복리후생 관리 시스템이란 무엇이며 웰니스 복리후생 관리는 어떻게 해야 할까?

직원 복리후생 관리 기능은 일반적으로 인적 자원 관리(HCM) 시스템에서 제공되며, 오라클(Oracle) 및 SAP 같은 대형 소프트웨어 공급업체부터 워크데이(Workday), 울티메이트 소프트웨어 그룹(Ultimate Software Group), 세디안 HCM(Ceridian HCM) 같은 HR 테크 기업에 이르기까지 다양합니다. 이러한 기업들은 자체 소프트웨어 모듈을 사용하거나 제3자 시스템과 연동합니다. 또한 HR 기술 아웃소싱 제공업체를 통해 중소기업(SMB)에 복리후생 기능이 제공되기도 합니다. 다른 복리후생 소프트웨어 패키지는 복리후생 브로커와 함께 작동하도록 설계되어 있어, 브로커가 고객 기업에 이를 판매하고 기업의 요구 사항과 직원 선호도에 맞는 고유한 시스템 구축을 돕습니다.

소프트웨어의 주요 기능은 인사 담당자에게 복리후생 패키지와 세부 내역, 그리고 어떤 종류의 복리후생이 제공되는 혜택 및 직원의 이용 빈도를 상세히 보여주는 대시보드를 제공하는 것입니다. 또한 소프트웨어는 비식별화된 보험 청구 데이터를 분석하여 각 직원에게 최적의 복리후생 설정을 추천할 수 있습니다. 직원 셀프 서비스 기능을 통해 직원은 복리후생을 변경하고 인사 담당자와 소통할 수 있으며, 복리후생 관리 시스템에는 소셜 미디어 스타일의 사용자 인터페이스를 갖춘 모바일 앱이 포함되어 연례 오픈 enrollment(가입 기간) 및 복리후생 선택 과정을 간소화할 수 있습니다. 일부 직원 인센티브 프로그램은 웨어러블 활동 및 건강 추적 장치를 사용하여 사전 설정된 건강 및 피트니스 기준을 충족하는 직원에게 보험료 할인이나 기타 보상을 제공합니다.

복리후생 관리 시스템에서 무엇을 확인해야 할까요?

도입을 검토 중인 복리후생 관리 시스템에서 다음 구성 요소를 살펴보아야 합니다.

규정 준수(컴플라이언스) 보장 지원

관련된 모든 규정을 준수하도록 설계된 시스템을 선택하세요. 예를 들어 환자 보호 및 적정한 의료 보장법(ACA), 그리고 통합 예산 조정법(COBRA), 그리고 건강보험 양도 및 책임에 관한 법률 (HIPAA) 등이 있습니다.

시스템을 통해 규정 위반에 대한 염려 없이 복리후생 패키지를 간편하게 맞춤 설정할 수 있어야 합니다. 내장된 시스템 검사 기능을 통해 컴플라이언스 오류를 방지해야 하며, 개별 직원의 요구에 맞게 플랜을 쉽게 수정할 수 있어야 합니다.

불필요한 업무 제거

복리후생 관리 시스템을 결정할 때는 일반 직원보다 HR의 관점이 훨씬 더 중요합니다. HR은 시스템을 매일 관리하지만, 직원은 일년에 몇 번만 로그인할 수도 있기 때문입니다.

종종 매력적인 인터페이스가 HR 전문가에게는 그다지 유용하지 않은 시스템을 '구매하게' 만들곤 합니다. 많은 솔루션이 직원들에게 훌륭한 대화형 경험을 제공함에도 불구하고 말입니다. 우수한 시스템은 보고 및 데이터 관리와 같은 HR 프로세스를 간소화합니다.

인적 자원 최적화, 관리 비용 절감, 직원 참여도 향상은 직원 사용자 경험만으로는 달성할 수 없습니다. 과거에는 많은 시간과 노력, 그리고 방대한 양의 데이터가 필요했던 HR 프로세스를 자동화하고 간소화할 수 있는 역량이 중요합니다. 다음과 같은 작업을 수행할 수 있는 시스템을 선택하세요.

1. 로봇(자동화) 데이터 입력 서비스.
2. 고객을 위한 수혜자 관리 제공.
3. 다양한 리소스를 활용하여 보고서 작성 및 관리를 지원.

적절한 복리후생 관리가 우수 인재 유지에 도움이 될 수 있을까요?

