La guía definitiva sobre incentivos de bienestar

 Es difícil imaginar un lugar de trabajo moderno y con visión de futuro que no priorice el bienestar de sus empleados. Los incentivos de bienestar son una forma comprobada de aumentar la participación, elevar la moral y entusiasmar a los empleados con su programa de bienestar.

Estos incentivos de bienestar sirven como poderosos motivadores para fomentar hábitos saludables y la participación en los programas de la empresa. Por eso los empleadores llevan décadas invirtiendo en programas de incentivos de bienestar: porque funcionan.

En este artículo, hablaremos de:

1. ¿Qué son los incentivos de bienestar?
2. La evolución de los incentivos de bienestar
3. ¿Funcionan los incentivos de bienestar?
4. ¿Son legales los incentivos de bienestar?
5. ¿Son los incentivos de bienestar un ingreso gravable?
6. Mejores prácticas para utilizar incentivos de bienestar para empleados
7. Cómo incorporar incentivos de bienestar en un programa de bienestar
8. Principales ejemplos de programas de incentivos de bienestar

1. ¿Qué son los incentivos de bienestar?

Un bienestar es una recompensa que se ofrece para animar a los empleados a adoptar conductas que mejoren su salud física, mental o emocional. Estas pueden ser monetarias (como tarjetas de regalo o reembolsos) o no monetarias (como tiempo libre pagado o reconocimiento público).

Las empresas implementan programas de incentivos de salud para:

• Aumentar la participación en las iniciativas de bienestar
• Promover hábitos saludables a largo plazo
• Reducir el ausentismo y las reclamaciones médicas
• Mejorar la retención y la satisfacción de los empleados

Los incentivos pueden clasificarse en las siguientes categorías:

• Incentivos de costo
  • Recompensas en efectivo, tarjetas de regalo, reembolsos
• Incentivos de bajo costo o sin costo
  • Tiempo libre pagado, descansos extendidos
• Incentivos basados en el progreso
  • Ideales para aumentar y mantener la participación. Los empleados pueden ganar múltiples incentivos a lo largo del programa. Aumentar el tamaño o valor de los incentivos a medida que avanza el programa es una forma adicional de motivar a tu equipo a participar.
• Incentivos basados en la participación
  • Este tipo de incentivo se le puede otorgar a cualquier persona que participe en el programa. Debido a su naturaleza no competitiva, es ideal para fomentar la camaradería y la cohesión entre los empleados.
• Incentivos basados en el rendimiento
  • Este tipo de incentivo se puede otorgar a medida que los empleados alcanzan ciertas metas o hitos en tu programa. Si tienes un equipo muy competitivo, este tipo de incentivo es una forma eficaz de garantizar tasas de participación elevadas.
• Incentivos basados en resultados
  • Este tipo de incentivo se otorga normalmente al final de un programa a los empleados que alcanzan una meta general.

2. La evolución de los incentivos de bienestar

El concepto de incentivos de bienestar para empleados existe desde hace siglos, pero solo recientemente se ha popularizado e implementado en el lugar de trabajo moderno. Un empleado programa de bienestar incluye cualquier actividad diseñada para promover una mejor salud en el trabajo con el fin de mejorar el rendimiento, la productividad y la satisfacción del empleado. 

El trabajo es el lugar donde la mayoría de nosotros pasamos alrededor de dos tercios de la semana. Si no nos sentimos al máximo, tanto física como mentalmente, nuestro rendimiento y el equilibrio entre el trabajo y nuestra vida personal pueden verse afectados.

¿Cómo y cuándo empezaron los programas de bienestar?

1810:

Un reformador social galés llamado Robert Marcus Owen propuso la jornada laboral de 10 horas. Siete años después, propuso una idea aún más polémica: la jornada laboral de 8 horas. Incluso acuñó la frase, “ocho horas de trabajo, ocho horas de recreación, ocho horas de descanso”.

