Cosa dice l'EEOC sui programmi di incentivazione al benessere: cosa i datori di lavoro devono sapere

Per diversi anni, la Commissione per le pari opportunità di lavoro degli Stati Uniti (EEOC) ha discusso del ruolo svolto dagli incentivi in un programma di benessere per i dipendenti programma di benessere, e di quali aspetti di tali programmi costituiscano violazioni delle leggi volte a proteggere gli americani vulnerabili.

La cronologia di proposte, regolamenti e linee guida risale a molti anni fa e può risultare confusa per i datori di lavoro in cerca di orientamento!

Ecco le ultime novità aggiornate a febbraio 2021. (Aggiungi questo articolo ai preferiti, ci assicureremo di aggiornarlo man mano che le normative cambieranno!)

Qual è il problema?

Programmi di benessere aziendale sono progettati per incoraggiare i dipendenti a partecipare a una serie di comportamenti sani e ad aumentare il loro livello benessere personale.

Il rapporto lo stile e la struttura di questi programmi variano all'interno del settore e possono includere benefici come opportunità formative, rimborsi per servizi legati alla salute e al fitness, programmi basati sull'attività fisica (come i nostri premi per l'attività o sfide di benessere), oltre ad altri vantaggi e sconti per sostenere uno stile di vita sano.

Molti datori di lavoro offrono incentivi per il benessere per incoraggiare o aumentare la partecipazione a tali programmi.

Tuttavia, questi programmi devono essere volontari per rispettare le leggi federali sulle disabilità e sulle informazioni genetiche.

La maggior parte dei programmi di benessere è già volontaria per natura. Sulla base di una sentenza del 2016, l'EEOC considera un programma di benessere volontario se:

• non richiede la partecipazione obbligatoria dei dipendenti
• non nega la copertura di alcun piano sanitario di gruppo (inclusi i pacchetti di benefici) in caso di mancata partecipazione, né limita la portata dei benefici per i dipendenti che non vi partecipano
• non adotta alcuna misura negativa nei confronti dei dipendenti che non partecipano
• fornisce ai dipendenti un'informativa che spiega in linea generale quali dati verranno raccolti, come saranno utilizzati, chi li riceverà e cosa verrà fatto per mantenerne la riservatezza

Molto semplice! Allora dove sta la complicazione? Gli incentivi.

Se un datore di lavoro offre un incentivo finanziario significativo per la partecipazione, richiede informazioni sulla storia medica familiare o collega gli incentivi ai risultati di salute, si tratta davvero di una scelta volontaria? Questa è la grande domanda che i regolatori si contendono da anni.

In che modo l'EEOC definisce i programmi di benessere?

L'EEOC divide i programmi in due categorie: quelli integrati nel piano sanitario di gruppo del datore di lavoro e i programmi di benessere indipendenti. La commissione suddivide ulteriormente questi programmi in base alle loro meccaniche:

1. Programmi basati sui risultati di salute:

Qualsiasi programma di benessere che richiede il raggiungimento di requisiti legati alla propria salute per poter ottenere il premio. Questi programmi devono essere conformi al Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA). I programmi basati sulla salute possono essere vincolati alla sola attività o basati sui risultati:

• Un programma di benessere basato sull'attività richiede il completamento di un'attività legata alla salute per ricevere un premio. Ad esempio camminare, fare esercizio fisico o partecipare a una sfida di benessere o a un programma educativo. La maggior parte dei programmi IncentFit rientra in questa categoria.
• Un programma di benessere basato sui risultati di salute richiede il raggiungimento o il mantenimento di un determinato obiettivo di salute. Ad esempio, non usare il tabacco o raggiungere parametri specifici in uno screening biometrico. La maggior parte dei programmi IncentFit non rientra in questa categoria.

2. Programmi basati sulla sola partecipazione.

Questa categoria comprende i programmi di benessere che non non forniscono un premio OPPURE non richiedono condizioni legate alla salute per ricevere premi. Ad esempio, questo tipo di programma può premiare i dipendenti che si sottopongono a una visita medica annuale o che completano una valutazione dei rischi per la salute, indipendentemente dallo stato di salute del dipendente. Anche alcuni programmi IncentFit rientrano in questa categoria.

In che modo questa proposta influisce sugli incentivi?

