מהי מערכת ניהול הטבות וכיצד לנהל הטבות בריאות ורווחה

פונקציונליות של ניהול הטבות עובדים ניתנת לרוב במסגרת מערכות ניהול הון אנושי (HCM) של חברות טכנולוגיית משאבי אנוש, החל מספקיות תוכנה גדולות כמו Oracle ו-SAP ועד לספקיות טכנולוגיית HR כמו Workday, Ultimate Software Group ו-Ceridian HCM. חברות אלו משתמשות במודולי התוכנה שלהן או משתלבות במערכות צד שלישי. יכולות בתחום ההטבות מוצעות גם על ידי ספקי אאוטסורס של טכנולוגיית HR לעסקים קטנים ובינוניים. חבילות תוכנה אחרות להטבות מיוצרות לפעול מול ברוקרים של הטבות, אשר מוכרים אותן לחברות לקוחות ומסייעים ביצירת מערכות ייחודיות המתאימות לדרישותיהן ולהעדפות העובדים שלהן.

הפונקציה העיקרית של התוכנה היא לספק למנהלי משאבי אנוש לוח בקרה המפרט את חבילת ההטבות, את כל ה סוגי ההטבות המוצעות, ובאיזו תדירות העובדים עושים בהן שימוש. התוכנה יכולה לנתח גם נתוני תביעות ביטוח אנונימיים כדי להמליץ על הגדרות ההטבות האופטימליות עבור כל עובד. פונקציות השירות העצמי לעובדים מאפשרות לעובדים לבצע שינויים בהטבות ולקיים אינטראקציה עם מנהלי ההטבות, ומערכות לניהול הטבות עשויים לכלול אפליקציות מובייל עם ממשקי משתמש בסגנון רשתות חברתיות כדי לייעל את תהליך ההרשמה הפתוחה השנתי ואת בחירת ההטבות. חלק מתוכניות תמריצים לעובדים מציעות הנחות בפרמיות ביטוח או תגמולים אחרים לעובדים העומדים במדדי בריאות وכושר גופני שנקבעו מראש באמצעות מכשירי מעקב פעילות ובריאות לבישים.

מה כדאי לחפש במערכת לניהול הטבות?

כדאי לחפש את הרכיבים הבאים במערכת לניהול הטבות שאתם שוקלים לרכוש.

מסייעת להבטחת עמידה בדרישות הרגולציה (Compliance)

בחר מערכת המנוסחת ומיועדת להבטחת ציות לכל הכללים החלים, כגון חוק הגנת החולה וטיפול רפואי נגיש (ACA), ה חוק תקציב משולב חירום (COBRA), וכן ה חוקהניידותוהאחריותשלביטוחיבריאות (HIPAA) (HIPAA).

על המערכת להקל על התאמה אישית של חבילת הטבות מבלי לעורר חששות לגבי אי-ציות. יש להימנע משגיאות ציות באמצעות בדיקות מערכת מובנות, ועליה לאפשר שינוי פשוט של תוכניות כדי לענות על הצרכים של עובדים בודדים.

מבטלת משימות מיותרות

בעת בחירת מערכת לניהול משאבי אנוש, פרספקטיבת ה-HR קריטית יותר מזו של העובד הממוצע. משאבי אנוש מנהלים את המערכת על בסיס יומיומי, בעוד שעובדים עשויים להתחבר רק מספר פעמים בשנה.

לעיתים קרובות, ממשק מושך "מוכר" מערכת שאינה בעלת ערך רב עבור מומחי משאבי אנוש. זאת למרות שפתרונות רבים מעניקים חוויה אינטראקטיבית נפלאה לעובדים. מערכת מעולה מייעלת תהליכי משאבי אנוש כולל דיווח וניהול נתונים.

אופטימיזציה של משאבי אנוש, הפחתת עלויות בניהול והגברת מעורבות העובדים לא יושגו רק דרך חווית המשתמש של העובד. היכולת להפוך לאוטומטי ולייעל תהליכי משאבי אנוש שדרשו בעבר הרבה זמן ומאמץ, כמו גם כמות עצומה של נתונים, היא קריטית. בחרו מערכת שיכולה לבצע דברים כמו:

1. שירות הזנת נתונים רובוטי (אוטומטי).
2. אספקת ניהול מוטבים ללקוחות.
3. סיוע בריכוז וניהול דוחות תוך שימוש במשאבים שונים.

האם ניהול נכון של הטבות יכול לסייע בשימור עובדים טובים?