Principios de los años 80:

Los programas de bienestar laboral comenzaron a aparecer en la literatura académica, centrándose principalmente en los efectos positivos y los beneficios de la aptitud física para mejorar la salud y el rendimiento de los empleados en el trabajo. En 1982, el Journal of Occupational Health también comenzó a publicar artículos que analizaban cómo los programas de bienestar corporativo podían contribuir directamente a reducir el ausentismo y los costos de atención médica, e incluso atraer a los mejores talentos.

La gran mayoría de los programas de bienestar laboral de esta época se centraban principalmente en los aspectos físicos de la salud. No fue hasta finales de los 80 cuando las empresas comenzaron a normalizar y adoptar métodos dirigidos al aspecto psicológico de la salud y el bienestar.

1990:

Se puso en marcha una iniciativa del gobierno federal llamada Healthy People 2000 (Gente Sana 2000). Proponía que el 75% de los empleadores con 50 o más empleados ofrecieran servicios de salud como beneficio. Esta iniciativa fue un intento de mejorar la salud de la población estadounidense para finales de siglo.

Durante este periodo, los programas se centraban principalmente en tres áreas:

• Educación en salud física: clases, ferias de salud, folletos educativos, carteles y otros materiales impresos que promueven la salud física, la nutrición, etc.
• Educación sobre estilos de vida y cambios de comportamiento: programas implementados durante un tiempo determinado para brindar a los trabajadores información educativa, recursos y apoyo para adoptar estilos de vida y hábitos más saludables.
• Crear una cultura empresarial que apoyara la educación y la adopción de opciones de estilo de vida y comportamiento más saludables por parte de los trabajadores.

Años 2000:

Se introdujo una versión revisada de la iniciativa Healthy People 2000 — Healthy People 2010, que tenía como objetivo que el 75% de los centros de trabajo con más de 50 empleados tuvieran un “plan integral de promoción de la salud” que constara de cinco elementos:

• Programas de detección
• Educación en salud
• Entorno laboral físico y social de apoyo
• Integración del programa en la estructura administrativa
• Programas relacionados
• Programas de detección y exámenes médicos

3. ¿Funcionan los incentivos de bienestar?

Sí, pero solo cuando están diseñados cuidadosamente.

Los estudios demuestran que los programas con recompensas personalizadas, oportunas y alcanzables registran una participación significativamente mayor. Según un informe de Gallup, el 85% de los empleados afirmó que incentivos haría que fuera más probable que participaran en un programa de bienestar.

¿Quieres entender el ROI? Consulta Measuring What Matters: The ROI of Workplace Wellness.

4. ¿Son legales los incentivos de bienestar?

Existen muchas reglas y regulaciones en torno a la privacidad de la información de salud de un individuo. Gracias a organizaciones gubernamentales como la Comisión para la Igualdad de Oportunidades en el Empleo (EEOC) y estatutos federales como la Ley de Portabilidad y Responsabilidad de los Seguros de Salud de 1996 (HIPAA), los empleados tienen derechos y protecciones muy específicos sobre su información médica privada. 

La desventaja para los empleadores es que algunos pueden argumentar que la naturaleza de los programas de bienestar exige que los empleados hagan pública su información de salud personal, lo cual está estrictamente prohibido por la HIPAA y, por supuesto, es ilegal.

Entonces, ¿son legales los programas de bienestar para empleados? En resumen, sí.

Implementar un programa de bienestar completamente voluntario en el que los empleados puedan elegir si desean participar normalmente no genera ningún problema legal. Los problemas legales pueden surgir cuando el programa está diseñado para premiar únicamente a los empleados que deciden participar. En esencia, cuanto mayor es la recompensa que reciben los empleados por participar, mayor es la posibilidad de que surjan problemas legales. 

5. ¿Son los incentivos de bienestar un ingreso gravable?

Antes de implementar un programa de bienestar, es importante conocer los datos sobre todas las complejidades, legalidades y costos asociados con el tipo de programa que deseas ejecutar.

Los incentivos de bienestar están sujetos a impuestos por parte del IRS, lo que recalca “lo importante que es para los empleadores asegurarse de cumplir con todos los requisitos de retención y presentación de informes fiscales según el código tributario”.

