O que a EEOC diz sobre os Programas de Incentivo ao Bem-Estar: O que os Empregadores Precisam Saber

Por vários anos, a Comissão de Oportunidade Igualitária de Emprego dos EUA (EEOC) tem debatido sobre o papel que os incentivos desempenham em um programa de programa de bem-estar, e quais aspectos desses programas constituem violações de leis destinadas a proteger americanos vulneráveis.

A linha do tempo de propostas, regulamentações e diretrizes se estende por muitos anos e pode ser confusa para empregadores que buscam orientação!

Aqui está a atualização mais recente de fevereiro de 2021. (Adicione esta postagem aos favoritos, pois com certeza atualizaremos conforme as regulamentações mudarem!)

Qual é o problema?

Programas de bem-estar corporativo são projetados para incentivar os funcionários a participarem de uma variedade de comportamentos saudáveis e aumentarem seu bem-estar pessoal.

O relatório estilo e estrutura desses programas variam em todo o setor e podem incluir benefícios como oportunidades educacionais, reembolsos para serviços relacionados à saúde e condicionamento físico, programas baseados em atividades (como o nosso recompensas por atividade ou bem-estar), e outras vantagens e descontos para apoiar um estilo de vida saudável.

Muitos empregadores oferecem incentivos de bem-estar para incentivar ou aumentar a participação nesses programas.

No entanto, esses programas devem ser voluntários para cumprir as leis federais de deficiência e informações genéticas.

A maioria dos programas de bem-estar já é voluntária por definição. Com base em uma decisão de 2016, a EEOC considera um programa de bem-estar voluntário se ele:

• não exigir que os funcionários participem
• não negar cobertura sob nenhum de seus planos de saúde coletivos (incluindo pacotes de benefícios) por não participação, ou limitar a extensão dos benefícios para funcionários que não participam
• não tomar nenhuma medida negativa contra funcionários que não participam
• fornecer aos funcionários um aviso que explique geralmente quais informações serão coletadas, como serão usadas, quem as receberá e o que será feito para mantê-las confidenciais

Bem simples! Então, por que se torna complicado? Incentivos.

Se um empregador está oferecendo um incentivo financeiro significativo pela participação, solicitando informações sobre o histórico médico familiar ou atrelando incentivos a resultados de saúde, isso é realmente voluntário afinal? Essa é a grande questão que os reguladores vêm debatendo há anos.

Como a EEOC define programas de bem-estar?

A EEOC divide os programas em duas categorias: aqueles integrados ao plano de saúde coletivo do empregador e programas de bem-estar independentes. A comissão detalha ainda mais esses programas com base em sua mecânica:

1. Programas baseados em saúde (Health-contingent):

Qualquer programa de bem-estar que exige que você atenda a requisitos relacionados à sua saúde para ganhar sua recompensa. Esses programas devem cumprir a Lei de Portabilidade e Responsabilidade de Seguros de Saúde (HIPAA). Os programas baseados em saúde podem ser focados apenas em atividades ou em resultados:

• Um programa de bem-estar baseado em atividades exige que você conclua uma atividade relacionada à saúde para receber uma recompensa. Por exemplo, caminhar, fazer exercícios ou participar de um desafio de bem-estar ou programa educacional. A maioria dos programas da IncentFit se enquadra nesta categoria.
• Um programa de bem-estar baseado em saúde e focado em resultados é aquele que exige que você alcance ou mantenha um resultado de saúde específico. Por exemplo, não usar tabaco ou atingir metas específicas em uma triagem biométrica. A maioria dos programas da IncentFit não se enquadra nesta categoria.

2. Programas baseados apenas na participação.

Esta categoria inclui programas de bem-estar que não devem fornecem uma recompensa OU não exigem condições relacionadas à saúde para receber recompensas. Por exemplo, este tipo de programa pode recompensar funcionários que fazem um exame físico anual ou concluem uma avaliação de risco à saúde, independentemente do estado de saúde do funcionário. Alguns programas da IncentFit também se enquadram nesta categoria.

Como essa proposta afeta os incentivos?