직원 유지에 기여하는 관행은 HR의 여러 영역에서 비롯되며, 조직 내 모든 직책이 협력하여 복잡한 유지 전략을 개발하고 실행해야 합니다. 상황에 따라 다른 접근 방식이 필요하며, 때로는 광범위한 접근 방식과 구체적인 접근 방식을 결합해야 합니다.

기업의 직원 유지 노력은 다양한 맥락에서 효과적인 기술을 활용함으로써 크게 강화될 수 있습니다.

복리후생은 훌륭한 인재를 유지하는 데 도움이 됩니다:

직원에게 복리후생을 제공하는 것은 사기를 진작하고 이직률을 낮추는 검증된 방법입니다. 선택지가 너무 많기 때문에 기업이 직원에게 어떤 혜택을 제공해야 할지 결정하기가 어려울 수 있습니다. 공석을 채우려 할 때, 성공적인 기업들은 직원들에게 어떤 혜택을 제공하고 있을까요?

또한, 기업이 최고의 인재를 유지하고 영입하기 위해 꼭 필요한 혜택은 무엇일까요?

• 교육 복지 및 전문 유틸리티
  • 유튜브나 온라인 강좌 제공업체 같은 콘텐츠 큐레이션 플랫폼의 확산으로 무료 교육 리소스가 끝없이 제공되고 있습니다.
  • 그럼에도 불구하고 고등 교육과 평생 학습에 대한 갈증은 여전히 필수적입니다. 경력 발전을 위해 고급 학위를 취득하는 것은 오늘날의 고용 환경에서도 여전히 유익합니다.
  • 학비 지원 프로그램과 유급 직무 교육은 직원들 사이에서 가장 인기 있는 교육 복지 중 두 가지입니다. 하버드대의 연구에 따르면 근로자의 40%가 유급 교육을 직무 만족도에 있어 '매우 중요'하다고 평가했으며, 기업의 90%가 직원들에게 모종의 학비 지원이나 교육 인센티브를 제공하는 것으로 나타났습니다.
  • 또한 당사의 2022년 SMB 직원 복리후생 설문조사 보고서에 따르면, 모든 직원의 61%가 직장에서 경력을 발전시킬 수 있는 기회를 중요하게 생각하는 것으로 나타났습니다. 하지만 중소기업(SMB) 중 약 60%만이 이러한 기회를 제공하고 있습니다.

• 헬스케어 및 웰니스
  • 직원들은 대처하고 필요할 때 도움을 찾을 수 있는 리소스(교육, 유틸리티, 프로그램 등)를 제공함으로써 정신 건강을 최우선으로 생각하는 기업을 찾고 있습니다. 다음 자료에 따르면 Mercer 2021 Health on Demand report, 직원이 정신 건강 복지 혜택을 이용할 수 있는 경우 현재 고용주와 계속 함께 근무할 확률이 42% 더 높습니다.

• 은퇴 복리후생
  • 퇴직연금(401(k))이나 확정급여형 플랜 같은 퇴직 혜택은 유능한 인재를 유치하고 유지하는 데 점점 더 중요한 요소가 되고 있습니다.
    • 건강보험과 같은 퇴직 복리후생이 강화되면 직원 사기가 진작됩니다.
    • 머서(Mercer) 설문조사 결과에 따르면 기업의 54%가 직원에게 퇴직 복리후생을 제공하고 있습니다.
  • 그럼에도 불구하고 퇴직 복리후생은 건강보험 조항과 많은 동일한 과제를 공유합니다. 이익 마진이 줄어들면서 기업들은 비용 절감 방안을 모색하기 시작했습니다. 그 결과 확정기여형 플랜과 확정급여형 플랜 모두 타격을 입었습니다.
  • 복리후생 패키지의 일부로 401(k) 매칭이 제공되지 않는 경우, 근로자가 퇴직할 때까지 회사에 남아있을 확률은 낮아집니다.

마지막으로, 앞서 언급한 각 혜택은 직원들의 행복과 충성도를 높일 잠재력이 있다는 점을 주목할 필요가 있습니다. 임금 인상과 기프트 카드는 직원에게 감사를 표하는 편리한 방법이지만, 진정한 복리후생으로 여겨지는 경우는 드뭅니다.

잘 설계된 복리후생 패키지는 채용, 유지, 사기 진작에 큰 마법 같은 효과를 발휘할 수 있습니다.

