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Benefits-Strategie

Fitnessstudio-Erstattungsprogramme: Die häufigsten Fehler

17. Oktober 2016 von Maria

Betriebliche Gesundheitsförderung Mitarbeiterbenefits Programme sind in einer wachsenden Zahl von Unternehmen etabliert (Unternehmen wie Google setzen hierbei tatsächlich den Maßstab für ein erstklassiges Mitarbeiter-Benefit-Programm), und eines der gängigsten ist das Fitnessstudio-Erstattungsprogramm oder Fitnesszuschüsse. Die Idee klingt in der Theorie großartig: Unternehmen bieten Mitarbeitern einen Rabatt oder eine Erstattung für Fitnessstudio- oder Sportangebote, diese Programme sind oft das wirksamste Instrument in einem Gesamtvergütungspaket.

Wenn Sie erwägen, Fitnessstudio-Erstattungen an Ihrem Arbeitsplatz einzuführen, finden Sie hier einige wichtige Informationen, die Sie vor dem Start Ihres Programms berücksichtigen sollten.

Was ist ein Fitnessstudio-Erstattungsprogramm?

Ein Fitnessstudio-Erstattungsprogramm ist eine Art Mitarbeiter-Benefit, bei dem Angestellten die Kosten für eine Fitnessstudiomitgliedschaft oder andere fitnessbezogene Ausgaben erstattet werden. Arbeitgeber bieten ein solches Programm häufig an, um Mitarbeiter zu körperlicher Gesundheit und Wohlbefinden zu motivieren, und es kann Teil eines umfassenderen betrieblichen Gesundheitsmanagements sein.

Im Rahmen eines Fitnessstudioprogramms können Mitarbeiter möglicherweise eine Erstattung für Mitgliedsbeiträge, Personal-Training-Stunden, Fitnesskurse oder andere sportbezogene Ausgaben beanspruchen. Um für die Erstattung infrage zu kommen, müssen Mitarbeiter eventuell bestimmte Voraussetzungen erfüllen – wie zum Beispiel die Nutzung des Fitnessstudios an einer bestimmten Anzahl von Tagen pro Woche oder Monat oder das Erreichen definierter Fitnessziele. Nutzungsbasierte Regeln hängen jedoch von Ihren Programmzielen und Ihrer Unternehmenskultur ab.

Als Führungskraft sind Sie möglicherweise für die Entwicklung und Verwaltung eines Fitnessstudio-Erstattungsprogramms in Ihrem Unternehmen verantwortlich. Dazu kann gehören, gemeinsam mit Mitarbeitern Fitnessziele festzulegen, die Fortschritte der Mitarbeiter zu messen und sicherzustellen, dass die Programmregeln eingehalten werden. Möglicherweise sind Sie auch für die Budgetverwaltung des Programms verantwortlich und müssen sicherstellen, dass es effizient eingesetzt wird, um die Gesundheit und das Wohlbefinden der Mitarbeiter zu fördern. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie Sie das Beste aus Ihrem Fitnessstudio-Erstattungsprogramm herausholen!

Ist ein Fitnessstudio-Erstattungsprogramm etwas anderes als ein Fitnesszuschuss?

Fitnessstudio-Erstattungsprogramme ähneln Fitnesszuschussprogrammen darin, dass beide darauf abzielen, Mitarbeiter zu regelmäßigen Besuchen im Fitnessstudio zu motivieren. Der Unterschied zwischen den beiden liegt jedoch darin, wie der finanzielle Anreiz an Ihre Mitarbeiter ausgezahlt wird.

Mitarbeiter, die an einem Fitnessstudio-Erstattungsprogramm teilnehmen, müssen ihre Fitnessstudiomitgliedschaft oder andere sportbezogene Kosten zunächst selbst bezahlen und anschließend einen Antrag auf Erstattung einreichen. Die Initiative liegt also beim Mitarbeiter, der den ersten Schritt tun und „selbst etwas riskieren“ muss.

