Politique de vaccination obligatoire

Se faire vacciner ou non ? Apparemment, ce n'est plus la question... c'est une obligation.

Si vous vous sentez confus quant aux spécificités des consignes officielles de l'obligation, vous faites partie de la majorité. Nous avons préparé un guide complet qui répondra à toutes vos questions sur ce que nous savons jusqu'à présent, sur ce à quoi il faut s'attendre et sur la manière de se préparer lorsque la règle officielle entrera en vigueur.

• Qu'est-ce que l'obligation vaccinale ?
• Comment les obligations ont-elles fonctionné par le passé ?
• Qu'est-ce qu'une ETS et quel sera son impact sur les entreprises privées ?
• Quelles conséquences les employeurs risquent-ils en cas de non-conformité ?
• Coûts : qui est responsable de quoi ?
• Comment fonctionneront les exemptions ?
• Que doit inclure une politique de vaccination obligatoire efficace ?
• Quelles sont les informations que nous attendons encore ?

Face à une obligation vaccinale inévitable, de nombreux employeurs craignent l'impact qu'elle pourrait avoir sur la culture de leur entreprise ou sur le moral de leurs employés. Un impact négatif est d'autant plus probable que les salariés et les employeurs manquent de clarté sur les faits concernant l'obligation, sa nature et son fonctionnement. Nous avons rassemblé toutes les informations dont vous avez besoin pour veiller à ce que votre entreprise crée et mette en œuvre une politique de vaccination obligatoire avec le moins d'obstacles possible.

Au début du mois dernier, l'administration Biden a dévoilé son plan « Path Out of the Pandemic » (Sortir de la pandémie), qui comprend une obligation vaccinale touchant plus de 100 millions d'Américains. Les employés des entreprises privées représentent environ 80 pour cent des personnes concernées. Les autres travailleurs et entités touchés par l'obligation, mais ne relevant PAS de l'OSHA, sont notamment les fonctionnaires fédéraux, les travailleurs de la santé et les espaces physiques accueillant de grands rassemblements tels que les salles de sport, les salles de concert, etc.

« Nous avons été patients. Mais notre patience s'épuise, et votre refus nous coûte cher à tous. La minorité non vaccinée peut causer beaucoup de dégâts, et c'est ce qu'elle fait. »

- Le président Biden

En plus de laisser beaucoup de gens contrariés et confus par le fait que le vaccin n'est plus facultatif, cette annonce a le mérite d'avoir laissé planer quelques réponses vagues et soulevé de nombreuses questions importantes. Si vous êtes chargé de faire respecter l'obligation au sein de votre entreprise, vous vous posez probablement des questions telles que : quand entrera-t-elle en vigueur ? Quelles conséquences paieront les employeurs s'ils choisissent de ne pas s'y conformer ? Comment faciliterez-vous le suivi des tests de dépistage et de la vaccination ? Et la question la plus brûlante de toutes... comment fonctionnent les exemptions religieuses et médicales ? Si les détails de cette obligation vous semblent flous, vous n'êtes certainement pas le seul.

Commençons d'abord par les faits de base.

Qu'est-ce que l'obligation exactement ? Qu'implique-t-elle et comment fonctionne-t-elle concrètement ?

QU'EST-CE QUE L'OBLIGATION ?

Au début du mois dernier, le décret du président Biden, Path Out of The Pandemic, a demandé à trois types d'entités de main-d'œuvre de mettre en œuvre une politique de vaccination obligatoire : les entreprises fédérales, les entreprises financées par le gouvernement fédéral et les entités du secteur privé comptant cent employés ou plus. Chaque type d'entité est régi par une organisation différente - les entités du secteur privé sont réglementées par l'Occupational Health and Safety Administration (OSHA).

