Meilleures pratiques pour planifier vos avantages sociaux et pourquoi c'est important

Un package d'avantages sociaux compétitif est un atout précieux pour attirer et retenir les meilleurs talents. Il permet aux employés de se sentir valorisés, améliore la fidélisation et renforce la satisfaction professionnelle globale. En fait, certains employés préfèrent des avantages supplémentaires à une augmentation de salaire.

Il existe deux types d'avantages sociaux: ceux mandatés par le gouvernement et ceux facultatifs.

Parmi les exemples d' avantages sociaux obligatoires on trouve :

• Les cotisations à Medicare et à la Sécurité sociale
• L'assurance accidents du travail
• L'assurance chômage
• Assurance maladie
• Le congé familial et médical

Le non-respect des obligations en matière d'avantages sociaux peut entraîner des sanctions gouvernementales. C'est particulièrement le cas pour les entreprises situées aux États-Unis, et d'autres pays développés suivent probablement des normes similaires.

Les entreprises peuvent choisir d'offrir des avantages sociaux optionnels supplémentaires à leur discrétion. Ces types d'avantages facultatifs ont un impact considérable sur l'amélioration des efforts de recrutement et de rétention. Parmi les avantages sociaux importants que vous pouvez offrir à vos employés de manière facultative, on trouve :

• Assurance maladie
• Les programmes d'épargne-retraite
• Les subventions pour la garde d'enfants
• Les congés en cas d'urgence ou les jours de maladie
• Les horaires flexibles
• Les programmes de reconnaissance des employés
• Soutien aux aidants familiaux
• Le transport
• Les services de soins pour animaux de compagnie

La planification des avantages sociaux vous aide à déterminer ce que votre entreprise a les moyens d'offrir à ses collaborateurs. Lisez la suite pour en savoir plus sur ce sujet ! Cliquez sur les sections ci-dessous pour accéder directement à votre question.

• Qu'est-ce que la planification des avantages sociaux ?
• Quels sont les objectifs des avantages sociaux ?
• Quel doit être le facteur clé dans la conception d'un programme d'avantages sociaux ?
• Quels sont les 5 types d'avantages sociaux que nous pouvons offrir ?
• Comment créer un plan d'avantages sociaux?

Qu'est-ce que la planification des avantages sociaux ?

Il est facile de dire « oui » lorsque vos employés demandent des avantages. Mais il est plus difficile de savoir quels doivent être ces avantages et combien ils vous coûteront à long terme.

La planification des avantages sociaux est le processus de conception, de mise en œuvre et de gestion programme d'avantages sociauxs qui répondent aux besoins des employés.

Quels sont les objectifs des avantages sociaux ?

Les avantages sociaux sont très importants à notre époque. Voici quelques-uns des objectifs que l'on cherche à atteindre grâce à un programme d'avantages sociaux robuste.

1. Attirer les meilleurs talents possibles – Offrir un package d'avantages compétitif qui égale ou dépasse celui de la concurrence peut rendre votre entreprise plus attrayante pour les candidats potentiels et vous aider à gagner la guerre des talents. Vous obtiendrez également les meilleures performances de vos employés actuels après avoir investi dans leur santé et leur bien-être grâce à des avantages sociaux facultatifs.
2. Réduire le taux de rotation du personnel – Vous pouvez utiliser les avantages sociaux pour fidéliser les employés précieux en leur faisant sentir qu'ils sont valorisés et appréciés. Les avantages peuvent les inciter à travailler plus dur ou à rester plus longtemps dans l'entreprise.
3. Améliorer la culture d'entreprise et l'engagement – Le bon package peut accroître la satisfaction des employés, stimuler l'engagement au travail et la productivité globale. Cela peut avoir un impact considérable, quelle que soit la culture de votre bureau ou de votre lieu de travail actuel.
4. Assurer la sécurité financière des familles – L'assurance maladie offre une protection contre la maladie et couvre les familles qui, autrement, devraient payer de leur poche pour leurs soins de santé. Les régimes d'épargne tels que les plans 401(k) et la planification de la retraite font de même.
5. Promouvoir une bonne santé – Les programmes de bien-être favorisent un équilibre sain entre vie professionnelle et vie privée, réduisent le stress et l'épuisement professionnel, et augmentent la productivité des employés.

Quel doit être le facteur clé dans la conception d'un programme d'avantages sociaux ?