Fitnesszuschussprogramme werden anders gehandhabt: Arbeitgeber gewähren ihren Mitarbeitern einen Zuschuss entweder als Einmalzahlung oder fortlaufend (monatlich, wöchentlich, vierteljährlich usw.). Fitnesszuschussprogramme können den zusätzlichen Vorteil haben, den Cashflow Ihrer Mitarbeiter zu unterstützen – im Gegensatz zu Erstattungsprogrammen, bei denen Mitarbeiter ihr Geld erst zurückerhalten, nachdem sie bereits dafür bezahlt haben.

10 Gründe, warum Arbeitgeber ein Fitnessstudio-Erstattungsprogramm einführen sollten

Arbeitgeber sollten aus verschiedenen Gründen die Einführung eines Fitnessstudio-Erstattungsprogramms in ihrem Unternehmen prüfen, darunter:

  1. Fördert körperliche Gesundheit und Wohlbefinden: Indem Arbeitgeber Mitarbeiter dazu ermutigen, sich durch regelmäßige Bewegung fit zu halten, können sie dazu beitragen, das Risiko von Gesundheitsproblemen wie Adipositas, Herzerkrankungen und Diabetes zu verringern.
  2. Verbessert die Mitarbeitermoral: Die Moral der Mitarbeiter lässt sich dadurch stärken, dass der Arbeitgeber zeigt, dass ihm das allgemeine Wohlbefinden der Belegschaft am Herzen liegt und er durch ein Fitnessstudio-Erstattungsprogramm in deren Gesundheit investieren möchte.
  3. Steigert die Produktivität: Es ist erwiesen, dass Bewegung die kognitive Leistungsfähigkeit ankurbelt, was zu einer höheren Arbeitseffizienz führt.
  4. Reduziert Fehlzeiten: Ein Fitnessstudio-Erstattungsprogramm kann helfen, krankheitsbedingte Fehlzeiten zu verringern, indem es Mitarbeiter zu körperlicher Fitness motiviert, was zu weniger Krankheitstagen führt.
  5. Erhöht die Mitarbeiterbindung: Ein Fitnessstudio-Erstattungsprogramm kann ein äußerst attraktiver Zusatznutzen sein, der die Wahrscheinlichkeit erhöht, dass Mitarbeiter dem Unternehmen treu bleiben.
  6. Senkt die Gesundheitskosten: Indem Arbeitgeber ihre Mitarbeiter dazu anregen, auf ihre körperliche Gesundheit zu achten, können sie langfristig ihre Gesundheitsausgaben reduzieren.
  7. Steigert das Mitarbeiterengagement: Ein Fitnessstudio-Erstattungsprogramm kann dazu beitragen, Mitarbeiter einzubinden, indem es ihnen die Teilnahme an einer angenehmen und lohnenden Aktivität ermöglicht.
  8. Fördert das Teamgefühl: Ein Fitnessstudio-Erstattungsprogramm kann Mitarbeiter dazu anregen, gemeinsam Sport zu treiben, was den Zusammenhalt und die Kommunikation im Team verbessern kann.
  9. Bietet Flexibilität: Je nach Umsetzungsmethode können Mitarbeiter den Club oder das Fitnessstudio wählen, der bzw. das am besten zu ihren Bedürfnissen und ihrem Zeitplan passt.
  10. Zieht Top-Talente an: Ein Fitnessstudio-Erstattungsprogramm ist eine hervorragende Möglichkeit, potenziellen Mitarbeitern zu zeigen, dass Ihnen das Wohlbefinden Ihres Teams am Herzen liegt, und gleichzeitig die Attraktivität Ihres Unternehmens zu steigern.

Sind Fitnessstudio-Erstattungen steuerpflichtig?