A orientação sobre incentivos mudou de ideia várias vezes. A proposta atual é bastante restritiva em relação aos incentivos, especialmente para programas de bem-estar independentes.
O relatório as diretrizes atuais sugerem que os programas de bem-estar podem fornecer apenas pequenas vantagens para qualquer um desses tipos de programas — exemplos incluem garrafas de água, camisetas e pequenos vales-presente (aproximadamente US$ 50 ou menos). Recompensas maiores, como vantagens em dinheiro, assinaturas gratuitas de academias ou uma redução de US$ 50 na contribuição mensal obrigatória do funcionário para o seguro saúde, não são consideradas insignificantes (de minimis).

No entanto, advogados corporativos explicam que, embora a EEOC diga que “a maioria dos programas seria limitada a esses incentivos menores, há uma exceção significativa para programas de bem-estar baseados em saúde. E quando o incentivo faz parte do seguro-saúde coletivo, ou se qualifica como tal, os empregadores podem exceder o limite de insignificância.”

Qual é a situação atual desta proposta?

No início de fevereiro de 2021, estamos em um período de espera.

Em 7 de janeiro de 2021, a EEOC publicou o conjunto mais recente de regulamentações propostas. No entanto, em 20 de janeiro, o presidente Biden emitiu uma ordem executiva congelando muitas regulamentações novas e pendentes para revisão posterior. Isso coloca empregadores, fornecedores e grupos de empregadores em estado de espera mais uma vez — e as regulamentações propostas podem mudar consideravelmente assim que essa revisão for concluída. Alguns grupos de empregadores solicitaram orientações específicas sobre como incentivar as vacinas contra a Covid-19.

Portanto, embora as regulamentações estejam congeladas no momento, em questão de semanas, o público deve ter a oportunidade de enviar comentários públicos para serem considerados pela Comissão. Os próximos passos incluem a revisão desses comentários públicos e possíveis revisões das diretrizes. Para mais informações, consulte o anúncio da EEOC.

Quais são as implicações para os empregadores?

Sob a proposta atual, os empregadores só podem oferecer pequenos incentivos em troca de um funcionário concluir uma avaliação de risco à saúde, fazer um exame físico ou fornecer informações sobre o histórico médico familiar.

No entanto, os empregadores podem oferecer incentivos mais significativos aos funcionários que alcançam metas de caminhada, dieta ou exercício, ou que atingem determinados resultados de saúde (como parar de fumar)... desde que o programa faça parte de um plano de saúde coletivo em conformidade com a HIPAA.

Acreditamos que a proposta atual é restritiva demais. Nossas pesquisas mostraram que incentivos financeiros melhoram a participação em programas de bem-estar— e nosso incentivo anual recomendado para programas baseados em atividades fica entre US$ 350 e 500 por funcionário.

Se as regras propostas forem finalizadas em sua forma atual, os empregadores talvez precisem considerar a redução dos incentivos oferecidos, deixar de exigir a divulgação de informações de saúde para ganhar recompensas ou mudar totalmente para um programa baseado em resultados (o que nós não recomendamos).

Como isso afeta os clientes da IncentFit

Esperamos que as diretrizes propostas passem por mudanças significativas antes de serem finalizadas. No entanto, nossos clientes devem saber de algumas coisas importantes:

• Garantimos a conformidade com todas as regulamentações estaduais e federais atuais, incluindo as leis ADA, GINA e HIPAA
• Nossos produtos Recompensas por Atividade (Activity Rewards) e Desafios de Bem-estar (Wellness Challenges) estão totalmente em conformidade com as diretrizes atuais
• Sempre podemos fornecer opções alternativas para atender às necessidades da ADA
• Também podemos fornecer orientações sobre como oferecer incentivos “de minimis”, incluindo cartões-presente e itens recebidos através do nosso shopping de recompensas

Estamos de olho nessa situação regulamentação em evolução e alertaremos os clientes se houver alguma preocupação específica sobre a estrutura do seu plano! Para mais leituras sobre este tópico, fique ligado na sala de imprensa virtual da EEOC.

Tem interesse em discutir seu programa conosco? Teremos o maior prazer em fornecer orientações! Agende um horário com nossos especialistas em benefícios para obter mais informações.