• Éligibilité – À qui vous adressez-vous ? S'agit-il d'un régime qualifié ou non qualifié ? Les régimes qualifiés comprennent les avantages offerts à un groupe d'employés non discriminatoire, tels que les régimes de pension et de retraite capitalisée. Un régime non qualifié comprend les avantages offerts à un groupe restreint, comme les cadres de l'entreprise, en fonction de leurs responsabilités et de leur titre de poste.
• Démographie de la main-d'œuvre – Les employés de différentes tranches d'âge ont des besoins différents. Par exemple, les milléniaux et la génération Z peuvent préférer des horaires flexibles et des stratégies de travail hybride (voire même des congés payés comme incitation au bien-être), tandis que les générations plus âgées recherchent davantage d'autonomie et de prestations de retraite financées. Il est judicieux d'anticiper ces tendances, car les générations futures accorderont également de l'importance à cet équilibre dans leur carrière. L'examen des besoins de chaque groupe vous aidera à concevoir un plan offrant des avantages plus précieux pour tout le monde.
  • Voici ce que les milléniaux attendent de votre plan d'avantages sociaux
• Choix des employés – Demandez aux gens ce qu'ils veulent. Permettre aux employés de choisir les avantages qu'ils souhaitent voir figurer dans leur package l'année prochaine les fera se sentir valorisés. Utilisez une enquête sur le bien-être des employés, des entretiens personnels, des questionnaires simplifiés ou des méthodes de recherche sophistiquées pour identifier leurs attentes. Choisissez les trois principaux avantages et laissez la majorité décider lequel sera prioritaire.
• Budget de l'entreprise – Les coûts associés à l'élaboration de votre plan d'avantages sociaux dépendront du niveau de complexité que vous souhaitez lui donner. Collaborer avec un courtier en avantages sociaux peut vous aider à respecter vos contraintes budgétaires. Il pourra également vous informer, vous et votre équipe, sur les différentes options d'avantages sociaux disponibles sur le marché. Si vous estimez avoir besoin d'une stratégie d'avantages sociaux robuste, il est peut-être préférable de faire appel à des consultants professionnels en bien-être. Des consultants dédiés pourront vous guider dans le processus de planification grâce à leurs années d'expérience auprès de clients de toutes tailles, et ils vous aideront à exécuter vos stratégies d'avantages sociaux de manière concrète. N'importe lequel de ces professionnels du bien-être pourra répondre aux questions de votre équipe concernant le paysage des avantages sociaux et les stratégies adaptées à votre entreprise.
  • Vous trouverez peut-être cette liste de 7 courtiers en solutions de bien-être utile si vous cherchez à travailler avec un professionnel.
• Localisation – Bien que les lois fédérales s'appliquent dans toutes les juridictions, chaque État possède ses propres réglementations en matière d'avantages sociaux. L'examen des règles locales peut vous aider à créer un plan d'avantages sociaux conforme aux exigences de votre zone d'activité.
• Compétitivité – Tenez compte des normes de votre secteur d'activité spécifique et des avantages offerts par vos concurrents pour des rôles similaires. Consultez les conventions collectives pour cerner les besoins du secteur et discutez avec d'autres professionnels de votre domaine. Comprendre les tendances du marché vous aidera à concevoir un plan attrayant capable d'attirer les meilleurs talents dès l'étape du recrutement.
• Utilisation par les employés – Cela s'applique uniquement si vous disposez déjà d'un plan d'avantages sociaux. Analysez le plan pour identifier la fréquence d'utilisation de toutes les offres de votre package actuel et déterminer la meilleure façon de l'améliorer. Intégrez une technologie de suivi des avantages sociaux sur votre lieu de travail pour simplifier le processus.

Quels sont les 5 types d'avantages sociaux que nous pouvons offrir ?

Il n'existe pas de réponse universelle à cette question. L'importance des avantages sociaux varie d'une personne à l'autre. Cependant, il y a 5 éléments clés que les employés recherchent lorsqu'ils décident ou non de rejoindre une entreprise.

Assurance maladie

La COVID-19 a transformé la perception qu'ont les gens de leur santé. Et pour cause : presque tout le monde connaît quelqu'un qui a succombé au virus ou a perdu un être cher à cause de celui-ci. Dans ce contexte, les employeurs doivent veiller à proposer des avantages qui permettent à leurs employés de rester en bonne santé et épanouis au travail.

• Dans une étude récente menée par la Harvard Business Review, de meilleures assurances médicale, dentaire et vision se sont révélées être des critères déterminants dans le choix d'un nouvel emploi pour 88 % des personnes interrogées.
• 34 % ont déclaré y accorder « une certaine attention », contre 54 % qui y accordent « une attention toute particulière ».

Flexibilité et équilibre entre vie professionnelle et vie privée

La main-d'œuvre évolue, et la traditionnelle journée de travail de 9h à 17h n'est plus la norme. Aujourd'hui, la flexibilité et l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée sont essentiels pour la génération des milléniaux, qui représente le plus grand groupe démographique de la population active aux États-Unis.

Le télétravail est devenu de plus en plus populaire pour ceux qui n'ont pas besoin d'un horaire strict ou qui ont des obligations familiales les obligeant à être chez eux à certaines heures de la journée.

• La recherche montre que 80 % des employés refuseraient un emploi sans horaires flexibles.
• 85 % des entreprises pratiquant des horaires flexibles signalent une augmentation de leur productivité.
• 78 % des employés soumis à des horaires rigides envisagent de trouver un autre emploi.

Congés payés (PTO)

Beaucoup de gens se sentent plus heureux et plus productifs lorsqu'ils disposent de suffisamment de temps de repos. C'est particulièrement vrai s'ils peuvent planifier leurs vacances à l'avance plutôt qu'au dernier moment. La recherche montre que les congés payés peuvent stimuler le moral et la productivité des employés, accroître la fidélisation, réduire l'absentéisme et favoriser l'esprit d'équipe.

