کمیسیون فرصت‌های شغلی برابر (EEOC) درباره برنامه‌های تشویقی سلامتی چه می‌گوید: آنچه کارفرمایان باید بدانند
برای چند سال، کمیسیون برابری فرصت‌های شغلی ایالات متحده (EEOC) درباره نقش پاداش‌ها در برنامه‌های تندرستی کارکنان بحث کرده است برنامه تندرستیو اینکه چه جنبه‌هایی از این برنامه‌ها مصداق نقض قوانینِ حافظ اقشار آسیب‌پذیر آمریکاست.
روند ارائه‌ی پیشنهادها، مقررات و دستورالعمل‌ها سال‌های زیادی را در بر گرفته و می‌تواند برای کارفرمایانی که به‌دنبال راهنمایی هستند گیج‌کننده باشد!
در اینجا آخرین وضعیت تا فوریه ۲۰۲۱ آورده شده است. (این مطلب را نشانه‌گذاری (Bookmark) کنید، زیرا با تغییر مقررات حتماً آن را به‌روزرسانی خواهیم کرد!)
مسأله چیست؟
برنامه‌های سلامت سازمانی برای تشویق کارکنان به مشارکت در انواع رفتارهای سالم و بهبود کلی آن‌ها طراحی شده‌اند تندرستی شخصیکمک می‌کند.
خطرات سبک و ساختار این برنامه‌ها در صنایع مختلف متفاوت است و می‌تواند شامل مزایایی مانند فرصت‌های آموزشی، بازپرداخت هزینه‌های خدمات مرتبط با سلامت و تناسب اندام، برنامه‌های مبتنی بر فعالیت (مانند پاداش‌های فعالیت یا چالش‌های سلامت) و سایر مزایا و تخفیف‌ها برای حمایت از سبک زندگی سالم باشد.
بسیاری از کارفرمایان پیشنهاد می‌دهند پاداش‌های تندرستی تا مشارکت در آن برنامه‌ها را تشویق کنند یا افزایش دهند.
با این حال، این برنامه‌ها باید کاملاً داوطلبانه باشند تا با قوانین فدرال مربوط به معلولیت‌ها و اطلاعات ژنتیکی مطابقت داشته باشند.
بیشتر برنامه‌های تندرستی از همان ابتدا به‌صورت داوطلبانه طراحی شده‌اند. بر اساس حکم سال ۲۰۱۶، EEOC زمانی یک برنامه تندرستی را داوطلبانه می‌داند که:
- کارکنان را مجبور به مشارکت نکند
- پوشش بیمه درمانی گروهی (از جمله بسته‌های مزایا) را به دلیل عدم مشارکت لغو نکند و سطح مزایا را برای کارکنانی که شرکت نمی‌کنند کاهش ندهد
- هیچ‌گونه اقدام منفی علیه کارکنانی که مشارکت نمی‌کنند انجام ندهد
- اطلاعیه‌ای به کارکنان ارائه دهد که به‌طور کلی توضیح دهد چه اطلاعاتی جمع‌آوری می‌شود، چگونه استفاده خواهد شد، چه کسی آن را دریافت می‌کند و برای حفظ محرمانگی آن چه اقداماتی انجام می‌شود
خیلی ساده است! پس چرا پیچیده می‌شود؟ پاداش‌ها.
اگر کارفرمایی پاداش مالی قابل‌توجهی برای مشارکت ارائه دهد، اطلاعات مربوط به سابقه پزشکی خانواده را درخواست کند، یا پاداش‌ها را به نتایج سلامت پیوند بزند، آیا این برنامه واقعاً داوطلبانه محسوب می‌شود؟ این همان سوال بزرگی است که تنظیم‌گران مقررات سال‌هاست درباره آن بحث می‌کنند.
