Der ultimative Leitfaden zu Mitarbeiter-Benefits für kleine Unternehmen und 4 Wege für den Einstieg

Zusatzleistungen sind ein entscheidender Bestandteil von Vergütungspaketen, die Kleinunternehmen anbieten sollten. Tatsächlich nutzen Arbeitnehmer Leistungen als wichtiges Kriterium bei der Wahl eines neuen Jobs, vor allem bei der großen Auswahl an Optionen, Arten von Mitarbeiterleistungen die ein Arbeitgeber bieten kann. Eine Umfrage des American Institute of CPAs ergab, dass 80 % der befragten Kandidaten lieber einen Job mit besseren Sozialleistungen behalten würden, anstatt für ein höheres Gehalt zu wechseln. Kandidaten wählen Arbeitgeber aus, die sich kümmern und die Gesundheit sowie das allgemeine Wohlbefinden ihrer Mitarbeiter berücksichtigen.

In diesem Artikel bieten wir Ihnen Orientierung und Informationen, die Sie benötigen, um die Mitarbeiterleistungen für Kleinunternehmen zu verstehen.

Lesen Sie weiter, um mehr über dieses Thema zu erfahren! Klicken Sie auf die folgenden Abschnitte, um direkt zu Ihrer spezifischen Frage zu springen.

Wie unterscheiden sich Mitarbeiterleistungen für Kleinunternehmen?

Was sind typische Mitarbeiterleistungen für Kleinunternehmen?

Gesetzlich vorgeschriebene Leistungen für Kleinunternehmen?

Weitere Mitarbeiterleistungen?

Wie hoch sind die Kosten für Leistungen in Kleinunternehmen??

Welche Auswirkungen haben Zusatzleistungen auf Ihr Unternehmen?

Wie konkurriert man mit größeren Arbeitgebern, die über ein größeres Budget verfügen?

4 Wege, wie Sie mit der Bereitstellung von Leistungen für die Mitarbeiter Ihres Kleinunternehmens beginnen können

Wie unterscheiden sich Mitarbeiterleistungen für Kleinunternehmen?

Die Verwaltung von Mitarbeiterleistungen in einem Kleinunternehmen kann entmutigend sein, besonders wenn man im Wettbewerb um die besten Talente mit großen Konzernen steht. Arbeitgeber-Leistungspakete sind für die Rekrutierung leistungsstarker Mitarbeiter unerlässlich. Sie helfen nicht nur bei der Gewinnung von Talenten, sondern tragen langfristig zu Aspekten des Berufs- und Privatlebens der Mitarbeiter in Bezug auf Gesundheit und Wohlbefinden, Work-Life-Balance und finanzielle Stabilität bei. Wenn Sie neugierig sind, finden Sie hier einige der besten Mitarbeiterleistungen die Ihre Mitarbeiter lieben werden.

Was sind typische Mitarbeiterleistungen für Kleinunternehmen?

Gesetzlich vorgeschriebene Leistungen für Kleinunternehmen

Nicht alle vom Arbeitgeber angebotenen Leistungen sind optional. Die folgenden Leistungen sind gesetzlich vorgeschrieben und geregelt. Einige Pflichtleistungen können sich zudem von Bundesstaat zu Bundesstaat unterscheiden. Daher ist es von entscheidender Bedeutung, bei der Zusammenstellung eines Leistungspakets alle lokalen, staatlichen und bundesstaatlichen Vorschriften zu prüfen.

Unfallversicherung (Workers' Compensation)

Die Unfallversicherung ist eine Versicherung, die Arbeitgeber und Arbeitnehmer bei einem Unfall oder einer Erkrankung am Arbeitsplatz oder im Zusammenhang mit der Arbeit schützt. Sie deckt die Kosten für Behandlung und Rehabilitation und kann bei Invalidität auch einen Teil des entgangenen Einkommens ersetzen.

Prüfen Sie die Unfallgesetze Ihres Bundesstaates, um sicherzustellen, dass diese in Ihrem Unternehmen eingehalten werden. Die Nichteinhaltung dieser Gesetze kann für Inhaber von Kleinunternehmen erhebliche Geldstrafen zur Folge haben. Der nationale Verband unabhängiger Unternehmen (National Federation of Independent Business) stellt die Vorschriften für die Unfallversicherung nach Bundesstaaten gegliedert zur Verfügung.