퇴직연금 및 건강보험과 같은 복리후생은 직원의 행복을 유지하고 생산적인 업무 환경을 조성하는 데 매우 중요합니다. 마찬가지로 웰니스 혜택은 HR 입장에서 관리하기 쉬우면서도 직원 참여도와 생산성에 긍정적인 영향을 미칠 수 있습니다.

요즘 많은 고용주는 직원의 재택근무 가능 여부를 요구하거나(또는 적어도 환영) 합니다. 원격으로 일할 수 있는 능력과 이에 소요된 시간에 대한 보상은 채용 과정에서 귀사를 경쟁사로부터 돋보이게 만들어 줄 것입니다.

직원들에게 건강보험은 가장 가치 있는 혜택입니다. 표준 단체 건강보험 플랜이 어떤 이들에게는 실행 가능한 선택이지만, HRA(건강보험 상환 계좌)는 기업에 복리후생 배분의 더 큰 유연성을 제공하는 보다 비용 효율적인 대안을 제공합니다.

복리후생 관리자의 역할은 무엇인가요?

복리후생 관리자의 주요 직무 책임은 다음과 같습니다:

직무 책임:

• 다양한 직원 복리후생 프로그램과 공급업체를 비교하여 회사에 가장 큰 가치를 제공하는 것을 결정합니다.
• 혁신적인 복지 이니셔티브를 만들고, 제안하고, 시작합니다. 플랜 디자인과 복리후생 비용 조정 사항을 조사해야 합니다.
• 공급업체 및 관리자와 협상하여 최고의 플랜, 대안, 비용을 확보합니다.
• 플랜 공급업체 및 외부 관리자와의 원활한 소통을 촉진합니다.
• 서비스 제공, 보험료 징수, 플랜 관리와 관련된 제3자에게 정보 흐름을 관리합니다.
• 내부 절차를 분석하고 개선하여 비용을 절감하고 생산성을 높입니다.
• 지급된 복리후생과 관련된 관리 업무를 기록하고 추적하는 것이 중요합니다.
• 정부가 정한 규정을 준수하고 있는지 확인합니다.
• 보고서 및 지급액의 정확하고 시기적절한 제출을 유지해야 합니다.
• 다음 항목을 사용하여 다양한 직원 복리후생 프로그램과 공급업체를 비교합니다. 직원 복리후생 RFP(제안요청서) 회사에 가장 큰 가치를 제공하는 것을 결정합니다.
• 복리후생 처리와 관련된 일상적인 행정 업무를 관리합니다. 신규 채용, 해고, 변경, 수혜자, 보험 청구(장해 또는 사망 등), 롤오버, QDRO, QMCSO, 배분, 대출, 긴급 인출 및 규정 준수 검사를 처리합니다.
• 급여 업데이트 및 단체 복리후생 데이터베이스를 포함한 직원 복리후생 기록의 유지 관리를 감독합니다.
• 직원으로부터 정보를 수집한 후, 모든 단체 플랜 관리 수수료에 대한 월별 인보이스 및 바우처 생성을 관리합니다.
• 3개월에 한 번씩 그룹의 건강 및 치과 보험 청구 검토 일정을 잡습니다.
• 복리후생 팀이 정확하고 효율적인 서비스를 제공하고 있는지 확인합니다.
• 직원 웰니스 관리
• 다양한 직원 건강 혜택을 제공하면 성과가 높은 직원을 유치하고 유지하는 데 있어 경쟁 우위를 확보할 수 있습니다.

기업 내 복리후생 관리자의 기능

조직의 복리후생 관리자는 회사의 단체 복리후생 프로그램의 모든 일상적인 운영을 감독하고 조직화합니다. HR 팀의 일원으로서 복리후생에 대해 직원이 가질 수 있는 질문이나 우려 사항을 지원하고, 새로운 복리후생을 설계 및 연구하고, 현재 프로그램을 개선하며, 복리후생 관리를 감독 및 모니터링하는 책임을 맡습니다.