EEOC برنامه‌های تندرستی را چگونه تعریف می‌کند؟
کمیسیون EEOC برنامه‌ها را به دو دسته تقسیم می‌کند: برنامه‌هایی که در طرح سلامت گروهی کارفرما ادغام شده‌اند و برنامه‌های تندرستی مستقل. این کمیسیون برنامه‌ها را بر اساس ساختار اجرایی خود به دسته‌های زیر تفکیک می‌کند:
۱. برنامه‌های وابسته به سلامت:
هر برنامه تندرستی که برای دریافت جایزه، شما را ملزم به برآوردن الزامات مرتبط با سلامت کند. این برنامه‌ها باید مطابقت داشته باشند با قانون قابلیت انتقال و مسئولیت بیمه سلامت (HIPAA). برنامه‌های وابسته به سلامت می‌توانند صرفاً مبتنی بر فعالیت یا مبتنی بر نتیجه باشند:
- یک برنامه تندرستی مبتنی بر فعالیت شما را ملزم می‌کند برای دریافت پاداش، یک فعالیت مرتبط با سلامت را انجام دهید. برای مثال، پیاده‌روی، ورزش، یا شرکت در یک چالش تندرستی یا برنامه آموزشی. بیشتر برنامه‌های IncentFit در این دسته قرار می‌گیرند.
- یک برنامه تندرستی وابسته به سلامتِ مبتنی بر نتیجه، برنامه‌ای است که در آن باید به یک نتیجه خاص سلامتی دست یابید یا آن را حفظ کنید. برای مثال، مصرف نکردن تنباکو یا دستیابی به شاخص‌های مشخص در غربالگری بیومتریک. بیشتر برنامه‌های IncentFit در این دسته قرار نمی‌گیرند.
۲. برنامه‌های صرفاً مبتنی بر مشارکت.
این دسته شامل برنامه‌های تندرستی است که یا نه پاداشی ارائه نمی‌دهند یا برای دریافت پاداش نیازی به شرایط مرتبط با سلامت ندارند. برای مثال، این نوع برنامه ممکن است به کارکنانی که معاینه پزشکی سالانه انجام می‌دهند یا ارزیابی ریسک سلامت را تکمیل می‌کنند، صرف‌نظر از وضعیت سلامتشان پاداش دهد. برخی از برنامه‌های IncentFit نیز در این دسته قرار می گیرند.
این پیشنهاد چه تاثیری بر پاداش‌ها دارد؟
دستورالعمل‌های مربوط به پاداش‌ها بارها تغییر کرده است. پیشنهاد فعلی در مورد پاداش‌ها نسبتاً سخت‌گیرانه است، به‌ویژه برای برنامه‌های تندرستی مستقل.
خطرات دستورالعمل‌های فعلی پیشنهاد می‌کنند که برنامه‌های تندرستی تنها می‌توانند مزایای جزئی برای هر یک از این نوع برنامه‌ها ارائه دهند؛ نمونه‌ها شامل بطری آب، تی‌شرت و کارت‌های هدیه کوچک (تقریباً ۵۰ دلار یا کمتر) هستند. پاداش‌های بزرگ‌تر مانند مزایای نقدی، عضویت رایگان در باشگاه ورزشی، یا کاهش ۵۰ دلاری در سهم ماهانه بیمه درمانی اجباری کارمند، ناچیز (de minimis) محسوب نمی‌شوند.
با این حال، وکلای شرکتی توضیح می‌دهند که در حالی که EEOC می‌گوید «بیشتر برنامه‌ها به این پاداش‌های جزئی محدود می‌شوند»، یک استثنای قابل‌توجه برای برنامه‌های تندرستی وابسته به سلامت وجود دارد. و زمانی که پاداش بخشی از بیمه درمانی گروهی باشد یا شرایط آن را احراز کند، کارفرمایان می‌توانند از حد مجاز ناچیز فراتر روند.
وضعیت فعلی این پیشنهاد چیست؟
از اوایل فوریه ۲۰۲۱، ما در دوره انتظار به سر می‌بریم.
در ۷ ژانویه ۲۰۲۱، EEOC جدیدترین مجموعه مقررات پیشنهادی را منتشر کرد. با این حال، در ۲۰ ژانویه، رئیس‌جمهور بایدن دستور اجرایی را صادر کرد که بر اساس آن بسیاری از مقررات جدید و در انتظار بررسی، برای بازنگری بیشتر به حالت تعلیق درآمدند. این امر کارفرمایان، ارائه‌دهندگان و گروه‌های کارفرمایی را بار دیگر در وضعیتی نامطمئن قرار می‌دهد — و مقررات پیشنهادی پس از اتمام آن بررسی می‌تواند به طور قابل توجهی تغییر کند. برخی از گروه‌های کارفرمایی خواستار دستورالعمل‌های خاصی در مورد نحوه تشویق به دریافت واکسن کووید-۱۹ شده‌اندکمک می‌کند.