Mais le décret présidentiel ne rend pas l'obligation officiellement effective. Des milliers d'entreprises à travers le pays attendent toujours que l'OSHA publie une norme temporaire d'urgence (ETS) qui officialisera l'obligation, dont la finalisation est attendue dans les prochains jours. Depuis près de deux mois, l'OSHA élabore une règle qui exigera de tous les employeurs de 100 salariés ou plus qu'ils veillent à ce que leur personnel soit entièrement vacciné.

Les entreprises privées auront la possibilité de proposer une alternative aux salariés qui choisissent de ne pas se faire vacciner. Le décret précise que les entreprises privées auront la possibilité de proposer une alternative aux employés qui choisissent de ne pas se faire vacciner. Les travailleurs qui refusent le vaccin devront présenter un test négatif au moins une fois par semaine avant de se rendre au travail. Les entreprises fédérales et financées par le gouvernement fédéral n'auront pas d'autre choix : l'ensemble de leur personnel devra être vacciné. Les employeurs et les employés qui décident de ne pas s'y conformer s'exposent à de très lourdes conséquences. L'ETS qui sera publiée par l'OSHA devrait concerner plus de 80 millions de travailleurs du secteur privé.

COMMENT LES OBLIGATIONS ONT-ELLES FONCTIONNÉ PAR LE PASSÉ ?

Le débat sur la vaccination obligatoire n'a rien de nouveau pour nous aux États-Unis. Les obligations vaccinales ont toujours été un sujet délicat, mais la pandémie nous a tous forcés à aborder ce sujet en même temps, et ce pour la première fois de la vie de la plupart d'entre nous. Il est probable que très peu de personnes, voire aucune, ayant connu la pandémie de 1918 soient encore de ce monde, ce qui fait qu'il est facile de croire que tout dans cette pandémie est inédit. Un appel national pour que des personnes de tous âges se fassent toutes vacciner en même temps peut sembler être un concept nouveau ou moderne, mais la vaccination obligatoire existe aux États-Unis depuis la guerre d'Indépendance.

Au début de la révolution américaine, la variole était responsable de près d'un tiers des décès américains. George Washington a décrété une obligation vaccinale à l'échelle de l'armée contre cette maladie, la première obligation vaccinale de l'histoire de notre pays. La première obligation vaccinale officielle émise au niveau fédéral par la Cour suprême date de 1905, toujours contre la variole. Depuis 2019, les cinquante états imposent les vaccins contre la rougeole, les oreuils et la rubéole (ROR) et tous les états, à l'exception de l'Alabama et du Dakota du Sud, imposent le vaccin contre l'hépatite B.

Nombreux sont ceux qui ont remis en question l'éthique de rendre le vaccin contre la COVID-19 obligatoire. En vertu du principe d'autonomie du patient en éthique médicale, les patients aux États-Unis ont le droit de prendre des décisions concernant leur propre santé sans pression excessive. Ce principe précise en outre que le refus d'un traitement, d'un test ou de mesures préventives est un droit fondamental. Alors, comment une obligation vaccinale peut-elle être autorisée ? Eh bien, le principe stipule également qu'une exception est faite lorsque la décision d'un individu de refuser un traitement risque de nuire à autrui, et il a été prouvé que refuser le vaccin contre la COVID-19 présente une forte probabilité de nuire aux autres.

COMMENT UNE OBLIGATION PEUT RÉELLEMENT PROFITER AUX EMPLOYEURS, AUX EMPLOYÉS ET À L'ÉCONOMIE

Bien que de nombreuses entreprises aient déjà mis en place leurs propres exigences en matière de vaccination, certaines ont hésité à exiger de leurs employés qu'ils se font vacciner par peur de nuire à leur capacité de recrutement sur un marché de plus en plus concurrentiel. Une étude récente montre que la plupart des employeurs souhaitent que leurs salariés soient entièrement vaccinés et sont favorables à l'ETS, affirmant que cela leur enlèverait la pression de prendre une décision susceptible de mécontenter certains de leurs effectifs actuels. Bien qu'une obligation vaccinale puisse susciter sa part de controverses et de réticences, elle peut également offrir de nombreux avantages aux employeurs, aux salariés et à l'économie.