1. 제공할 복리후생 결정: 오늘날 직원들은 자신과 가족에게 제공하는 혜택과 자율성에 비추어 볼 때 급여보다 복리후생을 더 높게 평가합니다. 일반적인 복리후생 패키지는 의무적 혜택과 선택적 혜택을 결합하여 근로자가 의료비를 충당할 수 있는 여러 가지 방법을 제공합니다.
2. 복리후생 비용 관리: 부담 가능한 수준을 유지하면서 요구 사항을 충족하는 직장 내 플랜을 찾으세요. 고용주가 건강보험 플랜에 대해 부담하는 일반적인 비율은 70%입니다. 패키지를 선택하면 비용을 절감하는 데 도움이 될 수 있습니다. 인사관리협회(Society for Human Resource Management)에 따르면 SHRM, '묶음형 진료비(bundled payments)'는 시술 전후 관리를 하나의 협상된 수수료로 통합하여 기업과 직원의 비용을 절감하고 청구를 더 쉽게 만들어주는 계약 유형입니다.
3. 효과적인 복리후생 관리: 복리후생 관리의 모든 움직이는 부품을 정리하는 것은 쉬운 일이 아닙니다. 오픈 enrollment(가입 기간) 시기에는 의사소통 채널을 열어두고, 모든 규정을 준수하며, 선택 사항을 관련 보험사에 통보하는 것이 중요합니다. 이 모든 책임이 수동 운영을 통해 처리된다면 조직은 심각한 문제에 직면할 수 있습니다.

웰니스 복리후생은 어떻게 관리하나요?

유능한 인재를 유치하고 유지하는 데 있어 경쟁력 있는 직원 복리후생 패키지만한 것은 없습니다. 회사의 복리후생 패키지는 기존 직원을 유지하고 구직자를 유혹할 수 있는 잠재력을 가지고 있습니다.그렇기 때문에 HR 팀이 복리후생 관리에 대한 탄탄한 이해를 바탕으로 효율적으로 관리하는 것이 중요합니다.

적절하게 설계되고 관리되는 직원 웰니스 프로그램은 직원의 건강과 생산성뿐만 아니라 고용주가 제공하는 의료 서비스의 총비용에도 도움이 될 수 있습니다. 웰니스 이니셔티브가 기업에 도움이 되는 방법은 다양합니다.

• 의료 비용 절감.
• 결근율 감소.
• 직원들의 업무 산출물 증가.
• 산재 보험 및 장애 수당 비용 절감.
• 부상을 줄임으로써 생명을 구합니다.
• 직원의 열정과 몰입도 향상.

건강보험 비용 상승과 직원 건강의 중요성을 감안할 때, 고용주는 직원의 건강과 회사의 수익을 모두 향상시키는 체계적인 웰니스 프로그램을 개발하는 것을 고려해야 합니다.

다음은 웰니스 관리 프로그램을 구현하기 위해 권장되는 방법입니다.

1단계. 평가 수행하기: 직장 웰니스 프로그램을 만드는 첫 단계는 직원 건강에 대한 데이터를 수집하고 그 조사 결과에 따라 변화를 실행할 회사의 준비 태세를 파악하는 것입니다. 고용주는 이 데이터를 사용하여 직원들에게 더 나은 서비스와 프로그램을 제공할 수 있습니다.

2단계. 경영진의 지원 받기: 성공적인 건강 프로그램을 구축하려면 경영진의 뒷받침이 필요합니다. 자금 지원, 조직 전반의 공감대 형성, 프로그램 관련 정책 및 관행 승인에는 다른 모든 사업과 마찬가지로 경영진의 동의가 필요합니다. 건강 증진 목표를 비즈니스 성과와 연결하는 것을 도움으로써 경영진이 추가적인 지원을 제공한다면, 웰니스는 기업의 필수적인 요소로 자리 잡을 수 있습니다.

3단계. 건강 및 안전 그룹 구성하기: 회사의 니즈를 평가하고 경영진의 승인을 받은 후, 고용주는 건강한 업무 환경을 홍보하고 유지하기 위해 직원 주도의 위원회를 설립할 수 있습니다. 위원회의 활동은 조직 전반에 걸쳐 웰니스 프로그램의 지원 기반을 강화할 것입니다. 이러한 작업은 웰니스 위원회의 업무 범위에 포함될 수 있습니다:

• 기존 조직 이니셔티브의 효과성 평가
• 직원들이 원하는 것과 필요로 하는 것 살펴보기.
• 조직의 장기적인 비전, 우선순위, 전술을 명시하는 건강 증진 전략 수립.
• 건강 프로그램의 기획, 실행, 평가 지원.