פרקטיקות התורמות לשימור עובדים נובעות מתחומים רבים במשאבי אנוש, וכל התפקידים בארגון יצטרכו לשתף פעולה כדי לפתח וליישם אסטרטגיות שימור מורכבות. מצבים שונים דורשים גישות שונות, ולעיתים משמעות הדבר היא שילוב של גישות רחבות וספציפיות.

מאמצי שימור העובדים של חברה יכולים לקבל חיזוק משמעותי באמצעות שימוש בטכניקות יעילות במגוון הקשרים.

הטבות עוזרות לשמור על עובדים מעולים:

מתן הטבות לעובדים הוא שיטה בדוקה לחיזוק המורל והפחתת תחלופה. עם כל כך הרבה אפשרויות בחוץ, עשוי להיות קשה לחברות להחליט אילו הטבות לספק לעובדיהן. בעת ניסיון לאייש משרות פנויות, אילו הטבות חברות מצליחות מספקות לעובדיהן?

כמו כן, אילו הטבות חיוניות עבור חברה כדי לשמור ולמשוך כישרונות מובילים?

• הטבות השכלה וכלי עבודה מקצועיים
  • שגשוגן של פלטפורמות אצירת תוכן כמו יוטיוב וספקי קורסים מקוונים הפך זמין מקור משאבים חינוכיים חינמיים שנראה אינסופי.
  • למרות זאת, השכלה גבוהה והרצון ללמידה לאורך החיים נותרים חיוניים. השגת תואר מתקדם כדי לקדם את הקריירה שלך עדיין מועילה בסביבת העבודה של היום.
  • תוכניות החזר שכר לימוד והכשרה בתשלום תוך כדי עבודה הן שתיים מההטבות החינוכיות הפופולאריות ביותר בקרב עובדים. מחקר של הרווארד מצא ש-40% מהעובדים דירגו הכשרה בתשלום כ"חשובה במיוחד" לשביעות רצון העבודה שלהם, וכי 90% מהעובדים הודו שחברותיהם הציעו סוג כלשהו של החזר שכר לימוד או תמריץ חינוכי לעובדיהן.
  • דוח סקר הטבות העובדים לעסקים קטנים ובינוניים (SMB) שלנו לשנת 2022 מצא גם כי 61 אחוז מכלל העובדים מעריכים הזדמנויות לקידום הקריירה שלהם בעבודה. עם זאת, רק כ-60% מהעסקים הקטנים והבינוניים מציעים אותן.

• בריאות ורווחה (Wellness)
  • עובדים מחפשים חברות המעדיפות את בריאותם הנפשית על ידי מתן משאבים (כגון השכלה, כלים ותוכניות) שיעזרו להם להתמודד ולמצוא עזרה במידת הצורך. על פי דוח Mercer 2021 Health on Demand, אם לעובד יש גישה להטבות בריאות הנפש, סבירות ההישארות שלו אצל המעסיק הנוכחי גבוהה ב-42%.

• הטבות פנסיה
  • משיכה ושמירה על עובדים מוכשרים תלויה יותר ויותר בהטבות פנסיה כמו 401(k) או תוכנית הטבות מוגדרות.
    • המורל של העובדים מתחזק כאשר הטבות הפנסיה, כגון ביטוח בריאות, משתפרות.
    • על פי תוצאות סקר Mercer, 54% מהעסקים מציעים הטבות פנסיה לעובדיהם.
  • אף על פי כן, הטבות פנסיה חולקות רבות מן האתגרים של שירותי הבריאות. בשל שולי רווח מצטמצמים, עסקים מתחילים לחפש שיטות לחיסכון בכסף. תוכניות הפרשה מוגדרות ותוכניות הטבה מוגדרות נפגעו שתיהן כתוצאה מכך.
  • עובדים נוטים פחות להישאר בחברה עד לפנסיה אם אינם מקבלים התאמת 401(k) כחלק מחבילת ההטבות.

לבסוף, חשוב לציין שלכל אחת מההטבות שהוזכרו לעظмо יש פוטנציאל להגביר את אושר העובדים ונאמנותם. תוספות שכר וכרטיסי מתנה הם דרכים נוחות להראות הערכה לעובדים, אך לעיתים רחוקות הם נתפסים כהטבות אמיתיות.

חבילת הטבות מעוצבת היטב יכולה לעשות פלאים לגיוס, שימור ומורל.

הטבות כמו תוכניות פנסיה וביטוח בריאות חיוניות לשמירה על עובדים שמחים ולטיפוח סביבת עבודה פרודוקטיבית. כמו כן, הטבות רווחה יכולות להשפיע לטובה על מעורבות עובדים ופרודוקטיביות תוך היותן פשוטות לניהול מצד משאבי אנוש.

