מה שוועדת שוויון ההזדמנויות בתעסוקה (EEOC) אומרת על תוכניות תמריצי בריאות: מה מעסיקים צריכים לדעת

במשך מספר שנים, נציבות שוויון ההזדמנויות בעבודה בארה"ב (EEOC) דנה בתפקיד שממלאים תמריצים בקרב עובדים ב בתוכנית הרווחה, ובאילו היבטים של אותן תוכניות מהווים הפרה של חוקים שנועדו להגן על אמריקאים פגיעים.

ציר הזמן של הצעות, תקנות והנחיות משתרך לאחור שנים רבות ויכול להיות מבלבל עבור מעסיקים המחפשים הכוונה!

להלן העדכון האחרון נכון לפברואר 2021. (מומלץ לשמור פוסט זה במועדפים, שכן אנו נדאג לעדכן אותו ככל שהתקנות ישתנו!)

מה הבעיה?

תוכניות רווחה ארגוניות נועדו לעודד עובדים להשתתף במגוון התנהגויות בריאות ולהגביר את ה רווחה אישית.

דווח הסגנון והמבנה של תוכניות אלו משתנים בענף, ויכולים לכלול הטבות כגון הזדמנויות חינוכיות, החזרים עבור שירותים הקשורים לבריאות וכושר, תוכניות מבוססות פעילות (כגון תגמולים על פעילות או בריאות), והטבות והנחות אחרות לתמיכה באורח חיים בריא.

מעסיקים רבים מציעים תמריצי בריאות כדי לעודד או להגדיל את ההשתתפות בתוכניות אלו.

עם זאת, תוכניות אלו חייבות להיות וולונטריות כדי לעמוד בחוקי המוגבלויות והמידע הגנטי הפדרליים.

רוב תוכניות הבריאות כבר וולונטריות מעצם תכנונן. בהתבסס על פסיקה מ-2016, ה-EEOC מחשיב תוכנית בריאות לוולונטרית אם היא:

• אינה מחייבת עובדים להשתתף
• אינה שוללת כיסוי תחת אף אחת מתוכניות בריאות הקבוצתיות שלה (כולל חבילות הטבות) עקב אי-השתתפות, ואינה מגבילה את היקף ההטבות לעובדים שאינם משתתפים
• אינה נוקטת שום פעולה שלילית נגד עובדים שאינם משתתפים
• מספקת לעובדים הודעה המסבירה באופן כללי איזה מידע ייאסף, כיצד נעשה בו שימוש, מי יקבל אותו, ומה ייעשה כדי לשמור על סודיותו

פשוט למדי! אז איך זה נעשה מסובך? תמריצים.

אם מעסיק מציע תמריץ כספי משמעותי עבור השתתפות, מבקש מידע על ההיסטוריה הרפואית המשפחתית, או קושר תמריצים לתוצאות בריאותיות – האם זה באמת וולונטרי אחרי הכול? זו השלד הגדולה שהרגולטורים מתווכחים עליה במשך שנים.

כיצד ה-EEOC מגדיר תוכניות בריאות?

ה-EEOC מחלק את התוכניות לשתי קטגוריות: כאלו המשולבות בתוכנית הבריאות הקבוצתית של המעסיק, ותוכניות בריאות עצמאיות. הנציבות מפרקת את התוכניות הללו עוד יותר על בסיס מכניקת התוכנית:

1. תוכניות המותנות במצב בריאותי:

כל תוכנית בריאות המחייבת אותך לעמוד בדרישות הקשורות לבריאותך על מנת לזכות בפרס שלך. תוכניות אלו חייבות לציית לחוק האחריות והמעבר של ביטוח בריאות (HIPAA). תוכניות המותנות בבריאות יכולות להיות מבוססות פעילות בלבד או מבוססות תוצאות:

• תוכנית בריאות המבוססת על פעילות דורשת ממך להשלים פעילות הקשורה לבריאות על מנת לקבל פרס. לדוגמה: הליכה, כושר, או השתתפות באתגר בריאות או בתוכנית חינוכית. רוב התוכניות של IncentFit נופלות תחת קטגוריה זו.
• תוכנית בריאות המותנית בתוצאות בריאותיות דורשת ממך להשיג או לשמור על תוצאה בריאותית מסוימת. לדוגמה: אי-שימוש בטבק או הגעה ליעדים ספציפיים בבדיקה ביometric-ית. רוב התוכניות של IncentFit אינן נופלות תחת קטגוריה זו.

2. תוכניות המבוססות על השתתפות בלבד.

קטגוריה זו כוללת תוכניות בריאות שאינן ולא מספקות פרס או שאינן דורשות תנאים הקשורים לבריאות כדי לקבל פרסים. לדוגמה, סוג זה של תוכנית עשוי לתגמל עובדים שעוברים בדיקה גופנית שנתית או משלימים הערכת סיכונים בריאותיים, ללא קשר למצבו הבריאותי של העובד. חלק מתוכניות IncentFit נופלות תחת קטגוריה זו גם כן.

כיצד הצעה זו משפיעה על תמריצים?