Arbeitslosenversicherung (Unemployment Insurance)

Arbeitslosenprogramme tragen dazu bei, finanzielle Unterstützung für Arbeitnehmer bereitzustellen, die aufgrund von Umständen, die außerhalb ihrer Kontrolle liegen (wie etwa Personalabbau), arbeitslos werden. Der Federal Unemployment Tax Act (FUTA) und der State Unemployment Tax Act (SUTA) verpflichten Arbeitgeber zur Zahlung von Steuern zur Finanzierung der Arbeitslosenkosten.

Diese Programme erfordern Beiträge von Arbeitgebern und Arbeitnehmern. Die Steuersätze für diese Beiträge schwanken und können sich je nach Fluktuationsrate und Branche ändern. Die SUTA-Anforderungen der einzelnen Bundesstaaten finden Sie auf der Website des IRS.

Berufsunfähigkeitsversicherung (Disability Insurance)

Eine Berufsunfähigkeitsversicherung deckt Mitarbeiter ab, die an einer langfristigen Krankheit oder Verletzung durch einen nicht arbeitsbezogenen Vorfall leiden. Arbeitgeber müssen die spezifischen Vorschriften in Bezug auf die Anspruchsberechtigung für Pläne, Zahlungen und die Dauer der Invaliditätsversicherung einhalten.

Es gibt zwei Arten von Invaliditätsversicherungen:

1. Kurzfristige Invaliditätsversicherung (Short-Term Disability): Bietet in der Regel Schutz für zwei bis sechs Monate und entspricht einem festen Prozentsatz des Jahreseinkommens des Mitarbeiters.
2. Langfristige Invaliditätsversicherung (Long-Term Disability): Bietet jahrelangen Schutz und zahlt einen festen Prozentsatz des Einkommens des Mitarbeiters (ca. 50–70 %). Dies ist in der Regel Vollzeitbeschäftigten vorbehalten, die mindestens ein Jahr im Unternehmen tätig sind, um Anspruch darauf zu haben.

Krankenversicherung

Arbeitgeber mit 50 oder mehr Vollzeitbeschäftigten sind nach dem Affordable Care Act (ACA) verpflichtet, eine Krankenversicherung anzubieten. Diese Pläne müssen eine Mindestabsicherung (Minimum Essential Coverage) bieten, die den ACA-Standards entspricht. Die Gesundheit der Mitarbeiter ist für die Produktivität des Unternehmens von entscheidender Bedeutung. Daher ist das Anbieten einer Krankenversicherung ein wichtiger Faktor bei der Zusammenstellung eines Leistungspakets für Mitarbeiter.

Bei der Entscheidung über die Krankenversicherung stehen verschiedene Arten von Versicherungsplänen zur Auswahl.

• Traditionelle Krankenversicherungspläne: Hierbei zahlen Arbeitgeber der Versicherungsgesellschaft einen festen Satz, basierend auf der Anzahl der im Plan angemeldeten Mitarbeiter. Diese werden von Arbeitgebern am häufigsten angeboten. Obwohl sie kostspielig sein können, bieten sie eine große Auswahl an Anbietern für die Gesundheitsversorgung.
• Managed-Care-Pläne: Dies umfasst Pläne wie Preferred Provider Organizations (PPO) und Health Maintenance Organizations (HMO). Managed-Care-Pläne haben Verträge mit Gesundheitsdienstleistern und medizinischen Einrichtungen, die es den Mitgliedern ermöglichen, reduzierte Kosten für Dienstleistungen zu zahlen.
• COBRA: Der Consolidated Omnibus Budget Reconciliation Act (COBRA) sieht eine fortgeführte Krankenversicherung für Personen vor, deren Arbeitsverhältnis endet oder bei denen ein qualifizierendes Ereignis eintritt (wie etwa Scheidung, reduzierte Arbeitszeiten oder Tod). COBRA-Leistungen decken ehemalige Mitarbeiter, Ehepartner und deren Angehörige mit einer erweiterten Krankenversicherung für 18 bis 36 Monate ab. Kleinunternehmen mit weniger als 20 Mitarbeitern sind von COBRA ausgenommen, aber einige Bundesstaaten haben eine andere Version von COBRA für kleinere Unternehmen geschaffen. Sie können dies auf der Website Ihrer Landesregierung überprüfen.