Avantages pour les employeurs :

Une obligation émise par le gouvernement décharge les employeurs de cette responsabilité. Si votre politique de vaccination obligatoire mécontente vos salariés, une telle obligation vous permet de dire : « C'est le gouvernement qui nous y oblige, nous n'y pouvons rien ». De plus, certaines sources affirment que les avantages d'une obligation en tant que mesure de santé préventive l'emporteraient sur les coûts d'indemnisation des accidents du travail liés aux blessures dues aux vaccins.

Avantages pour les employés :

S'il y a bien une chose sur laquelle nous sommes tous d'accord, c'est que surmonter les nouveaux défis et s'adapter aux nouvelles conditions de travail n'a pas été facile. Alors que nombre d'entre nous ont passé l'année dernière à lutter contre des appels Zoom laborieux, des problèmes techniques et un manque de vie sociale, le désir de reprendre la collaboration en présentiel ne cesse de croître. Les employés ont ainsi l'assurance d'arriver dans un environnement sûr. C'est un soulagement particulier pour les travailleurs qui ont des enfants à la maison non éligibles à la vaccination et pour ceux qui ont des membres de leur famille immunodéprimés.

Avantages pour l'économie :

L'histoire montre que les obligations vaccinales stimulent l'économie, et le vaccin contre la COVID en particulier devrait apporter de nombreux avantages fructueux à l'économie américaine. De nombreux économistes affirment que l'économie ne devrait pas se redresser complètement tant que la crise de santé publique ne sera pas maîtrisée (c'est-à-dire tant qu'un maximum de personnes ne sera pas vacciné).

COMMENT L'ETS DE L'OSHA AFFECTERA-T-ELLE LES ENTREPRISES PRIVÉES :

Au 18 octobre, environ 57 % de la population américaine était entièrement vaccinée, 65,9 % avaient reçu leur première dose et 43 % n'étaient pas du tout vaccinés. On estime que la main-d'œuvre américaine touchée par l'obligation représente environ la moitié des 43 % non vaccinés.

Parmi toutes les entités concernées par l'obligation, les entreprises privées sont les seules autorisées à proposer un suivi hebdomadaire comme alternative à la vaccination. Qu'est-ce que cela signifie pour ces employeurs ? Eh bien, dans une certaine mesure, cela leur revient. Chaque entreprise individuelle est libre d'élaborer et de mettre en œuvre sa propre politique personnalisée de vaccination obligatoire, pour autant qu'elle respecte les règles fixées par l'OSHA.

Même si les entreprises privées ont la possibilité de proposer à la place un dépistage hebdomadaire, cela ne signifie pas qu'elles choisiront de le faire. Assurer le suivi des tests hebdomadaires peut s'avérer chronophage et, par conséquent, coûteux pour l'employeur. Les entreprises qui n'ont pas encore mis en place de politique de vaccination obligatoire seront contraintes de trouver des solutions pour suivre la vaccination et les tests si elles choisissent d'inclure cette option. L'ETS donnera aux employeurs le droit légal de licencier tout employé qui refuse la vaccination ou les tests. Face aux salariés qui résistent à la conformité, les employeurs devront inévitablement prendre des décisions difficiles.

Pour les salariés qui choisissent de ne pas se conformer aux règles, les employeurs devront faire un choix parmi deux options peu réjouissantes : licencier l'employé ou s'exposer à des amendes particulièrement élevées, pouvant aller jusqu'à 13 653 $... par infraction (le montant maximum dont l'OSHA peut pénaliser une entreprise). Ce qui constitue une infraction unique reste encore flou. Cela pourrait signifier par employé, ou bien par période. Quoi qu'il en soit, lorsqu'on est confronté à la décision de payer une amende de plus de 13 000 dollars pour conserver un salarié non conforme... on peut facilement prédire que la chance ne sera pas du côté de l'employé.