Le linee guida sugli incentivi sono cambiate radicalmente più volte. La proposta attuale è piuttosto restrittiva per quanto riguarda gli incentivi, soprattutto per i programmi di benessere indipendenti.
Il rapporto le linee guida attuali suggeriscono che i programmi di benessere possano offrire solo piccoli vantaggi per questi tipi di programmi: tra gli esempi figurano bottiglie d'acqua, magliette e piccole gift card (circa 50 dollari o meno). Premi più consistenti, come incentivi in denaro, abbonamenti gratuiti in palestra o una riduzione di 50 dollari sul contributo mensile obbligatorio del dipendente per l'assicurazione sanitaria, non sono considerati di modesta entità (de minimis).

Tuttavia, gli avvocati aziendali spiegano che, sebbene l'EEOC affermi che "la maggior parte dei programmi sarà limitata a questi incentivi minori, esiste un'eccezione significativa per i programmi di benessere legati alla salute. E quando l'incentivo fa parte dell'assicurazione sanitaria di gruppo o ne soddisfa i requisiti, i datori di lavoro possono superare il limite de minimis".

A che punto è questa proposta oggi?

All'inizio di febbraio 2021, ci troviamo in un periodo di attesa.

Il 7 gennaio 2021, la EEOC ha pubblicato l'ultimo gruppo di normative proposte. Tuttavia, il 20 gennaio, il Presidente Biden ha emesso un ordine esecutivo che blocca molte normative nuove e in sospeso per ulteriori revisioni. Ciò rimette datori di lavoro, fornitori e gruppi datoriali in una situazione di stallo e le normative proposte potrebbero cambiare considerevolmente una volta completata tale revisione. Alcuni gruppi di datori di lavoro hanno chiesto linee guida specifiche su come incentivare i vaccini anti-Covid-19.

Quindi, sebbene i regolamenti siano attualmente congelati, nel giro di poche settimane il pubblico dovrebbe avere l'opportunità di presentare osservazioni che saranno prese in considerazione dalla Commissione. I passaggi successivi includono la revisione di tali commenti pubblici e possibili revisioni delle linee guida. Per ulteriori informazioni, consulta l'annuncio dell'EEOC.

Quali sono le implicazioni per i datori di lavoro?

In base alla proposta attuale, i datori di lavoro possono offrire solo piccoli incentivi in cambio del completamento da parte del dipendente di una valutazione dei rischi per la salute, di una visita medica o della fornitura di informazioni sulla storia medica familiare.

Tuttavia, i datori di lavoro possono offrire incentivi più consistenti ai dipendenti che raggiungono obiettivi di camminata, dieta o esercizio fisico, o che soddisfano determinati parametri di salute (come smettere di fumare)... purché il programma faccia parte di un piano sanitario di gruppo conforme all'HIPAA.

Riteniamo che la proposta attuale sia decisamente troppo restrittiva. Le nostre ricerche hanno dimostrato che gli incentivi finanziari migliorano la partecipazione ai programmi di benessere— e il nostro incentivo annuale consigliato per i programmi basati sulle attività è compreso tra 350 e 500 dollari per dipendente.

Se le regole proposte dovessero essere finalizzate nella loro forma attuale, i datori di lavoro potrebbero dover prendere in considerazione la riduzione degli incentivi offerti, la rinuncia a richiedere la divulgazione di informazioni sulla salute per ottenere i premi o il passaggio completo a un programma basato sui risultati (cosa che noi non consigliamo).

Come tutto ciò influisce sui clienti di IncentFit

Ci aspettiamo che le linee guida proposte subiscano modifiche significative prima di essere finalizzate. Tuttavia, i nostri clienti dovrebbero tenere a mente alcuni punti importanti:

• Garantiamo la conformità a tutte le normative statali e federali vigenti, comprese le leggi ADA, GINA e HIPAA
• I nostri prodotti Activity Rewards e Wellness Challenges sono pienamente conformi alle linee guida attuali
• Possiamo sempre fornire opzioni alternative per soddisfare le esigenze previste dall'ADA
• Possiamo anche fornire indicazioni su come offrire incentivi "de minimis", comprese gift card e articoli ottenuti tramite il nostro centro premi (rewards mall)

Stiamo monitorando questa situazione normativa in continua evoluzione e avviseremo i clienti in caso di dubbi specifici sulla struttura del vostro piano! Per ulteriori letture su questo argomento, rimanete sintonizzati sulla sala stampa virtuale dell'EEOC.

Interessati a discutere il vostro programma con noi? Siamo felici di offrirvi la nostra consulenza! Prenotate un incontro con i nostri esperti di benefit per maggiori informazioni.