Von einem Arbeitgeber gezahlte Fitnessstudio-Erstattungen können steuerpflichtig sein, wenn sie als Teil der Vergütung des Mitarbeiters gelten. Wenn ein Arbeitgeber seinen Mitarbeitern eine Leistung anbietet, ist diese gemäß den Steuergesetzen im Regelfall als Einkommen steuerpflichtig, es sei denn, sie ist gesetzlich ausdrücklich befreit.

Dennoch gibt es für diese grundlegende Richtlinie ein paar Ausnahmen , die möglicherweise auf Fitnessstudio-Erstattungen zutreffen. Wenn ein Arbeitgeber eine Fitnessstudienerstattung im Rahmen eines qualifizierten Wellnessprogramms anbietet, ist diese möglicherweise steuerfrei. Ein qualifiziertes Wellnessprogramm liegt vor, wenn es allen Mitarbeitern angeboten wird und darauf abzielt, die Gesundheit zu fördern oder Krankheiten vorzubeugen.

Zusätzlich kann die Erstattung vom steuerpflichtigen Einkommen eines Mitarbeiters ausgenommen sein, wenn sie im Rahmen einer qualifizierten ZusatzleistungFahrtkostenregelung bzw. eines entsprechenden Zuschusses gewährt wird. Hierbei handelt es sich um eine Leistung für Arbeitnehmer, um die Kosten für öffentliche Verkehrsmittel oder Fahrgemeinschaften für den Weg zur Arbeit auszugleichen.

Es ist wichtig zu beachten, dass bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein müssen, damit die Fitnessstudienerstattung im Rahmen dieser Ausnahmen steuerfrei bleibt. Für weitere Informationen zu diesen Ausnahmen sollten Arbeitgeber einen Steuerberater konsultieren oder die geltenden Steuerrichtlinien heranziehen.

Die größten Fehler bei der Einführung eines Fitnessstudio-Erstattungsprogramms

Die Nutzung eines papierbasierten Systems

Eines der größten Probleme bei Fitnessstudio-Erstattungsprogrammen ist der Papierkram. Wenn Sie sich nicht einfach auf das Wort Ihrer Mitarbeiter verlassen möchten, dass sie eine Mitgliedschaft erworben haben, müssen Sie nach Quittungen fragen. Viele Programme verlangen zudem von den Mitarbeitern, Nachweise über ihre Anwesenheit im Fitnessstudio einzureichen. Leider bedeutet dies, dass Ihre HR-Abteilung all diesen Papierkram prüfen muss. Ohne einen Plan oder Prozess zur Automatisierung dieses neuen Aufwands steuert Ihr Unternehmen geradewegs auf einen Albtraum zu.

Keine Integration in die Gehaltsabrechnung

Selbst wenn Sie überprüfen können, ob die Mitarbeiter im Fitnessstudio waren, müssen Sie ihnen die Mitgliedschaft dennoch erstatten. Dies verleiht der Gehaltsabrechnung eine neue Komplexitätsebene. Arbeitgeber stehen vor der Wahl, entweder die Zahlungen in ihr bestehendes Gehaltsabrechnungssystem zu integrieren oder stundenlang Schecks für die Mitarbeiter auszustellen. Dies in einem großen Unternehmen zu managen, kann die Zeit der Personalabteilung stark beanspruchen, und ohne ein geeignetes Verwaltungssystem sind Fehler nahezu garantiert.

Einschränkung der Fitnessstudio-Auswahl

Mitarbeiter trainieren am liebsten dann, wenn es für sie bequem ist. Eine Firmenfitness-Kooperation mit einer renommierten nationalen Fitnessstudio-Kette ändert daran nichts: Wenn die Standorte für Ihre Mitarbeiter ungünstig liegen, werden sie diese auch nicht nutzen. Darüber hinaus trainieren viele Mitarbeiter nicht gerne vor Ort im Büro – seien Sie also vorsichtig mit hohen Investitionen in den Bau eigener Fitnessräume im Büro. Die beste Option ist es, mit so vielen verschiedenen Sportstätten wie möglich zusammenzuarbeiten. Erwägen Sie die Zusammenarbeit mit einem Partner, der Beziehungen zu vielen Fitnessstudios.