QUELLES CONSÉQUENCES LES EMPLOYEURS RISQUENT-ILS EN CAS DE NON-CONFORMITÉ ?

Une étude menée par le The Associated Press-NORC Center for Public Affairs Research a révélé qu'environ 59 % des travailleurs à distance sont favorables à une politique de vaccination obligatoire sur leur lieu de travail.

Les employeurs qui choisissent de ne pas se conformer aux exigences de l'obligation s'exposent à des amendes pouvant dépasser 13 000 dollars par infraction. On ignore encore si une infraction équivaut à un employé individuel, à une période donnée ou à autre chose. Bien que nous attendions toujours des directives officielles et plus détaillées de la part de l'OSHA, nous serons probablement tous d'accord pour dire que personne ne souhaite payer une amende supérieure à 13 000 dollars, quelle qu'en soit la raison. De nombreux employeurs n'auront d'autre choix que de licencier tout membre du personnel qui refuse de se soumettre aux exigences de vaccination ou de dépistage.

En fin de compte, les employeurs devront trouver des solutions pour suivre à la fois la vaccination et les tests. Chez IncentFit, nous proposons une solution de suivi pour les vaccins contre la grippe et d'autres documents médicaux obligatoires depuis 2014. Lorsque les rumeurs concernant l'obligation ont commencé à circuler, nous avons pu mettre en place une solution de suivi de la vaccination et des tests qui avait déjà fait ses preuves en matière d'efficacité, de simplicité et de fluidité pour nos clients. Notre tout dernier produit offre aux employés la possibilité de télécharger leurs documents requis directement via notre application mobile, de soumettre des demandes d'exemption et de recevoir des incitations ou des récompenses pour avoir rempli leurs obligations.

COÛTS : QUI EST RESPONSABLE DE QUOI

En ce qui concerne les coûts liés à la vaccination, les employeurs sont tenus d'accorder aux salariés un congé payé pour se faire vacciner et récupérer des éventuels effets secondaires liés au vaccin. L'OSHA n'a pas encore annoncé officiellement si ce sont les employeurs ou les salariés qui paieront la facture des tests. Malheureusement pour les employeurs, quel que soit celui qui paie les tests, ces derniers engendreront des coûts en raison du temps et des solutions qu'ils devront déployer pour en assurer le suivi.

Nous avons récemment lancé un nouveau produit qui permet aux employeurs non seulement de suivre facilement la vaccination et les tests, mais aussi d'encourager et de récompenser leurs salariés pour avoir rempli leurs obligations ! Nos tarifs flexibles sont calculés en fonction du nombre de salariés de votre organisation et peuvent être réduits s'ils sont regroupés avec d'autres produits. Si vous souhaitez en savoir plus sur notre solution de suivi, prenez contact avec un membre de notre équipe ou planifiez une démo dès aujourd'hui.

EXEMPTIONS : COMMENT FONCTIONNENT-ELLES ?

La composante la plus ambiguë de l'obligation qui nous plonge tous dans un brouillard de confusion concerne les exemptions, d'autant plus que le décret ne faisait aucune mention des exemptions ou des aménagements. Les exemptions ont toujours été au cœur du débat lorsqu'il s'agit d'obligations vaccinales, mais le plan « Path out of The Pandemic » du président Biden pousse beaucoup de gens à rechercher frénétiquement des réponses définitives sur la manière dont tout cela va fonctionner.