بنابراین، در حالی که مقررات در حال حاضر متوقف شده‌اند، عموم مردم باید ظرف چند هفته آینده فرصتی برای ارائه نظرات خود داشته باشند تا توسط کمیسیون بررسی شود. قدم‌های بعدی شامل بررسی نظرات عموم و احتمال بازنگری در دستورالعمل‌ها است. برای اطلاعات بیشتر، اعلامیه EEOC را مشاهده کنیدکمک می‌کند.
پیامدهای آن برای کارفرمایان چیست؟
بر اساس پیشنهاد فعلی، کارفرمایان تنها در ازای تکمیل ارزیابی ریسک سلامت، انجام معاینه پزشکی، یا ارائه اطلاعات مربوط به سابقه پزشکی خانواده توسط کارمند، می‌توانند پاداش‌های کوچکی ارائه دهند.
با این حال، کارفرمایان می‌توانند پاداش‌های چشمگیرتری به کارکنانی که اهداف پیاده‌روی، رژیم غذایی یا ورزش را کامل می‌کنند، یا به نتایج خاصی در سلامت دست می‌یابند (مانند ترک سیگار) ارائه دهند... به شرطی که برنامه بخشی از طرح سلامت گروهیِ سازگار با HIPAA باشد.
ما احساس می‌کنیم که پیشنهاد فعلی بسیار محدودکننده است. تحقیقات ما نشان داده است که پاداش‌های مالی مشارکت در برنامه‌های تندرستی را بهبود می‌بخشد— و پیشنهاد ما برای پاداش سالانه برنامه‌های مبتنی بر فعالیت، بین ۳۵۰ تا ۵۰۰ دلار به ازای هر کارمند است.
اگر قوانین پیشنهادی به همین شکل فعلی نهایی شوند، ممکن است کارفرمایان مجبور شوند یکی از این کارها را در نظر بگیرند: کاهش پاداش‌های ارائه‌شده، عدم نیاز به افشای اطلاعات سلامت برای دریافت پاداش، یا تغییر کامل به یک برنامه مبتنی بر نتیجه (که ما آن را توصیه نمی‌کنیم).
این موضوع چگونه بر مشتریان IncentFit تأثیر می‌گذارد
ما انتظار داریم که دستورالعمل‌های پیشنهادی قبل از نهایی شدن دستخوش تغییرات چشمگیری شوند. با این حال، مشتریان ما باید چند نکته مهم را بدانند:
- ما انطباق با تمام مقررات فعلی ایالتی و فدرال، از جمله قوانین ADA، GINA و HIPAA را تضمین می‌کنیم
- محصولات پاداش فعالیت (Activity Rewards) و چالش‌های تندرستی (Wellness Challenges) ما کاملاً با دستورالعمل‌های فعلی سازگار هستند
- ما همیشه می‌توانیم گزینه‌های جایگزینی را متناسب با نیازهای قانون ADA ارائه دهیم
- همچنین می‌توانیم در مورد نحوه ارائه پاداش‌های «ناچیز» (de minimis)، از جمله کارت‌های هدیه و اقلام دریافتی از طریق فروشگاه پاداش (rewards mall)، راهنمایی‌هایی ارائه دهیم
ما این وضعیت نظارتیِ در حال تغییر را زیر نظر داریم و اگر نگرانی خاصی در مورد ساختار طرح شما وجود داشته باشد، به مشتریان اطلاع خواهیم داد! برای مطالعه بیشتر در این زمینه، با اتاق خبر مجازی EEOCکمک می‌کند.
علاقه‌مندید درباره برنامه‌تان با ما گفتگو کنید؟ ما با کمال میل راهنمایی‌های لازم را ارائه می‌کنیم! برای کسب اطلاعات بیشتر، وقت مشاوره با متخصصان مزایای ما رزرو کنید.