כיום, מעסיקים רבים דורשים (או לפחות מקבלים בברכה) את זמינותם של עובדיהם לעבודה מרחוק. היכולת לעבוד מרחוק והחזר על הזמן המושקע בכך יבדלו את החברה שלך מהמתחרים בתהליך הגיוס.

עבור עובדים, ביטוח בריאות הוא ההטבה בעלת הערך הרב ביותר. בעוד שתוכניות ביטוח בריאות קבוצתיות סטנדרטיות הן בחירה בת קיימא עבור חלק, חשבונות החזר בריאות (HRAs) מספקים חלופה חסכונית יותר המעניקת לעסקים מרחב תמרון רב יותר בהקצאת ההטבות שלהם.

מהו תפקידו של מנהל הטבות?

חלק מתחומי האחריות המקצועיים של מנהל הטבות הם כדלקמן:

תחומי אחריות תפקיד:

• השווה בין תוכניות שונות להטבות עובדים וספקים כדי לקבוע איזו מהן מציעה את הערך הרב ביותר לחברה.
• צור, הצע והשק יוזמות רווחה חדשניות. יש לחקור עיצובי תוכניות והתאמות לעלות ההטבות.
• השג את התוכניות, החלופות והעלויות הטובות ביותר באמצעות מיקוח עם ספקים ומנהלים.
• הקל על התקשורת עם ספקי התוכנית ומנהליה החיצוניים.
• נהל את זרימת המידע לצדדים שלישיים המעורבים באספקת שירותים, גביית פרמיות וניהול התוכנית.
• הקטן הוצאות והגבר את הפרודוקטיביות על ידי ניתוח ושיפור נהלים פנימיים.
• חשוב לתעד ולעקוב אחר פעולות אדמיניסטרטיביות הקשורות להטבות שהוענקו.
• ודא שאתה פועל בהתאם לכללים שנקבעו על ידי הממשלה.
• יש לשמור על הגשת דוחות ותשלומים במדויק ובזמן.
• השווה בין תוכניות שונות להטבות עובדים וספקים באמצעות RFP להטבות עובדים כדי לקבוע איזו מהן מציעה את הערך הרב ביותר לחברה.
• נהל את המשימות האדמיניסטרטיביות היומיומיות הכרוכות בעיבוד הטבות. טיפול בעובדים חדשים, פיטורים, שינויים, מוטבים, תביעות ביטוח (כגון בגין נכות או מוות), גלגולים, צווי גירושין (QDROs), צווי תמיכה רפואית לילדים (QMCSOs), חלוקות, הלוואות, מצוקה ובדיקות ציות.
• פקח על תחזוקת רישומי הטבות העובדים, כולל עדכוני שכר ומסד הנתונים של הטבות הקבוצה.
• אסוף מידע מעובדים, ולאחר מכן נהל חיוב חודשי והפקת שוברים עבור כל עמלות הניהול של התוכנית הקבוצתית.
• תזמן סקירה של תביעות בריאות ושיניים לקבוצה אחת לשלושה חודשים.
• וודא שצוות ההטבות מספק שירות מדויק ויעיל.
• ניהול רווחת עובדים (Employee Wellness Administration)
• הצעת מגוון רחב של הטבות בריאות לעובדים יכולה לתת לך יתרון על פני המתחרים בכל הקשור למשיכה ותחזוקה של צוות בעל ביצועים גבוהים.

תפקידיו של מנהל הטבות בחברה

מנהל ההטבות בארגון מפקח ומארגן את כל הפעילות היומיומית של תוכניות ההטבות הקבוצתיות של החברה שלך. כחבר בצוות משאבי אנוש, הוא או היא אחראים על סיוע לעובדים בכל שאלה או דאגה שיש להם לגבי הטבות, וכן על עיצוב ומחקר של הטבות חדשות, שיפור תוכניות קיימות, ופיקוח ומעקב אחר ניהול ההטבות.