En términos generales, cualquier incentivo o reembolso (es decir, recompensa en efectivo, membresía de gimnasio o equipo reembolsado, etc.) otorgado por un empleador a un empleado constituye un ingreso gravable para el empleado en forma de salario. Los empleados deben incluir estas ganancias en su formulario W-2, ya que están sujetas a retenciones de impuestos federales, impuestos de la Seguridad Social y de Medicare.

Pero hay buenas noticias para los empleados: hay una forma de evitar que los incentivos y las recompensas estén sujetos a impuestos.

Los empleadores pueden depositar las recompensas en efectivo y los reembolsos directamente en una Cuenta de Gastos de Salud (HSA) no gravable.

También hemos escrito algunas publicaciones breves sobre los programas de bienestar y sus consideraciones fiscales por si deseas profundizar en el tema:

• ¿Son gravables los incentivos de los programas de bienestar?
• Comprender la tributación de los incentivos de los programas de bienestar
• ¿Cuál es la diferencia entre beneficios fringe imponibles y no imponibles?

6. Mejores prácticas para utilizar incentivos de bienestar para empleados

Para crear un programa de incentivos de bienestar eficaz, la estrategia importa tanto como la creatividad. Estas mejores prácticas ayudarán a los empleadores a maximizar el impacto y minimizar la complejidad:

• Considera las actividades
• Deseos y necesidades de los empleados
• Presupuesto y costos asociados
• Personaliza siempre que sea posible
• Evita complicar demasiado las cosas

¿Qué tipo de actividades incluirá tu programa?

Si tu programa es continuo y cuenta con muchos hitos, es posible que prefieras ofrecer muchos premios pequeños, incentivos o recompensas periódicamente. Si tu programa tiene una estructura más de una sola vez, probablemente te convenga ofrecer recompensas más grandes en un solo pago.

¿Qué quieren tus empleados? ¿Qué es lo más importante para ellos y qué los motivará mejor a participar?

Es una pérdida de tu valioso tiempo y dinero elegir los incentivos que ofrecerás sin antes preguntar a tu personal qué es lo que quiere. Como mencionamos anteriormente, la forma más eficaz de abordar esto es mediante encuestas rápidas (pulse surveys). Obtén más información sobre las encuestas rápidas y cómo implementarlas aquí.

Considera tu presupuesto y los costos asociados necesarios para que tu programa de bienestar sea un éxito.

Ofrecerle a todo el mundo un coche nuevo como premio por correr un maratón sería increíble, pero no hay nada más vergonzoso que hacer promesas que superan tus capacidades. Debes definir un presupuesto y elegir los incentivos que ofrecerás en consecuencia.

Si tu presupuesto es bajo, eso no significa que el valor de tus incentivos deba ser bajo también. Para algunos, un día extra de vacaciones (PTO) o incluso un tiempo de descanso adicional es más valioso que una recompensa material o monetaria. 

Personaliza siempre que sea posible

La personalización aumenta la eficacia. Permite que los empleados elijan entre múltiples recompensas u ofrece un «menú» de opciones de premios basados en niveles de participación.

Evita complicar demasiado las cosas

Simplifica el proceso de canje. Si el proceso para reclamar tu recompensa requiere mucho tiempo o resulta confuso, la participación disminuirá. Facilita que los empleados reclamen sus incentivos.

7. ¿Cómo incorporar incentivos en un programa de bienestar?