Voici ce que nous savons avec certitude :

• Les employeurs sont tenus de permettre aux salariés de soumettre des demandes d'exemption, mais ils ne sont pas tenus de mettre en place une procédure de demande d'exemption.
• Les employeurs ne sont pas tenus d'accepter les demandes d'exemption, mais ils sont tenus d'examiner chaque demande avec attention et d'étudier des aménagements raisonnables en cas de refus.
• Si les aménagements possibles devaient imposer une charge excessive sur les activités de l'entreprise (par exemple, s'ils sont coûteux, compromettent la sécurité sur le lieu de travail, réduisent l'efficacité professionnelle, etc.), ils sont considérés comme déraisonnables. Des aménagements déraisonnables peuvent entraîner le licenciement du salarié si celui-ci refuse toujours de se faire vacciner ou de réaliser et déclarer ses résultats de tests hebdomadaires.
  • Notre nouveau produit de suivi de la vaccination et des tests propose un modèle de demande d'exemption que les employeurs peuvent utiliser s'ils choisissent d'exiger les tests comme alternative.

Bien que les employés soient autorisés à soumettre une demande d'exemption religieuse ou médicale, il n'existe actuellement aucune religion ou croyance religieuse connue dont il a été prouvé qu'elle entre en conflit avec le vaccin contre la COVID-19. En ce qui concerne les exemptions médicales, la seule exemption valable reconnue par la FDA est un antécédent connu de réactions allergiques graves à l'un des composants du vaccin.

COMMENT METTRE EN ŒUVRE UNE OBLIGATION EFFICACE DANS VOTRE ENTREPRISE

Quelques points clés à prendre en compte lors de l'élaboration de votre politique de vaccination obligatoire :

• Pour les entités du secteur privé, de la manière que vous souhaitez, tant que cela respecte les règles fixées par l'OSHA.
• La date limite pour que l'ensemble de votre personnel soit vacciné n'est pas encore fixée. Bien que nous prévoyions un calendrier plus large, il est préférable de se préparer à appliquer votre politique le plus tôt possible afin d'éviter tout problème ou d'éventuelles amendes dues au non-respect des délais.
• Bien que les employeurs soient autorisés à proposer un suivi hebdomadaire comme alternative à la vaccination, ils n'y sont pas obligés. C'est à l'employeur de décider s'il souhaite ou non proposer cette option.
• Aux termes de la loi, les employeurs sont tenus de permettre aux salariés de soumettre des demandes d'exemption, mais ils ne sont pas tenus de les accepter.
• L'ETS n'exigera PAS des travailleurs entièrement à distance qu'ils se fassent vacciner ou qu'ils se soumettent à des tests hebdomadaires pour conserver leur emploi. Cette règle ne s'applique pas aux travailleurs à distance qui prévoient de se rendre sur le lieu de travail physique à un moment ou à un autre.
• Si un employé obtient un test positif ou signale qu'il a été infecté par le coronavirus, il ne sera pas autorisé à se rendre sur le lieu de travail physique et devra télétravailler si possible. Si le télétravail n'est pas envisageable pour l'employé, on ignore encore quand il sera autorisé à reprendre le travail. Il n'est pas non plus clair si l'employeur sera tenu de fournir des congés payés ou si le salarié sera privé de salaire pendant le temps nécessaire pour se rétablir du virus.

INFORMATIONS QUE NOUS ATTENDONS ENCORE :

Quelle est la date exacte de l'entrée en vigueur de l'obligation et quel est le délai accordé aux employeurs pour se conformer pleinement aux exigences de l'obligation ?

Malheureusement, nous ne connaissons pas la date exacte à laquelle les directives de l'obligation seront officiellement fixées. Un article de Fortune suggère de s'attendre à une entrée en vigueur de l'ETS fin octobre, mais l'application pourrait ne commencer que 75 jours plus tard environ. Ce que nous savons avec certitude, c'est que plus les employeurs seront préparés, plus l'ensemble du processus sera simple et rapide.

• Pour les salariés qui choisissent de ne pas se faire vacciner, de combien de temps les employeurs disposeront-ils pour faciliter les tests ?
• Qui paie les tests ?
• Quelles amendes les employeurs devront-ils payer en cas de non-conformité ?