio o participar en un reto de bienestar o programa educativo. La mayoría de los programas de IncentFit entran en esta categoría.
• Un programa de bienestar basado en resultados de salud es aquel que exige alcanzar o mantener un resultado de salud específico. Por ejemplo, no consumir tabaco o alcanzar metas específicas en una evaluación biométrica. La mayoría de los programas de IncentFit no entran en esta categoría.

2. Programas basados únicamente en la participación.

Esta categoría incluye programas de bienestar que no no ofrecen una recompensa O no exigen condiciones relacionadas con la salud para recibir recompensas. Por ejemplo, este tipo de programa puede premiar a los empleados por someterse a un examen físico anual o por completar una evaluación de riesgos de salud, independientemente del estado de salud del empleado. Algunos programas de IncentFit también entran en esta categoría.

¿Cómo afecta esta propuesta a los incentivos?

Las directrices sobre los incentivos han dado marcha atrás y adelante en varias ocasiones. La propuesta actual es bastante restrictiva en cuanto a los incentivos, especialmente para los programas de bienestar independientes.
Los las directrices actuales sugieren que los programas de bienestar solo pueden ofrecer beneficios menores para cualquiera de estos tipos de programas; algunos ejemplos incluyen botellas de agua, camisetas y pequeñas tarjetas de regalo (de aproximadamente $50 o menos). Las recompensas más grandes, como incentivos en efectivo, membresías gratuitas de gimnasio o una reducción de $50 en la contribución mensual obligatoria del empleado al seguro médico, no se consideran insignificantes (*de minimis*).

Sin embargo, los abogados corporativos explican que, aunque la EEOC afirma que "la mayoría de los programas se limitarían a estos incentivos menores", existe una excepción significativa para los programas de bienestar basados en la salud. Y cuando el incentivo forma parte del seguro médico grupal o califica como tal, los empleadores pueden superar el límite de insignificancia.

¿Cuál es la situación actual de esta propuesta?

A principios de febrero de 2021, nos encontramos en un período de espera.

El 7 de enero de 2021, la EEOC publicó el conjunto más reciente de regulaciones propuestas. Sin embargo, el 20 de enero, el presidente Biden emitió una orden ejecutiva que congeló muchas normativas nuevas y pendientes para su revisión adicional. Esto vuelve a dejar a los empleadores, proveedores y grupos de empleadores en una situación de pausa, y las regulaciones propuestas podrían cambiar considerablemente una vez que se complete dicha revisión. Algunos grupos de empleadores han solicitado orientación específica sobre cómo incentivar las vacunas contra la COVID-19.

, por lo que, aunque las regulaciones están congeladas actualmente, en cuestión de semanas el público debería tener la oportunidad de enviar comentarios públicos para que la Comisión los tenga en cuenta. Los siguientes pasos incluyen la revisión de dichos comentarios públicos y las posibles revisiones de las directrices. Para obtener más información, consulta el anuncio de la EEOC.

¿Cuáles son las implicaciones para los empleadores?

Bajo la propuesta actual, los empleadores solo pueden ofrecer incentivos pequeños a cambio de que un empleado complete una evaluación de riesgos de salud, se haga un examen físico o proporcione información sobre su historial médico familiar.

Sin embargo, los empleadores pueden ofrecer incentivos más significativos a los empleados que completen metas de caminata, dieta o ejercicio, o que alcancen ciertos resultados de salud (como dejar de fumar)... siempre y cuando el programa forme parte de un plan de salud grupal que cumpla con la HIPAA.

Creemos que la propuesta actual es demasiado restrictiva. Nuestras investigaciones han demostrado que los incentivos financieros mejoran la participación en los programas de bienestar—y nuestro incentivo anual recomendado para programas basados en la actividad es de entre $350 y $500 por empleado.

Si las normas propuestas se finalizan en su forma actual, es posible que los empleadores deban considerar reducir los incentivos ofrecidos, no exigir la divulgación de información médica para ganar recompensas, o cambiar por completo a un programa basado en resultados (lo cual no recomendamos).

Cómo afecta esto a los clientes de IncentFit

Esperamos que las directrices propuestas sufran cambios significativos antes de ser finalizadas. Sin embargo, nuestros clientes deben tener en cuenta algunas cosas importantes:

• Garantizamos el cumplimiento de todas las normativas estatales y federales actuales, incluidas las leyes ADA, GINA y HIPAA
• Nuestros productos de Recompensas por Actividad y Retos de Bienestar cumplen plenamente con las directrices actuales
• Siempre podemos ofrecer opciones alternativas para satisfacer las necesidades de la ley ADA
• También podemos ofrecer orientación sobre cómo ofrecer incentivos “de minimis”, incluidas tarjetas de regalo y artículos obtenidos a través de nuestra tienda de recompensas

¡Estamos atentos a esta situación normativa en constante evolución y alertaremos a los clientes si surge alguna preocupación específica sobre la estructura de su plan! Para seguir leyendo sobre este tema, la sala de prensa virtual de la EEOC.

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