4단계. 목적 및 목표 설정: 기업은 인력 평가 결과를 활용하여 프로그램을 이끌고 성공으로 이끌 수 있습니다. 의료 비용을 절감하기 위해 여러 기업에서 직원 웰니스를 최우선 과제로 삼았습니다. 결근율, 생산성, 직원 유지율은 다른 세 가지 목표입니다. 웰니스 프로그램의 목표와 목적은 프로그램으로부터 기대할 수 있는 전반적이고 장기적인 성과를 선언하는 것입니다. 목표가 달성되도록 보장하기 위해 각 목표에는 하나 이상의 목적이 연관되어 있습니다.

5단계. 재무 계획 세우기: 재무 계획을 먼저 세우지 않고는 웰니스 프로그램의 개발을 진행할 수 없습니다. 적절한 자금 없이는 프로젝트를 진행할 수 없습니다.

회사의 웰니스 예산은 인센티브, 프로모션, 프로그램 설계 비용을 고려해야 합니다. 스크리닝 공급업체 또는 기타 제공업체의 비용, 참여 인센티브, 광고 자료, 회의용 물품, 만보기 또는 피트니스 추적기, 인사 담당자 또는 위원회 멤버의 시간 등은 예산에 나타날 수 있는 항목의 예시입니다.

6단계. 웰니스 프로그램의 구성 요소: 웰니스 프로그램의 구조는 전적으로 고용주에게 달려 있습니다. 어떤 조직의 요구와 자원이든 단일 프로그램으로 그들의 문제를 적절히 해결할 수는 없습니다. 웰니스 프로그램은 하나의 요소처럼 단순할 수도 있고 여러 요소처럼 복잡할 수도 있습니다.

일부 일반적인 소프트웨어의 예시는 다음과 같습니다:

• 스트레스 완화를 위해 설계된 중재 프로그램.
• 체중 감량을 위한 중재 프로그램.
• 금연 치료 플랜.
• 인간 건강에 대한 잠재적 위험 분석.
• 건강 상태를 확인하기 위한 검진.
• 신체 건강을 위한 활동 및 일정.

7단계. 프로그램 보상 선택하기: 나쁜 행동을 멈추게 하거나 좋은 행동을 시작하게 하고 싶을 때, 혹은 더 많은 사람이 프로그램에 참여하거나 수료하게 만들고 싶을 때 인센티브나 보상을 제공하는 것은 이 모든 것을 달성할 수 있는 훌륭한 방법입니다. 직원에게 웰니스 프로그램 참여에 대한 보상을 지급하는 아이디어는 사람들이 자신이 기대하는 긍정적인 결과에 의해 행동하도록 동기부여를 받는다는 행동 심리학의 기본 원리에 근거합니다. 웰니스 프로그램에 보상 시스템을 포함함으로써 동기부여를 높일 수 있습니다. 상품으로 교환할 수 있는 포인트 시스템, 감사 표시, 금전적 지급은 존재하는 다양한 보상 유형의 몇 가지 예에 불과합니다. 보상은 처음에는 외부적인 인센티브에 의해 동기부여되지만, 궁극적으로는 동기가 내부에서 우러나오게 됩니다.

8단계. 플랜 공유하기: 다음 단계는 회사의 웰니스 정책을 공식화하고 전파하는 것입니다. 이 정책 성명서에는 회사의 목표, 참여 수준, 웰니스 관련 인센티브 및 보상 시스템이 명시되어 있어야 합니다. 직원들에게 보너스 구조를 설명할 때 '홍길동(John Doe)'을 예시로 사용하면 플랜을 맥락에 맞게 이해하는 데 도움이 될 수 있습니다.

프로그램 마케팅과 사람들의 가입 유도에는 효과적인 커뮤니케이션이 필수적입니다. 건강한 라이프스타일의 중요성을 소통하는 것은 이를 지지하는 커뮤니티를 형성하는 데 도움이 될 수 있습니다. 이 목표를 달성하기 위해 활용할 수 있는 검증된 마케팅 및 행동 수정 전략이 다양하게 존재합니다.

9단계. 프로그램의 영향력 고려하기: 경영진과 직원의 지속적인 지지를 얻고, 기존 프로그램을 수정하며, 완전히 새로운 프로그램을 개발하기 위해서는 웰니스 프로그램의 성공 여부를 평가하는 것이 매우 중요합니다. 웰니스 프로그램을 시작할 때 고용주는 측정 지표와 기준선을 마련해야 하며, 이는 프로그램마다 다를 것입니다. 고용주는 등록하는 직원 수, 프로그램을 수료하는 직원 수, 의료 비용 절감액, 금연 또는 체중 조절에 성공한 직원 수를 추적할 수 있습니다.