1. החלט איזו הטבה להציע: לאור ההטבות והחופש שהם מעניקים להם ולמשפחותיהם, עובדים כיום מעריכים הטבות יותר מאשר פיצויים כספיים. חבילות הטבות נפוצות משלבות הטבות חובה ובחירה, ומעניקות לעובדים דרכים מרובות לכסות את ההוצאות רפואיות שלהם.
2. נהל את עלויות ההטבות: חפש תוכנית מבוססת עבודה העונה על הצרכים שלך תוך שמירה על מחיר סביר. האחוז הממוצע שמעסיק משלם עבור תוכנית שירותי בריאות הוא 70%. בחירת חבילה עשויה לסייע לך לחסוך כסף. לדברי אגודת ניהול משאבי אנוש SHRM, "תשלומים צמודים" (bundled payments) הם סוג של התקשרות המשלבת טיפול טרום-פוסט פרוצדורלי לעמלה אחת משא ומתן שיכולה לחסוך כסף ולהקל על החיוב עבור עסקים ועובדיהם.
3. היה יעיל בניהול ההטבות שלך: שמירה על סדר בכל החלקים הנעים של ניהול ההטבות אינה משימה קלה. כשמדובר בהרשמה פתוחה, חשוב לשמור על ערוצי תקשורת פתוחים, לציית לכל התקנות, וליידע את ספקי הביטוח הרלוונטיים על הבחירות שלך. הארגון שלך עלול להיקלע לבעיות קשות אם כל תחומי האחריות הללו מטופלים באמצעות פעולות ידניות.

כיצד לבצע ניהול להטבות רווחה (Wellness)?

כשמדובר במשיכה ושמירה על עובדים מוכשרים, שום דבר אינו גובר על חבילות הטבות עובדים תחרותיות. לחבילת ההטבות של החברה שלך יש פוטנציאל גם לשמור על הצוות הנוכחי וגם לפתות מחפשי עבודה. לכן זה קריטי שצוות ה-HR שלך יבין היטב את ניהול ההטבות ויוכל לפקח על ניהולן ביעילות.

הבריאות והפרודוקטיביות של העובדים, כמו גם העלות הכוללת של שירותי הבריאות המסופקים על ידי המעסיק, יכולים כולם להרוויח מתוכנית רווחה לעובדים המעוצבת ומנוהלת כראוי. ישנן דרכים רבות שבהן יוזמות רווחה יכולות לסייע לעסקים.

• הפחתת הוצאות טיפול רפואי.
• הורדת שיעורי ההיעדרות.
• הגדלת התפוקה מצד חברי הצוות.
• הורדת מחיר הטבות פיצוי עובדים ונכות.
• אנו מצילים חיים על ידי הפחתת פציעות.
• הגברת ההתלהבות והמחויבות של העובדים.

מעסיקים צריכים לשקול פיתוח תוכנית רווחה מנוסחת היטב המשפרת גם את בריאות העובדים וגם את השורה התחתונה של החברה בשל העלויות העולות של ביטוח בריאות והחשיבות של בריאות העובדים.

להלן הדרכים המומלצות ליישום תוכנית ניהול רווחה:

שלב 1. ביצוע הערכה: השלב הראשון ביצירת תוכנית רווחה לכוח העבודה הוא איסוף נתונים על בריאות העובדים ומוכנות החברה ליישם שינויים בה ים על ממצאים אלו. מעסיקים יכולים להשתמש בנתונים אלה כדי לספק לעובדים שירותים ותוכניות טובים יותר כתוצאה מכך.

שלב 2. קבלת עזרה מההנהלה: בניית תוכנית בריאות מוצלחת דורשת גיבוי מההנהלה. מימון, תמיכה כלל-ארגונית, وايשור מדיניות ופרקטיקות הקשורות לתוכנית דורשים כולם את תמיכת ההנהלה, כמו בכל מאמץ. רווחה יכולהמוצבת כמרכיב בלתי נפרד מהמיזם אם ההנהלה מספקת תמיכה נוספת על ידי סיוע בקישור יעדי קידום הבריאות לתוצאות עסקיות.

שלב 3. הקמת קבוצת בריאות ובטיחות: לאחר הערכת צורכי החברה וקבלת אישור מההנהלה הבכירה, מעסיק יכול להקים ועדה בראשות עובדים לקידום ושמירה על סביבת עבודה בריאה. עבודת הוועדה תחזק את בסיס התמיכה של תוכנית הרווחה ברחבי הארגון. משימות אלו עשויים להיות תחת אחריותה של ועדת הרווחה:

• הערכת היעילות של יוזמות ארגוניות קיימות
• בחינת מה שהעובדים רוצים וצריכים.
• יצירת אסטרטגיית קידום בריאות המתווה את החזון ארוך הטווח, סדרי העדיפויות והטקטיקות של הארגון.
• סיוע בתכנון, ביצוע והערכה של תוכניות בריאות.