Die Annahme, dass alle Mitarbeiter ins Fitnessstudio gehen

unterhält. Mitarbeiter trainieren auf völlig unterschiedliche Weisen. Einige bevorzugen die Privatsphäre zu Hause (insbesondere Einsteiger in ein Fitnessprogramm); andere schätzen Fitnessketten mit allen Annehmlichkeiten. Das Ziel eines Fitnessstudio-Erstattungsprogramms ist es, Mitarbeiter aktiv und gesund zu machen. Stellen Sie sicher, dass Ihr Programm diejenigen nicht ausschließt, die sich durch Yoga, Klettern, Swing-Dance, Seiltanzen oder eine der vielen anderen Sportarten fit halten. Vermeiden Sie bei der Programmplanung Exklusivität und versuchen Sie, eine Lösung zu finden, die für alle funktioniert.

Zu viel Druck, zu wenig Anreize

Schaffen Sie niemals eine Kultur, die Ihre Mitarbeiter zu sportlicher Aktivität drängt. Fördern Sie stattdessen eine Kultur, in der alle Mitarbeiter motiviert sind, sich zu bewegen. Ein umfassenderes Programm wie einanreizbasiertes Fitness-Belohnungsprogramm (FRP) zielt darauf ab, das Verhalten von Mitarbeitern durch kleine Belohnungen, meist in Form von Bargeld,zu beeinflussen. Einige Arbeitgeber bieten auch bezahlte Freizeittage als Belohnung an. Arbeitgeber verwalten diese Belohnungen üblicherweise über Incentive-Management Systeme wie IncentFit.

Wie Eine aktuelle Umfragezeigt, dass Mitarbeiter Geldprämien allen anderen Arten von Wellness-Programm-Belohnungen vorziehen. Ein Programm, das eine Vielzahl unterschiedlicher Aktivitäten belohnt, erzielt das höchste Engagement. Wenn Sie die Meinung Ihrer Mitarbeiter zu Ihren Firmenleistungen einholen möchten, nutzen Sie gerne unsere kostenlose Mitarbeiter-Benefits-Umfrage als Vorlage!

Passend dazu finden Sie hier ein paar unkonventionelle Extras, mit denen Unternehmen Mitarbeiter gewinnen, denn schließlich sollen Mitarbeiter-Benefit-Programme die Bindung und Rekrutierung erleichtern! Hier sind zudem einige unerwartete Wellness-Extras, die Sie anbieten sollten. Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass Boni allein noch keine Unternehmenskultur schaffen.

Zu ernst sein

. Denken Sie daran: Die Arbeit ist ernst, aber Mitarbeiter dürfen trotzdem Spaß haben. Sorgen Sie für ein Umfeld, in dem Sie die Unternehmenskultur durch einen kleinen, freundschaftlichen Wettbewerb verbessern können. Der Gang ins Fitnessstudio sollte nicht nur eine weitere Aufgabe auf der To-Do-Liste sein. Die Förderung der Teilnahme durch spaßige Gruppen-Fitnessaktivitäten und Fitness-Challenges lässt das Programm eher wie einen Bonus und weniger wie eine Pflicht wirken.

Wir hoffen, dass diese Fehler Sie bei der Gestaltung des Wellnessprogramms Ihres Unternehmens in die richtige Richtung lenken. Wir haben unser eigenes Lifestyle-Erstattungsprogrammentwickelt, um genau diese Probleme zu lösen. Denken Sie einfach daran: Ganz gleich, für welche Lösung Sie sich entscheiden – stellen Sie sicher, dass sie die Gesundheit und das Wohlbefinden Ihrer Mitarbeiter an die erste Stelle setzt!