Wat de EEOC zegt over welzijnsstimuleringsprogramma's: Wat werkgevers moeten weten

Al enkele jaren debatteert de U.S. Equal Employment Opportunity Commission (EEOC) over de rol die beloningen spelen in een werknemerswelzijnsprogramma welzijnsprogramma, en welke aspecten van die programma's een inbreuk vormen op wetten die bedoeld zijn om kwetsbare Amerikanen te beschermen.

De tijdlijn van voorstellen, regelgeving en richtlijnen gaat vele jaren terug en kan verwarrend zijn voor werkgevers die houvast zoeken!

Dit is de stand van zaken per februari 2021. (Sla dit bericht op in je favorieten, want we vullen het zeker aan zodra de regelgeving verandert!)

Wat is het probleem?

Bedrijfsfitness- en vitaliteitsprogramma's zijn ontworpen om werknemers te stimuleren deel te nemen aan uiteenlopende gezonde gedragingen en hun algemene persoonlijk welzijn.

De stijl en opzet van deze programma's verschilt per branche en kan voordelen omvatten zoals leermogelijkheden, vergoedingen voor gezondheids- en fitnessgerelateerde diensten, op activiteit gebaseerde programma's (zoals onze activiteitenbeloningen ofwel wellness-uitdagingen), en andere extra's en kortingen om een gezonde levensstijl te ondersteunen.

Veel werkgevers bieden wellness-stimulansen aan om deelname aan die programma's te stimuleren of te vergroten.

Deze programma's moeten echter op vrijwillige basis plaatsvinden om te voldoen aan federale wetgeving inzake handicaps en genetische informatie.

De meeste welzijnsprogramma's zijn uit de aard der zaak al vrijwillig. Op basis van een uitspraak uit 2016 beschouwt de EEOC een welzijnsprogramma als vrijwillig als het:

• werknemers niet verplicht om deel te nemen
• de dekking onder geen enkele groepsziektekostenverzekering (inclusief verzekeringspakketten) weigert vanwege niet-deelname, en de omvang van de vergoedingen voor werknemers die niet deelnemen niet beperkt
• geen enkele negatieve maatregel treft tegen werknemers die niet deelnemen
• werknemers een kennisgeving verstrekt waarin over het algemeen wordt uitgelegd welke informatie wordt verzameld, hoe deze zal worden gebruikt, wie deze ontvangt en wat er wordt gedaan om deze vertrouwelijk te houden

Vrij eenvoudig! Dus waarom wordt het ingewikkeld? Beloningen.

Als een werkgever een aanzienlijke financiële beloning biedt voor deelname, vraagt naar medische geschiedenis van het familievenster, of beloningen koppelt aan gezondheidsresultaten, is het dan eigenlijk nog wel vrijwillig? Dat is de grote vraag waar toezichthouders al jaren over twisten.

Hoe definieert de EEOC welzijnsprogramma's?

De EEOC verdeelt programma's in twee categorieën: programma's die zijn geïntegreerd in de groepsziektekostenverzekering van de werkgever, en zelfstandige welzijnsprogramma's. De commissie splitst deze programma's verder op basis van de werking:

1. Gezondheidsafhankelijke programma's:

Elk welzijnsprogramma waarbij je moet voldoen aan gezondheidseisen om je beloning te verdienen. Deze programma's moeten voldoen aan de Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA). Gezondheidsafhankelijke programma's kunnen gebaseerd zijn op activiteiten of op resultaten:

• Een op activiteiten gebaseerd welzijnsprogramma vereist dat je een gezondheidsgerelateerde activiteit uitvoert om een beloning te ontvangen. Denk hierbij aan wandelen, sporten, of deelnemen aan een welzijnschallenge of educatief programma. De meeste IncentFit-programma's vallen in deze categorie.
• Een op resultaten gebaseerd gezondheidsafhankelijk welzijnsprogramma vereist dat je een specifiek gezondheidsresultaat behaalt of behoudt. Bijvoorbeeld niet roken of specifieke normen behalen bij een biometrische screening. De meeste IncentFit-programma's vallen niet in deze categorie.

2. Programma's op basis van deelname.

Deze categorie omvat welzijnsprogramma's die ofwel geen niet beloning bieden OF geen gezondheidsgerelateerde voorwaarden stellen om beloningen te ontvangen. Dit type programma kan werknemers bijvoorbeeld belonen voor het ondergaan van een jaarlijkse fysieke controle of het invullen van een gezondheidsrisico-evaluatie, ongeacht de gezondheidstoestand van de werknemer. Sommige IncentFit-programma's vallen eveneens in deze categorie.

Hoe beïnvloedt dit voorstel de beloningen?