Unabhängig davon, für welchen Versicherungsplan Sie sich für Ihr Unternehmen entscheiden, stellen Sie sicher, dass sich die Mitarbeiter über Änderungen ihrer Krankenpläne und Selbstbeteiligungen im Klaren sind.

Familien- und medizinischer Urlaub (Family and Medical Leave)

Der Family and Medical Leave Act (FMLA) verpflichtet Arbeitgeber, bis zu 12 Wochen unbezahlten, arbeitsplatzgeschützten Urlaub zu gewähren. Dieses Gesetz deckt nicht alle Arbeitnehmer ab; laut Gesetz müssen Beschäftigte mindestens ein Jahr im Unternehmen tätig sein. Diese Urlaubsleistungen gelten für Mitarbeiter, die ein Kind bekommen, ein Kind adoptieren oder in Pflege nehmen, sich um ein nahes Familienmitglied mit einem schwerwiegenden gesundheitlichen Problem kümmern oder selbst an einer schweren Erkrankung leiden, die ihre Arbeitsfähigkeit einschränkt.

Einige Bundesstaaten verfügen über eigene bezahlte Urlaubsprogramme mit anderen Regeln und Vorschriften. Dies macht es zwingend erforderlich, die für Ihr Unternehmen geltenden staatlichen und lokalen Gesetze zu verstehen.

Weitere Mitarbeiterleistungen

Hierbei handelt es sich um Leistungen, die gesetzlich nicht vorgeschrieben, aber für potentielle Arbeitskräfte attraktiv sind und Ihre bestehende Belegschaft bei Laune halten können. Falls Sie sich fragen, wie Sie herausfinden sollen, welche Mitarbeiterleistungen für Ihr Unternehmen geeignet sind, sollten Sie diesen Beitrag darüber lesen, wie man Planung von Mitarbeiterbenefits!

Optionen für Altersvorsorgepläne

Arbeitgeber sind verpflichtet, Steuern für die Sozialversicherung zu zahlen, aber nicht jeder Arbeitgeber muss Pensionen bereitstellen. Das Anbieten von Altersvorsorgeplänen hat große Vorteile und kann Talente anziehen, erfordert jedoch Planung. Arbeitgeber sollten die Größe ihrer Belegschaft berücksichtigen, ob sie einen Arbeitgeberzuschuss anbieten möchten und wie viele Jahre bis zum Ruhestand des Mitarbeiters verbleiben. Im Folgenden finden Sie einige gängige Optionen für Altersvorsorgepläne:

• Vereinfachter Altersvorsorgeplan für Mitarbeiter (SEP-IRA): Ein SEP ermöglicht es Mitarbeitern, steuerbegünstigte Beiträge in individuelle Altersvorsorgekonten (IRAs) einzuzahlen, die den Mitarbeitern gehören. Die Arbeitgeberbeiträge sind hoch, können jedoch als geschäftlicher Aufwand abgesetzt werden.
• Simple IRA: IRAs ermöglichen es Teilnehmern, steuerlich geförderte Investitionen zu tätigen, um im Ruhestand finanzielle Sicherheit zu haben. Die Arbeitgeberbeiträge sind geringer als bei SEP-IRAs, aber es gibt Obergrenzen für die Arbeitnehmerbeiträge.
• 401(k): 401(k)-Pläne sind die heute am weitesten verbreiteten Altersvorsorgepläne in der Arbeitswelt. Dieser Plan bietet Steuer- und Rentenvorteile mit hohen Beitragsgrenzen sowohl für den Arbeitgeber als auch für die Mitarbeiter.

Bezahlter Urlaub (PTO)

Bezahlter Urlaub (PTO) ist für die Work-Life-Balance eines Mitarbeiters von entscheidender Bedeutung; er bietet Zeit, um von der Arbeit abzuschalten, Zeit mit der Familie zu verbringen und sich auf das Privatleben zu konzentrieren. Ein gut ausgeruhter Mitarbeiter kann eine höhere Leistung erbringen und gleichzeitig das Risiko eines Burnouts verringern. Die von Unternehmen angebotene Menge an PTO variiert stark – einige bieten unbegrenzten Urlaub an, während andere ihren Mitarbeitern bis zu 4 Wochen frei pro Jahr gewähren. Wie viel PTO Ihr Unternehmen anbietet, sollte von den Bedürfnissen Ihrer Mitarbeiter abhängen.

