Was die EEOC zu Wellness-Anreizprogrammen sagt: Was Arbeitgeber wissen müssen

Seit einigen Jahren diskutiert die US-Gleichbehandlungskommission (EEOC) über die Rolle, die Anreize in einem Mitarbeiter-Wellnessprogramm spielen Wellness-Programmsund welche Aspekte dieser Programme gegen Gesetze verstoßen, die zum Schutz schutzbedürftiger Amerikaner gedacht sind.

Der Zeitplan von Vorschlägen, Verordnungen und Richtlinien reicht viele Jahre zurück und kann für Arbeitgeber, die Orientierung suchen, verwirrend sein!

Hier ist der Stand von Februar 2021. (Setzen Sie ein Lesezeichen für diesen Beitrag, wir werden ihn bei ändernden Vorschriften sicher aktualisieren!)

Worum geht es?

Unternehmens-Wellness-Programme sollen Mitarbeiter dazu ermutigen, sich an verschiedenen gesunden Verhaltensweisen zu beteiligen und ihre allgemeine persönliche Wohlbefinden.

Die Stil und Struktur dieser Programme variieren je nach Branche und können Leistungen wie Bildungsmöglichkeiten, Erstattungen für gesundheits- und fitnessbezogene Dienstleistungen, aktivitätsbasierte Programme (wie unsere Aktivitätsprämien oder Wellness-Challenges) sowie andere Vergünstigungen und Rabatte zur Unterstützung eines gesunden Lebensstils umfassen.

Viele Arbeitgeber bieten Wellness-Inzentives an, um die Teilnahme an diesen Programmen zu fördern oder zu steigern.

Diese Programme müssen jedoch freiwillig sein, um den bundesstaatlichen Gesetzen zu Behinderungen und genetischen Informationen zu entsprechen.

Die meisten Wellnessprogramme sind von Natur aus bereits freiwillig. Basierend auf einem Urteil aus dem Jahr 2016 betrachtet die EEOC ein Wellnessprogramm als freiwillig, wenn es:

• die Teilnahme der Mitarbeiter nicht vorschreibt
• die Absicherung im Rahmen von Gruppenkrankenversicherungen (einschließlich Leistungspaketen) bei Nichtteilnahme nicht verweigert oder den Leistungsumfang für Mitarbeiter, die nicht teilnehmen, einschränkt
• keine negativen Maßnahmen gegen Mitarbeiter ergreift, die nicht teilnehmen
• Mitarbeiter mit einem Hinweis versieht, der im Allgemeinen erläutert, welche Informationen erhoben werden, wie sie verwendet werden, wer sie erhält und was zu ihrer Vertraulichkeit unternommen wird

Ziemlich einfach! Warum wird es also kompliziert? Anreize.

Wenn ein Arbeitgeber einen signifikanten finanziellen Anreiz für die Teilnahme bietet, nach der familiären Krankengeschichte fragt oder Anreize an gesundheitliche Ergebnisse knüpft, ist das dann letztendlich wirklich freiwillig? Das ist die große Frage, die Regulierungsbehörden seit Jahren diskutieren.

Wie definiert die EEOC Wellnessprogramme?

Die EEOC unterteilt Programme in zwei Kategorien: solche, die in den Gruppenkrankenplan des Arbeitgebers integriert sind, und eigenständige Wellnessprogramme. Die Kommission schlüsselt diese Programme basierend auf ihrer Mechanik noch weiter auf:

1. Gesundheitsabhängige Programme:

Jedes Wellnessprogramm, bei dem Sie gesundheitsbezogene Anforderungen erfüllen müssen, um Ihre Belohnung zu erhalten. Diese Programme müssen dem Gesetz zur Portabilität und Rechenschaftspflicht von Krankenversicherungen (HIPAA) entsprechen. Gesundheitsabhängige Programme können entweder rein aktivitätsbasiert oder ergebnisbasiert sein:

• Ein aktivitätsbasiertes Wellnessprogramm verlangt von Ihnen, eine gesundheitsbezogene Aktivität abzuschließen, um eine Belohnung zu erhalten. Zum Beispiel Gehen, Sport treiben oder die Teilnahme an einer Wellness-Challenge oder einem Bildungsprogramm. Die meisten IncentFit-Programme fallen in diese Kategorie.
• Ein ergebnisbasiertes gesundheitsabhängiges Wellnessprogramm verlangt das Erreichen oder Halten eines bestimmten gesundheitlichen Ergebnisses. Zum Beispiel den Verzicht auf Tabak oder das Erreichen bestimmter Messwerte bei einem Biometrie-Screening. Die meisten IncentFit-Programme fallen nicht in diese Kategorie.

2. Reine Teilnahme-Programme.

Diese Kategorie umfasst Wellnessprogramme, die entweder keine Belohnung gewähren ODER keine gesundheitsbezogenen Bedingungen verlangen, um Belohnungen zu erhalten. Beispielsweise kann diese Art von Programm Mitarbeiter dafür belohnen, dass sie sich einer jährlichen Vorsorgeuntersuchung unterziehen oder eine Gesundheitsrisikobewertung abschließen, unabhängig vom Gesundheitszustand des Mitarbeiters. Einige IncentFit-Programme fallen ebenfalls in diese Kategorie. nicht Wie wirkt sich dieser Vorschlag auf Anreize aus?