Los incentivos no necesitan ser costosos para ser eficaces. Algunas formas sencillas de utilizar los incentivos de programas de bienestar incluyen:

• Tiempo libre remunerado
• Descansos adicionales o extendidos y tiempo personal
• Si tu equipo trabaja completamente en la oficina o en modalidad híbrida, considera ofrecer tiempo para trabajar desde casa
• Mencionar a los participantes en un espacio comunitario interno
• Ofrecer el regalo de la elección
  • Por ejemplo: ¿Tu organización organiza almuerzos de equipo? Los ganadores y participantes de tu programa pueden ser recompensados eligiendo dónde comerán la próxima vez.
• Reconocimiento de empleados
• Aportaciones a cuentas HSA o FSA
  • Las cuentas HSA y FSA son una excelente opción para reducir simultáneamente los costos de atención médica de la empresa y facilitar que los empleados paguen su atención médica personal. Para obtener más información, consulta esta publicación: HSA vs. FSA
• Incentivos de atractivo general
  • No necesitas gastar una fortuna. Cosas como días de ropa informal, pequeños obsequios de plantas, subsidios para libros o tarjetas de regalo para café atraen a una amplia variedad de empleados.

¿Necesitas ayuda para diseñar la combinación adecuada de beneficios y recompensas? Explora nuestro blog “Cómo incorporar premios de bienestar para empleados” para obtener ideas.

8. Principales ejemplos de programas de incentivos de bienestar

¿Buscas ejemplos reales de programas de incentivos de bienestar para inspirarte? Aquí tienes una lista seleccionada basada en nuestras ideas de incentivos más exitosas:

• Sorteos de tarjetas de regalo para hitos mensuales
• Subsidios para la salud mental
• Tiempo libre pagado (PTO) por participación
• Tableros de BINGO de bienestar
• Opciones de donaciones caritativas
• Competencias en equipo con premios compartidos
• Servicios de suscripción
• Merchandising creativo
• Incentivos basados en experiencias
• Bonificaciones por tabla de clasificación

Sorteos de tarjetas de regalo para hitos mensuales

Ofrece tarjetas de regalo de bajo valor a los empleados que completen una tarea de bienestar mensual, como caminar 10,000 pasos al día o unirse a una sesión grupal de yoga.

Subsidios para la salud mental

Proporciona subsidios de bienestar flexibles para terapia, aplicaciones de meditación, suscripciones de acondicionamiento físico o actividades creativas. Este es uno de los incentivos de bienestar más impactantes para los empleados hoy en día.

Tiempo libre pagado (PTO) por participación

Recompensa la alta participación o a los ganadores de los retos con tiempo libre adicional. Es sencillo, de bajo costo y significativo.

Tableros de BINGO de bienestar

Gamifica tu programa con un tablero de hábitos saludables: beber agua, meditar, estirar, caminar al aire libre. Ofrece un premio por completar una fila o un tablero.

Opciones de donaciones caritativas

Permite que los empleados donen el valor de su recompensa a una causa de su elección. Esto es ideal para lugares de trabajo orientados a un propósito.

Competencias en equipo con premios compartidos

Fomenta la colaboración y la camaradería a través de retos de pasos en equipo o metas de atención plena. Recompensa a todo el equipo con un almuerzo o una salida.

Servicios de suscripción

Ofrece acceso gratuito o con descuento a aplicaciones de bienestar (como Calm o Headspace), clases de acondicionamiento físico en streaming o incluso cajas de aperitivos mensuales.

Merchandising creativo

En lugar de limitarte a las clásicas camisetas con el logotipo, piensa en artículos divertidos, útiles o personalizables como mantas cómodas, esterillas de yoga o diarios de bienestar.

Incentivos basados en experiencias

Las entradas para un concierto, una clase de cocina o una sala de escape pueden ser mucho más memorables que el dinero en efectivo.

Bonificaciones por tabla de clasificación

Reconoce a los empleados con mejor desempeño en bienestar cada trimestre con un trofeo, una pequeña bonificación o un beneficio exclusivo.

Reflexiones finales

Los programas de incentivos de salud eficaces son aquellos que resultan relevantes, accesibles y valiosos. Cuando se hace correctamente, incentivar a los empleados no solo aumenta la participación en el programa, sino que crea una cultura laboral más saludable y comprometida.

¿Estás listo para llevar tu programa de incentivos de bienestar al siguiente nivel? Reserve una llamada con nuestro equipo de beneficios para descubrir cómo IncentFit puede ayudarte.