Lebensversicherung

Eine Lebensversicherung gibt Ihren Mitarbeitern und deren Familien Seelenfrieden für den Fall eines ernsten Notfalls. Die meisten Arbeitgeber bieten Gruppen-Risikolebensversicherungen an, die so lange gültig sind, wie der Mitarbeiter im Unternehmen beschäftigt ist. Gruppen-Risikolebensversicherungen können nur Mitarbeitern angeboten werden, nicht jedoch deren Ehepartnern und Unterhaltsberechtigten.

Seh- und Zahnarztvorsorge (Vision and Dental Plans)

Seh- und Zahngesundheit sind nicht in der traditionellen Krankenversicherung abgedeckt, können aber von entscheidender Bedeutung sein. Augenärzte und Zahnärzte können frühe Anzeichen von Krankheiten und chronischen Gesundheitsproblemen erkennen. Das frühzeitige Erkennen dieser Zustände ist entscheidend, um bessere Ergebnisse für den Mitarbeiter zu gewährleisten und die Kosten der Krankenversicherung zu senken.

Zusatzleistungen (Fringe Benefits)

Zusatzleistungen (Fringe Benefits), die je nach den Bedürfnissen und Wünschen Ihrer Belegschaft „nice to have“ sind. Leistungen wie kostenlose Snacks und Getränke, ein haustierfreundlicher Arbeitsplatz und Teambuilding-Events/Retreats können wertvoll sein und die Moral der Mitarbeiter verbessern.

Wie hoch sind die Kosten für Leistungen in Kleinunternehmen?

Wie viel werden diese Leistungen ein Kleinunternehmen kosten?

Die Kosten variieren je nachdem, welche Art von Leistungen Sie anbieten möchten. Eine Studie des Bureau of Labor Statistics zu den Arbeitgeberkosten für die Mitarbeitervergütung zeigt, dass Kleinunternehmen etwa 30 % der Gesamtvergütung jedes Mitarbeiters für Sozialleistungen aufwenden. Dies kann bei einer Kosten-Nutzen-Analyse im Rahmen Ihrer Budgetplanung wichtig sein.

Darüber hinaus bieten Sie Ihren Mitarbeitern möglicherweise Leistungen an, die gar nicht genutzt werden. Achten Sie darauf, die Inanspruchnahme von Leistungen zu überprüfen; nicht genutzte Leistungen können kostspielig sein, und diese Mittel könnten stattdessen für eine andere Leistung eingesetzt werden, die tatsächlich von mehr Mitarbeitern als Vergütung genutzt wird.

Welche Auswirkungen haben diese Leistungen auf Ihr Unternehmen?

Das Anbieten eines starken Leistungspakets ist ein hervorragendes Instrument, um leistungsstarke Mitarbeiter zu gewinnen und zu halten. Den Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, für sich und ihre Familien zu sorgen, eine gesunde Work-Life-Balance aufzubauen und Geld zu sparen, ist eine großartige Investition und stärkt den Ruf Ihres Unternehmens.

Wie konkurriert man mit größeren Arbeitgebern, die über ein größeres Budget verfügen?

Der Wettbewerb mit großen Arbeitgebern, die über ein unbegrenztes Budget verfügen, mag einschüchternd wirken, aber Kleinunternehmen können Leistungen anbieten, die große Arbeitgeber oft nicht bieten können.

• Bieten Sie flexible Arbeitszeiten und -orte an: Geben Sie Mitarbeitern die Flexibilität, remote oder zu untypischen Zeiten zu arbeiten, sofern Ihr Geschäft dies zulässt. Die Möglichkeit, den Zeitplan und den Arbeitsort selbst zu wählen, kann Mitarbeitern helfen, effizienter zu arbeiten.
• Gewähren Sie PTO anstelle von getrenntem Urlaubs- und Krankheitsurlaub: Bieten Sie Mitarbeitern mehr Flexibilität und Kontrolle, wenn sie sich von der Arbeit freinehmen müssen.
• Ermöglichen Sie flexible Urlaubszeiten: Lassen Sie Mitarbeiter den Urlaub bzw. die Freizeittage nach eigener Wahl aussuchen. Große Unternehmen lassen Mitarbeiter Urlaubswochen oft nach Seniorität auswählen, sodass vielen Angestellten nur übrig bleibt, aus den noch verbleibenden Tagen zu wählen.
• Personalisierte Zusatzleistungen: Wenn die Mehrheit Ihrer Belegschaft für bestimmte Interessen wie Haustiere brennt, können Sie möglicherweise einen haustierfreundlichen Arbeitsplatz oder Haustiertage anbieten. Befragen Sie Ihre Mitarbeiter, um herauszufinden, ob es herausragende Interessen gibt, und um zu sehen, was Sie anbieten können.