Wie wirkt sich dieser Vorschlag auf Anreize aus?

Die Richtlinien zu Anreizen haben sich mehrfach geändert. Der aktuelle Vorschlag ist recht restriktiv, was Anreize angeht, insbesondere bei eigenständigen Wellnessprogrammen.
Die aktuelle Richtlinien legen nahe dass Wellnessprogramme nur geringfügige Vergünstigungen für diese Programmtypen bieten können – Beispiele hierfür sind Wasserflaschen, T-Shirts und kleine Geschenkgutscheine (ca. 50 $ oder weniger). Größere Belohnungen wie Bargeldprämien, kostenlose Fitnessstudio-Mitgliedschaften oder eine Reduzierung des monatlichen Beitrags zur Krankenversicherung des Mitarbeiters um 50 $ gelten nicht als geringfügig (de minimis).

Unternehmensanwälte erklären jedoch, dass die EEOC zwar sagt, „die meisten Programme wären auf diese geringfügigen Anreize beschränkt, es jedoch eine signifikante Ausnahme für gesundheitsabhängige Wellnessprogramme gibt. Und wenn der Anreiz Teil der Gruppenkrankenversicherung ist oder sich als solche qualifiziert, können Arbeitgeber die De-minimis-Grenze überschreiten.“

Wie steht es heute um diesen Vorschlag?

Seit Anfang Februar 2021 befinden wir uns in einer Wartezeit.

Am 7. Januar 2021 veröffentlichte die EEOC die neuesten vorgeschlagenen Verordnungen. Am 20. Januar erließ Präsident Biden jedoch eine Notverordnung, die viele neue und anstehende Vorschriften zur weiteren Überprüfung auf Eis legte. Das versetzt Arbeitgeber, Anbieter und Arbeitgeberverbände erneut in eine Warteschleife – und die vorgeschlagenen Verordnungen könnten sich nach Abschluss dieser Überprüfung erheblich ändern. Einige Arbeitgeberverbände haben spezifische Leitlinien dazu gefordert, wie man Anreize für Covid-19-Impfungen schaffen kann.

. Während die Vorschriften also derzeit eingefroren sind, sollte die Öffentlichkeit in wenigen Wochen die Möglichkeit erhalten, öffentliche Kommentare einzureichen, die von der Kommission geprüft werden. Die nächsten Schritte umfassen die Prüfung dieser öffentlichen Kommentare und mögliche Überarbeitungen der Richtlinien. Weitere Informationen finden Sie in der Ankündigung der EEOC.

Welche Auswirkungen hat dies auf Arbeitgeber?

Nach dem aktuellen Vorschlag können Arbeitgeber nur kleine Anreize als Gegenleistung dafür anbieten, dass ein Mitarbeiter eine Gesundheitsrisikobewertung ausfüllt, sich untersuchen lässt oder Informationen über die familiäre Krankengeschichte bereitstellt.

Arbeitgeber können jedoch bedeutendere Anreize für Mitarbeiter anbieten, die Geh-, Diät- oder Sportziele erreichen oder bestimmte gesundheitliche Ergebnisse erzielen (wie das Aufgeben des Rauchens), sofern das Programm Teil eines HIPAA-konformen Gruppenkrankenplans ist.

Wir sind der Meinung, dass der aktuelle Vorschlag viel zu restriktiv ist. Unsere Forschung hat gezeigt, dass finanzielle Anreize die Teilnahme an Wellnessprogrammen verbessern– und unser empfohlener jährlicher Anreiz für aktivitätsbasierte Programme liegt zwischen 350 und 500 US-Dollar pro Mitarbeiter.

Wenn die vorgeschlagenen Regeln in ihrer aktuellen Form finalisiert werden, müssen Arbeitgeber möglicherweise erwägen, entweder die angebotenen Anreize zu reduzieren, die Offenlegung von Gesundheitsinformationen für den Erhalt von Belohnungen nicht zu verlangen oder vollständig auf ein ergebnisbasiertes Programm umzustellen (was wir nicht empfehlen).

Wie sich dies auf IncentFit-Kunden auswirkt

Wir gehen davon aus, dass die vorgeschlagenen Richtlinien vor ihrer Finalisierung erheblich geändert werden. Unsere Kunden sollten jedoch ein paar wichtige Dinge wissen:

• Wir garantieren die Einhaltung aller aktuellen Landes- und Bundesvorschriften, einschließlich ADA-, GINA- und HIPAA-Gesetze.
• Unsere Produkte „Activity Rewards“ und „Wellness Challenges“ entsprechen vollständig den aktuellen Richtlinien.
• Wir können stets alternative Optionen anbieten, um den Anforderungen des ADA gerecht zu werden.
• Wir bieten auch Anleitungen dazu, wie Sie „De-minimis“-Anreize anbieten können, einschließlich Geschenkgutscheinen und Artikeln aus unserem Prämien-Shop.

Wir behalten diese sich entwickelnde Regulierungssituation im Auge und benachrichtigen Kunden, wenn es spezifische Bedenken bezüglich Ihrer Programmstruktur gibt! Für weitere Lektüre zu diesem Thema bleiben Sie am Ball im virtuellen Newsroom der EEOC.

Möchten Sie Ihr Programm mit uns besprechen? Wir beraten Sie gerne! Buchen Sie einen Termin mit unseren Leistungsexperten für weitere Informationen.