שלב 4. יצירת יעדים ומטרות: חברות יכולות להשתמש בתוצאות הערכת כוח העבודה כדי לכוון את התוכנית ולהפוך אותה להצלחה. על מנת לצמצם הוצאות רפואיות, עסקים רבים הפכו את רווחת העובדים לעדיפות עליונה. היעדרות, פרודוקטיביות ושימור עובדים הן שלוש מטרות נוספות. מטרות ויעדים לתוכנית רווחה הם הצהרות על ההישגים הכוללים ארוכי הטווח שניתן לצפות מהתוכנית. יעד אחד או יותר קשורים לכל מטרה כדי להבטיח שהמטרה תושג.

שלב 5. הכנת תוכנית פיננסית: פיתוח תוכנית הרווחה אינו יכול להמשיך מבלי לבסוף תחילה תוכנית פיננסית. הפרויקט אינו יכול להתקדם ללא כספים הולמים.

תקציב הרווחה של חברה צריך לקחת בחשבון את מחיר התמריצים, הקידום ועיצוב התוכנית. העלויות של ספק בדיקות או ספק אחר, תמריצי השתתפות, חומרי פרסום, הוראות פגישה, מד צעדים או מעקבי כושר, הזמן של נציג משאבי אנוש או חבר וועדה וכו', הן כולן דוגמאות לסעיפים שיכולים להופיע בתקציב.

שלב 6. חלקים מתוכנית הרווחה: מבנה תוכנית הרווחה תלוי לחלוטין במעסיק. הצרכים והמשאבים של כל ארגון קובעים שאף תוכנית בודדת אינה יכולה לטפל בבעיות שלהם בצורה הולמת. תוכנית הרווחה יכולה להיות פשוטה כמו אלמנט אחד או מורכבת כמו כמה.

כמה דוגמאות טיפוסיות לתוכנה הן כדלקמן:

• התערבויות שנועדו להקל על מתח.
• התערבויות להששגת משקל עודף.
• תוכניות טיפול להפסקת עישון.
• ניתוחים של סכנות אפשריות לבריאות האדם.
• בדיקות לקביעת מצב הבריאות שלך.
• פעילויות ולוחות זמנים לכושר גופני.

שלב 7. בחירת תגמולים עבור התוכנית שלך: אם אתה רוצה שאנשים יפסיקו לעשות משהו רע או יתחילו לעשות משהו טוב, או אם אתה רוצה שאנשים נוספים ישתתפו בתוכנית או יסיימו אותה, מתן תמריצים או תגמולים הוא דרך מצוינת לעשות את כל הדברים האלה. הרעיון שתשלום לעובדים עבור השתתפות בתוכנית רווחה מעוגן בעקרונות היסוד של הפסיכולוגיה ההתנהגותית, הקובעים שאנשים מונעים לפעול על ידי ההשלכות החיוביות שהם מצפים מפעילויות אלו. ניתן להגביר מוטיבציה על ידי הכללת מערכת תגמולים בתוכנית רווחה. מערכות נקודות שניתן לממש עבור סחורה, סמלי הערכה ותשלומים כספיים הם רק דוגמאות ספורות לסוגים השונים של תגמולים הקיימים. תגמולים מונעים בתחילה על ידי תמריץ חיצוני, אך בסופו של דבר המוטיבציה מגיעה מבפנים.

שלב 8. שיתוף התוכנית שלך: השלב הבא כולל גיבוש והפצה של מדיניות הרווחה של החברה. המטרות של החברה, רמת ההשתתפות שלה, ומערכת התמריצים והתגמולים הקשורים לרווחה צריכים להיות מפורטים בהצהרת מדיניות זו. בעת הסבר מבנה הבונוס לעובדים, יכול להיות שימושי להשתמש ב"ג'ון דו" (John Doe) כדוגמה כדי שיוכלו לשים את התוכנית בהקשר.

שיווק התוכנית וגיוס אנשים להירשם דורש תקשורת יעילה. תקשורת על חשיבות אורח חיים בריא יכולה לעזור לעצב קהילה התומכת בו. ישנם מגוון אסטרטגיות שיווקיות ושינוי התנהגותיות מוכחות שניתן להפעיל כדי להשיג מטרה זו.

שלב 9. שקילת השפעת התוכנית:הערכת הצלחתה של תוכנית הרווחה היא קריטית לשמירת ההנהלה והצוות מעורבים, ביצוע התאמות לתוכניות קיימות ופיתוח חדשות לגמרי. בעת השקת תוכנית רווחה, מעסיקים צריכים לכלול מדדים ובסיסים; אלה יהיו ייחודיים לכל תוכנית. מעסיקים עשויים לעקוב אחר כמה עובדים נרשמים, כמה מסיימים את התוכנית, כמה כסף הם חוסכים על שירותי בריאות, וכמה מהם מפסיקים לעשן בהצלחה או משתלטים על המשקל שלהם.