Het beleid rondom beloningen is al meerdere keren omgeslagen. Het huidige voorstel is vrij restrictief wat betreft beloningen, met name voor zelfstandige welzijnsprogramma's.
De huidige richtlijnen suggereren dat welzijnsprogramma's slechts kleine extra's kunnen bieden voor dit soort programma's—voorbeelden hiervan zijn waterflessen, t-shirts en kleine cadeaubonnen (ongeveer $ 50 of minder). Grotere beloningen, zoals geldbonussen, gratis fitnessabonnementen of een korting van $ 50 op de verplichte maandelijkse premiebijdrage voor de ziektekostenverzekering van de werknemer, worden niet beschouwd als verwaarloosbaar (de minimis).

Bedrijfsjuristen leggen echter uit dat hoewel de EEOC zegt dat "de meeste programma's beperkt blijven tot deze kleine beloningen", er een belangrijke uitzondering geldt voor gezondheidsafhankelijke welzijnsprogramma's. En wanneer de beloning deel uitmaakt van, of in aanmerking komt als, een groepsziektekostenverzekering, kunnen werkgevers de de minimis-limiet overschrijden.

Wat is de huidige status van dit voorstel?

Begin februari 2021 bevinden we ons in een afwachtende periode.

Op 7 januari 2021 publiceerde de EEOC de nieuwste reeks voorgestelde regelgeving. Op 20 januari vaardigde president Biden echter een presidentieel decreet uit dat veel nieuwe en in behandeling zijnde regels bevroor voor verdere evaluatie. Daardoor zitten werkgevers, leveranciers en werkgeversorganisaties opnieuw in de wachtkamer — en de voorgestelde regels kunnen aanzienlijk veranderen zodra die evaluatie is afgerond. Sommige werkgeversorganisaties hebben opgeroepen tot specifieke richtlijnen over hoe we Covid-19-vaccinaties kunnen stimuleren.

Hoewel de regels momenteel zijn bevroren, krijgt het publiek binnen enkele weken de gelegenheid om publieke opmerkingen in te dienen die door de Commissie zullen worden overwogen. De volgende stappen omvatten het beoordelen van die reacties en mogelijke herzieningen van de richtlijnen. Voor meer informatie, raadpleeg de aankondiging van de EEOC.

Wat zijn de implicaties voor werkgevers?

Onder het huidige voorstel mogen werkgevers slechts kleine beloningen aanbieden in ruil voor het invullen van een gezondheidsrisico-evaluatie, een medische keuring of het verstrekken van informatie over de medische geschiedenis van de familie.

Werkgevers kunnen echter grotere beloningen aanbieden aan werknemers die wandel-, dieet- of sportdoelen behalen, of die bepaalde gezondheidsresultaten bereiken (zoals stoppen met roken)… zolang het programma deel uitmaakt van een HIPAA-conform groepszorgplan.

Wij zijn van mening dat het huidige voorstel veel te restrictief is. Ons onderzoek heeft aangetoond dat financiële beloningen de deelname aan welzijnsprogramma's verbeteren— en onze aanbevolen jaarlijkse beloning voor op activiteiten gebaseerde programma's ligt tussen de $ 350 en $ 500 per werknemer.

Als de voorgestelde regels in hun huidige vorm definitief worden, moeten werkgevers mogelijk overwegen om de aangeboden beloningen te verlagen, het verstrekken van gezondheidsinformatie niet langer te verplichten om beloningen te verdienen, of volledig over te stappen op een op resultaten gebaseerd programma (wat wij niet aanbevelen).

Hoe dit van invloed is op klanten van IncentFit

We verwachten dat de voorgestelde richtlijnen ingrijpend zullen veranderen voordat ze definitief worden. Onze klanten moeten echter een aantal belangrijke zaken weten:

• Wij garanderen naleving van alle huidige staats- en federale regelgeving, inclusief de ADA-, GINA- en HIPAA-wetgeving
• Onze producten Activity Rewards en Wellness Challenges voldoen volledig aan de huidige richtlijnen
• We kunnen altijd alternatieve opties bieden om aan de ADA-behoeften te voldoen
• We kunnen ook advies geven over het aanbieden van "de minimis"-beloningen, waaronder cadeaubonnen en artikelen uit onze beloningswinkel

We houden deze ontwikkelende regelgeving nauwlettend in de gaten en waarschuwen klanten als er specifieke zorgen zijn over uw planstructuur! Blijf voor meer leesvoer over dit onderwerp op de hoogte via de virtuele perskamer van de EEOC.

Interesse om uw programma met ons te bespreken? We helpen u graag op pad! Plan een gesprek in met onze voordelenexperts voor meer informatie.