Programmes de bien-être

Les programmes de bien-être sont conçus pour aider les employés à mener une vie plus saine et plus productive. Ces programmes impliquent généralement diverses activités visant à améliorer la santé physique et mentale des salariés. Ils comprennent souvent des centres de fitness sur site, des repas gratuits à des heures fixes, des abonnements de gym à tarif réduit, des remboursements de frais de sport, des subventions pour le fitness, et d'autres offres similaires. Les avantages liés au fitness constituent parfois l'outil le plus percutant de votre programme global d'avantageset de rémunération.

Les employés qui profitent de ces programmes signalent un meilleur niveau de bonheur, une réduction du stress, une baisse des taux de présentéisme et d'absentéisme, ainsi qu'une productivité accrue au travail. De nombreux employeurs débutent les programmes de bien-être par un les idées de défis bien-être, ou même un défi de pas. Mais si vous souhaitez réellement mettre en place un programme de bien-être de classe mondiale, il est préférable de commencer par un enquête sur le bien-être des employés sur le type d'avantages sociaux facultatifs qui pourraient les intéresser. Vous pouvez même mener cette enquête sur le bien-être des employés lors d'événements dédiés ou d'une foire du bien-être afin d'informer vos collaborateurs sur les différentes options dont ils peuvent profiter.

Les programmes d'épargne-retraite

Les employés sont plus susceptibles de rester dans une entreprise s'ils ont accès à un plan 401(k) offrant de généreuses contributions de l'employeur chaque année.

Dans une enquête récente, Fidelity Investments a constaté que :

• 79 % des Américains préfèrent épargner pour leur retraite plutôt que pour un mariage ou un grand événement similaire.
• 62 % des personnes interrogées placeraient 100 $ dans un plan 401(k), tandis que 38 % dépenseraient une somme similaire pour un achat plaisir.
• 65 % des Américains préfèrent placer leur argent dans un fonds d'urgence, contre 35 % qui dépenseraient une somme similaire pour des vacances.

Les employés sont également plus enclins à investir pour leur retraite si leur employeur contribue également au fonds. Par conséquent, la participation de votre entreprise au

fonds d'épargne-retraite de vos employés sera très bien accueillie par l'équipe.

Que devez-vous faire si vous souhaitez lancer un plan d'avantages sociaux ?

Comment créer un plan d'avantages sociaux ?

Concevoir un plan d'avantages sociaux efficace est un processus. Voici les étapes de base pour vous aider à élaborer un programme d'avantages sociaux qui vous correspond.

Étape 1 : Définir les buts et objectifs de votre entreprise

Un plan d'avantages sociaux efficace doit s'aligner sur les objectifs et la stratégie de votre organisation. Comprendre les objectifs commerciaux globaux vous aidera à identifier les avantages à privilégier conformément à la politique de l'entreprise.

Étape 2 : Réaliser une évaluation des besoins                                                       

Réaliser une évaluation des besoins vous aidera à déterminer les meilleurs avantages à offrir en fonction des exigences spécifiques de vos employés. L'objectif est d'identifier les lacunes de votre plan actuel et de prendre en compte les véritables besoins de vos salariés lors du choix d'un package.

Étape 3 : Créer une proposition décrivant les caractéristiques et les avantages de votre plan

Une fois la participation des employés évaluée, commencez à formuler votre package d'avantages sociaux par ordre de priorité. Les informations et les retours collectés jusqu'à présent vous aideront à calculer les coûts de votre projet de plan et à en déterminer la viabilité.

Ces informations et retours peuvent vous aider à identifier les avantages sous-utilisés si vous disposez déjà d'un plan. Vous pourrez alors modifier en profondeur, ajouter ou même supprimer certains avantages.

Étape 4 : Présenter les plans d'avantages sociaux à votre équipe

Une communication adéquate avec les employés est essentielle pour favoriser l'adoption et l'appropriation du plan d'avantages sociaux. Faites savoir à vos collaborateurs comment vous avez utilisé leurs commentaires et suggestions pour concevoir ce plan. Cela les fera se sentir vus et écoutés, favorisant ainsi leur adhésion.

Sensibilisez le personnel au package d'avantages sociaux, assurez-vous que chaque partie prenante comprend le plan et accueillez favorablement les retours et suggestions. Poursuivez le déploiement jusqu'à la mise en œuvre complète du programme.

Étape 5 : Mener des évaluations périodiques

Examinez les avantages périodiquement pour déterminer s'ils sont toujours alignés sur les buts et objectifs de l'entreprise. Des variables telles que l'évolution de la démographie sur le lieu de travail, le paysage commercial et les progrès technologiques peuvent influencer l'efficacité de votre package d'avantages.

Envisagez d'adopter des technologies et des outils numériques pour la gestion interne des avantages sociaux. Un administrateur d'avantages tiers peut aider les grandes organisations à analyser et à évaluer l'efficacité de leurs régimes. Sur ce sujet, consultez ce guide pour savoir ce qu'est un système d'administration des avantages sociaux.