Wenn Sie neugierig sind, welche Arten von Leistungen ein größerer Arbeitgeber anbietet, werfen Sie einen Blick auf die Vorteile, die Google seinen Mitarbeitern bietet.

4 Wege, wie Sie mit der Bereitstellung von Leistungen für die Mitarbeiter Ihres Kleinunternehmens beginnen können

1. Erstellen Sie ein Budget: Sie müssen ein Budget erstellen, um festzustellen, wie viel Sie zu einem Mitarbeiter-Benefit-Programmsbeitragen können. Die Durchführung einer Bedarfsanalyse kann Ihnen helfen herauszufinden, was sich das Unternehmen leisten kann. Berücksichtigen Sie unbedingt, dass viele Leistungen als Vorsteueroptionen (pre-tax options) verfügbar sind, wodurch das steuerpflichtige Gesamteinkommen des Mitarbeiters sinkt. Eine Kostenanalyse pro Leistung und Mitarbeiter kann Ihnen bei der Budgetermittlung helfen.
2. Llegen Sie fest, welche Leistungen in Ihr Programm aufgenommen werden sollen: Entscheiden Sie, welche Leistungen in Ihr Programm aufgenommen werden sollen, indem Sie die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter berücksichtigen. Sie können Ihre Mitarbeiter befragen, um die besten Optionen zu ermitteln. Eine andere Möglichkeit, Leistungen zu bestimmen, besteht darin, die demografische Zusammensetzung Ihrer Belegschaft zu erforschen und zu prüfen, welche Leistungen in den einzelnen demografischen Gruppen am meisten gewünscht werden.
3. Nutzen Sie externe Ressourcen: Die Erstellung eines Leistungsprogramms kann entmutigend sein, insbesondere wenn Sie Bundes- und Landesgesetze berücksichtigen müssen. Eine Professional Employer Organization (PEO) ist ein Full-Service-HR-Outsourcing-Unternehmen, das im Namen Ihres Unternehmens ein Leistungspaket zusammenstellen sowie verschiedene HR-Aufgaben wie Gehaltsabrechnung und Leistungsverwaltung (Benefit Administration) übernehmen kann. Sie möchten vielleicht auch Softwarelösungen in Betracht ziehen, die den administrativen Aufwand eines Mitarbeiter-Leistungsprogramms beseitigen sehr mühsam werden kann (lesen Sie dazu auch diesen Leitfaden über Systemen zur Leistungsverwaltung).
4. Führen Sie die Leistungen für die Mitarbeiter ein: Sobald Sie Ihr Leistungspaket zusammengestellt haben, müssen Sie den Plan an Ihre Mitarbeiter kommunizieren. Informieren Sie Ihre Mitarbeiter über die Aktualisierungen ihrer Leistungen, stellen Sie sicher, dass sie die Änderungen verstehen, und geben Sie ihnen Anleitungen, wie sie ihre Leistungen in Anspruch nehmen können.

Obwohl die meisten der aufgeführten Leistungen nicht vorgeschrieben sind, sollten Inhaber von Kleinunternehmen in Erwägung ziehen, ein solides Leistungspaket anzubieten, um ihre Mitarbeiter angemessen zu vergüten. Dies kann bei der Gewinnung und Bindung von Top-Mitarbeitern den Ausschlag geben. Die Auswahl der richtigen Leistungen für Ihre Belegschaft und deren Bedürfnisse verbessert den Ruf Ihres Unternehmens – unabhängig von seiner Größe.

Weitere Ressourcen

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Wenn Sie sehen möchten, wie sich Leistungen für mittelständische Unternehmen unterscheiden, lesen Sie diesen Leitfaden zu Mitarbeiter-Benefits für mittelständische Unternehmen.

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