ההנחיות סביב תמריצים השתנו פעמים רבות לכאן ולכאן. ההצעה הנוכחית מגבילה למדי בכל הקשור לתמריצים, במיוחד עבור תוכניות בריאות עצמאיות.
דווח ההנחיות הנוכחיות מציעות כי תוכניות בריאות יכולות לספק רק הטבות קטנות עבור סוגים אלו של תוכניות – דוגמאות כוללות בקבוקי מים, חולצות T, וכרטיסי מתנה קטנים (בסביבות 50 דולר או פחות). תגמולים גדולים יותר, כגון הטבות במזון, מנויים חינם לחדר כושר, או הפחתה של 50 דולר בתרומת הפרמיה החודשית הנדרשת של העובד לביטוח בריאות, אינם נחשבים לזניחים (de minimis).

עם זאת, עורכי דין של תאגידים מסבירים שבעוד שה-EEOC אומר ש"רוב התוכניות יוגבלו לתמריצים קטנים אלה", ישנו חריג משמעותי עבור תוכניות בריאות המותנות במצב בריאותי. וכאשר התמריץ הוא חלק מביטוח בריאות קבוצתי, או מזכה בו, מעסיקים יכולים לחרוג ממגבלת ה-de minimis.

מה מעמדה של הצעה זו כיום?

נכון לתחילת פברואר 2021, אנו נמצאים בתקופת המתנה.

ב-7 בי يناير 2021 (יש לתקן ל-7 בינואר 2021), ה EEOC פרסם את סדרת תקנות המוצעות האחרונה. עם זאת, ב-20 בינואר, הנשיא ביידן הוציא צו נשיאותי המקפיא תקנות חדשות ותלויות ועומדות רבות לצורך בחינה נוספת. הדבר מעמיד שוב מעסיקים, ספקים וקבוצות מעסיקים במצב המתנה – והתקנות המוצעות עשויות להשתנות באופן משמעותי ברגע שהבחינה תושלם. קבוצות מעסיקים מסוימות קראו למתן הנחיות ספציפיות כיצד לתמרן חיסונים נגד קורונה.

לכן, בעוד שהתקנות מופאות כרגע, בתוך מספר שבועות הציבור אמור לקבל הזדמנות להגיש הערות ציבוריות שייבחנו על ידי הנציבות. השלבים הבאים כוללים בחינה של הערות ציבוריות אלו ותיקונים אפשריים להנחיות. למידע נוסף, עיין בהודעת ה-EEOC.

מהן ההשלכות עבור מעסיקים?

תחת ההצעה הנוכחית, מעסיקים יכולים להציע רק תמריצים קטנים בתמורה לכך שעובד משלים הערכת סיכונים בריאותיים, עובר בדיקה גופנית, או מספק מידע על היסטוריה רפואית משפחתית.

עם זאת, מעסיקים יכולים להציע תמריצים משמעותיים יותר עובדים שמשלימים יעדי הליכה, דיאטה או פעילות גופנית, או שעומדים בתוצאות בריאותיות מסוימות (כגון הפסקת עישון)... כל עוד התוכנית היא חלק מתוכנית בריאות קבוצתית התואמת HIPAA.

אנו סבורים שההצעה הנוכחית מגבילה הרבה מעבר לנדרש. המחקר שלנו הראה כי תמריצים כספיים משפרים את ההשתתפות בתוכניות בריאות– והתמריץ השנתי המומלץ שלנו לתוכניות מבוססות פעילות הוא בין 350 ל-500 דולר לעובד.

אם הכללים המוצעים יאושרו בסופו של דבר במתכונתם הנוכחית, מעסיקים עשויים להידרש לשקול לצמצם את התמריצים המוצעים, לוותר על דרישת חשיפת מידע בריאותי כדי לזכות בפרסים, או לעבור לחלוטין לתוכנית המבוססת על תוצאות (דבר שאנו לא ) ממליצים.

כיצד הדבר משפיע על לקוחות IncentFit

אנו צופים שההנחיות המוצעות יעברו שינויים משמעותיים בטרם יאושרו סופית. עם זאת, הלקוחות שלנו צריכים לדעת כמה דברים חשובים:

• אנו מתחייבים לעמידה מלאה בכל התקנות הפדרליות והמדינתיות הנוכחיות, כולל חוקי ADA, GINA ו-HIPAA
• המוצרים שלנו לתגמולי פעילות ואתגרי בריאות תואמים לחלוטין את ההנחיות הנוכחיות
• אנו יכולים תמיד לספק אפשרויות חלופיות שיתאימו לצרכי ה-ADA
• אנו יכולים לספק גם הכוונה כיצד להציע תמריצים “de minimis”, כולל כרטיסי מתנה ופריטים המושגים דרך קניון התגמולים שלנו

אנו עוקבים מקרוב אחר המצב הרגולטורי המתפתח הזה ונעדכן את הלקוחות אם יהיו חששות ספציפיים לגבי מבנה התוכנית שלכם! לקריאה נוספת בנושא זה, הישארו מעודכנים ב חדר החדשות הווירטואלי של ה-EEOC.

מעוניינים לשוחח איתנו על התוכנית שלכם? נשמח לספק הכוונה! קבעו פגישה עם מומחי ההטבות שלנו לקבלת מידע נוסף.